Intelligentes und effizientes Arbeiten

AUFRÄUMEN MIT DER 5S-METHODE

Aufräumen ist vielleicht nicht die schönste Arbeit, aber das Ergebnis ist sehr befriedigend. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Mithilfe der 5S-Methode gelingt das Aufräumen in fünf einfachen Schritten:

• Selektieren: Unterscheiden Sie zwischen Dingen, welche Sie behalten wollen, und solchen, die Sie loswerden wollen (z.B. weil sie unsicher sind oder nie benutzt werden).

• Systematisieren: Legen Sie die Dinge, über die Sie den Überblick behalten wollen, so ab, dass Sie sie leicht wiederfinden können. Materialien, die man täglich braucht, werden in der Nähe aufbewahrt, während das Material, welches man seltener braucht, vielleicht etwas weiter entfernt untergebracht wird.

• Säubern: Führen Sie eine gründliche Reinigung des Arbeitsplatzes durch. Im Lager oder in der Werkstatt können Sie auch mit „groben Hilfsmitteln“ wie einem Schrubber oder einem Hochdruckreiniger zur Tat schreiten.

• Standardisieren: Standardisierte Prozesse erleichtern es, Ordnung am Arbeitsplatz zu halten. Verwenden Sie zum Beispiel eine farbliche Kennzeichnung, die visuell anzeigt, wo sich was befindet.

• Selbstdisziplin: Überprüfen Sie regelmäßig, ob niemand in schlechte Gewohnheiten zurückfällt und ob alle Protokolle eingehalten werden.

Sie merken es bereits: Die 5S-Methode sorgt systematisch für eine aufgeräumte und saubere Werkstatt! Es gibt noch Alternativen zu dieser Methode, welche Sie ebenfalls ausprobieren können, z.B. SPACE. Dieses Akronym steht für:

• Sort (sortieren): Legen Sie alles zusammen, was zusammengehört (z.B. Stifte zu Stiften und Schraubenzieher zu Schraubenziehern), um einen Überblick darüber zu erhalten, was Sie tatsächlich haben. Sie werden garantiert erstaunt über die Menge sein.

• Purge (ausmisten): Was ist veraltet oder kaputt und wovon haben Sie zu viel? Geben Sie alles weg, was Sie nicht mehr brauchen. Diese Gegenstände werden sicherlich an anderer Stelle noch gebraucht.

• Assign Space (Platz zuweisen): Überlegen Sie, was wohin gehört. Dinge, die Sie oft brauchen, sollten Sie in Reichweite aufbewahren; der Rest kann etwas weiter weg sein.

• Containerize (effizient aufbewahren): Räumen Sie Ihre Sachen anschließend effektiv ein und sorgen Sie eventuell durch Anbringen von Etiketten und Anhängern dafür, dass Sie nicht vergessen, wo alles zu finden ist.

• Equalize (ausgleichen): Legen Sie einen Zeitpunkt fest, um das System instandzuhalten und alles wieder an Ort und Stelle zu schaffen.

LAGEREINRICHTUNG UND BESTANDSVERWALTUNG

Sie möchten die Ausstattung Ihres Lagers verbessern, um die Produktivität zu steigern? Dann können Sie sofort einige Maßnahmen ergreifen.

1. Effiziente Lagereinrichtung

Es gibt viele Methoden, die Sie für die Einrichtung Ihres Lagers nutzen können. Die ABC-Methode zum Beispiel ist auf dem Vormarsch. A bezieht sich auf die Artikel, die Sie am häufigsten verwenden, während B- und C-Artikel höher bzw. im hinteren Teil gelagert werden können, weil Sie sie seltener benötigen. Sobald Sie den Produkten einen Platzt zugewiesen haben, können Sie diese auf Palettenregalen lagern. Diese nehmen am wenigsten Platz in Anspruch. Spezialwaren werden in speziellen Regalen, z.B. in Reifenregalen oder Vertikalregalen, gelagert. Neben den Regalen gibt es natürlich noch weitere Produkte, welche für eine optimale Lagergestaltung nützlich sind, wie z.B. Rollcontainer, Hubwagen und Hubarbeitsbühnen.

2. Intelligente Bestandsverwaltung

Entscheiden Sie sich außerdem für eine intelligente Bestandsverwaltung mit Hilfe einer Lagerverwaltungssoftware (Warehouse Management Software – WMS) oder durch die Anwendung der Kanban-Methode. Bei der letztgenannten Methode wird ein Lagerfluss befürwortet, bei dem die Bestände just-in-time auf der Grundlage der Nachfrage aufgefüllt werden. Behalten Sie den Überblick, indem Sie Kanban-Karten entwerfen (für jedes Fach notieren Sie, wie viele Elemente mindestens und höchstens vorhanden sein sollten) und ein Kanban-Board erstellen.

3. Die richtige Kommissioniermethode

Optimieren Sie schließlich die Laufwege, um die durchschnittliche Fahr- oder Gehzeit für die Kommissionierung zu minimieren.

AUFRÄUMEN UND EINRICHTEN DER WERKSTATT

Lean Manufacturing, d.h. die Erzielung eines maximalen Werts bei möglichst geringer Verschwendung (von Zeit oder Ressourcen), beginnt damit, dass Sie Ihre Werkstatt aufräumen und die Werkzeuge weglegen. Eine intelligente Werkstatt ist ein Ort, an dem man alles unterbringen kann, genügend Platz hat und alles leicht finden kann. Natürlich braucht man dafür die entsprechende Ausrüstung:

• gute Werkbänke, vorzugsweise in der Höhe verstellbar;

• Zubehör für die Drehmaschine, wie z.B. Meißelhalter, Gradeinstellung und Notdruckkopf;

• der richtige Wagen bzw. Werkzeugwagen;

• uvm.

Um Ihren Maschinenpark in einem Top-Zustand zu halten, müssen Sie einen Wartungsplan aufstellen, während ein optimales Abfallmanagement möglicherweise neue Werkzeuge oder Verfahren erfordert.

ORDNUNG IM BÜRO

Clean-Desk-Policy ist derzeit das Modewort schlechthin im Büro. Der Begriff bezieht sich auf einen aufgeräumten Arbeitsplatz – den Schreibtisch aufzuräumen und aufgeräumt zu halten, schafft geistige Ruhe. Denn weniger Unordnung bedeutet weniger Stress! Aufbewahrungsboxen sind das Mittel der Wahl, um Ihre Dinge in Reichweite zu halten und trotzdem Ordnung zu schaffen. Wählen Sie bei Bedarf für jedes Thema eine andere Farbe. Das Archiv und die Verwaltung verdienen ebenfalls besondere Aufmerksamkeit, um den Arbeitsablauf so effizient wie möglich zu gestalten. Die digitale Archivierung und das papierlose Arbeiten haben natürlich viele Vorteile, aber manchmal ist ein Papierarchiv gesetzlich vorgeschrieben oder die digitale Archivierung ist aufgrund von Zeit- und/oder Ressourcenmangel vorerst noch vage Zukunftsmusik. Das kommt Ihnen bekannt vor? Dann können Sie Ihr Papierarchiv trotzdem (im übertragenen Sinne) auf die nächste Stufe heben, indem Sie es logisch strukturieren (z.B. alphabetisch sortieren) und die richtigen Hilfsmittel (von Registern in Ordnern bis hin zu Archivkästen) verwenden.

NEW WORK

Die bereits erwähnte Clean-Desk-Policy garantiert nicht nur einen aufgeräumten Arbeitsplatz, sondern ermöglicht es den Mitarbeitenden auch, einen flexiblen Arbeitsplatz zu wählen und flexibel zu arbeiten, wo immer sie wollen, da sie ihre Sachen nie wieder auf „ihrem“ Schreibtisch liegen lassen. Diese zunehmende Flexibilität am Arbeitsplatz setzt sich in Form von Homeoffice oder hybrider Arbeit fort. Das Arbeiten in der Cloud unterstützt diese Trends, welche unbestreitbar Teil der „Future of Work“ sind. Durch die Online-Speicherung von Daten und Programmen können Sie in Ihrem Homeoffice oder von einem Café aus perfekt darauf zugreifen und problemlos remote mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten.

ZEITMANAGEMENT

Zeitmanagement ist ein Oberbegriff für die effizientere Nutzung der Zeit, um Zeit zu sparen. Zunächst einmal sollten wir ein Missverständnis ausräumen: Multitasking ist nicht ideal! Das liegt daran, dass unser Gehirn nicht zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen kann, sondern blitzschnell zwischen den Aufgaben wechselt. Mit anderen Worten: Beim Multitasking gewinnen Sie keine Zeit, sondern Sie verlieren wertvolle Minuten.

Wie lassen sich Fristen einhalten?

Wenden Sie die richtigen Maßnahmen an:

• Schreiben Sie Ihre Fristen und Aufgaben auf.

• Ordnen Sie sie nach ihrer Priorität. Zählen Sie täglich bis zu Ihrem Abgabetermin herunter, um sich selbst zum Weiterarbeiten zu motivieren.

• Teilen Sie Ihre Pläne mit anderen (ein wenig Gruppenzwang kann nicht schaden!).

Nutzen Sie die richtigen Hilfsmittel:

• Kalender,

• Planer,

• Post-ist,

• usw.

MEHR ENERGIE BEI DER ARBEIT

Bei all dem Enthusiasmus, die Arbeit so schlau und effizient wie möglich zu gestalten, vergisst man fast, dass es genauso wichtig ist, rechtzeitig Pausen einzulegen und sich zu entspannen, um sich danach doppelt so konzentriert wieder ans Werk zu machen. Darüber hinaus lohnt es sich, weitere Tipps anzuwenden, um energiegeladener durch den Tag zu kommen, wie zum Beispiel…

• weniger Kaffee und mehr Wasser zu trinken,

• eine gute Sitzhaltung einzunehmen,

• regelmäßig aufzustehen und sich zu bewegen.

Wussten Sie zum Beispiel, dass ein Spaziergang in der Pause Sie gelassener und kreativer macht? Grund genug also, in Bewegung zu kommen...

VERBESSERUNG DES PROZESSES: METHODEN

Um Prozesse zu verbessern, hat man die Wahl zwischen zahlreichen Methoden zur Prozessoptimierung. Sie können sich auch für eine Kombination von Methoden entscheiden.

1. Lean Six Sigma

Lean Six Sigma, eine Kombination aus Lean und Six Sigma, ist eine beliebte Methode zur Steigerung der Produktivität und Kundenzufriedenheit sowie zur Kosteneinsparung. Sie unterteilen ein Projekt in Phasen (Define, Measure, Analyze, Improve und Control) und definieren messbare Merkmale und Faktoren, welche diese Merkmale beeinflussen. Auf dieser Grundlage skizzieren Sie dann die notwendigen Verbesserungsmaßnahmen.

2. Scrum

Scrum wiederum ist ein Projektansatz, um schnellere und bessere Leistungen zu erzielen, bei dem selbstverwaltete Teams in kurzen Sprints auf (Teil-)Ergebnisse hinarbeiten. Ein wichtiger Bestandteil ist das Daily Scrum, eine Art Statusbesprechung. Bei Scrum geht es im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement weniger um das Planen und Schreiben, sondern mehr um das Tun. Neben dieser ergebnisorientierten Einstellung gibt es viele Gründe, warum Scrum jedem Team helfen kann:

• Sie behalten ständig den Überblick,

• Sie arbeiten mit eingebauten Fristen,

• Sie behalten den Fokus und sind gleichzeitig flexibel.

3. Kaizen

Eine dritte und letzte erwähnenswerte Methode ist Kaizen, was für kontinuierliche Verbesserung steht. Diese Methode gliedert sich in eine Reihe von Schritten:

• ein Problem wählen,

• das Problem definieren,

• die Ursachen ermitteln,

• mögliche Lösungen entwickeln,

• die beste Lösung wählen,

• die beste Lösung umsetzen.

PROZESSE DURCHLEUCHTEN

Abschließend gehen wir auf einige Prozesse ein, die in Ihrer Organisation möglicherweise verbessert werden könnten.

1. Der Beschaffungsprozess

Die drei wichtigsten Faktoren, die eine Beschaffungsstrategie bestimmen, sind:

• Qualität,

• Lebensdauer,

• Garantie.

Der Beschaffungsprozess ist mit vielen Risiken verbunden. So kosten Ad-hoc-Einkäufe die Unternehmen eine Menge Geld, insbesondere die Beschaffung von Sekundärbedarf nimmt zu viel Zeit in Anspruch, und Einkäufe von C-Artikeln werden in der Regel nicht optimal verwaltet (obwohl sie die größten indirekten Kosten verursachen). Mit anderen Worten: Der Beschaffungsprozess ist oft verbesserungs- oder optimierungsbedürftig.

Die meisten Einkäuferinnen und Einkäufer – deren Rolle immer komplexer wird – wünschen sich einen effizienteren Beschaffungsprozess, der ihnen viel Zeit und Geld spart. Wir führen einige der Elemente auf, die zu einem solchen Prozess gehören können:

Auch durch intelligentes Lieferantenmanagement können Sie viel sparen!

Der digitale Bestellkomfort oder das E-Ordering sorgen für eine enorme Zeitersparnis, da Sie sich direkt mit dem Lieferanten verbinden und automatisch bestellen können, wenn Ihr Lagerbestand unter ein bestimmtes Niveau fällt.

Elektronische Purchase-to-Pay-Lösungen: Je nachdem, ob Sie mehr Wert auf Preisstabilität oder automatische Aktualisierungen legen, können Sie sich für einen gehosteten Katalog oder ein Punch-out-System entscheiden.

Antizipation ist das A und O: Reagieren Sie beispielsweise auf die Jahreszeiten und die entsprechenden saisonalen Artikel.

Mit einer praktischen Checkliste können Sie dafür sorgen, dass Ihre Vorräte stets in bester Ordnung sind.

Auch die Beschaffung der Werkstattausstattung beispielsweise sollte in einem effizienten Verfahren erfolgen. Die Einrichtung hat einen großen Einfluss auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, die Ergonomie, die Effizienz und die Produktivität am Arbeitsplatz. Um eine Werkstattausstattung zu kaufen, welche langlebig ist und den Anforderungen vor Ort perfekt entspricht, ist es wichtig, die Bedürfnisse des Teams zu ermitteln, einen Fahrplan mit entscheidenden Fragen zu erstellen und ein Modell zu entwickeln, mit dem sich Angebote leicht vergleichen lassen.

2. Verbreitung von Informationen

Sie können Ihr Informationsmanagement oder Ihre Informationsverbreitung verbessern, indem Sie zum Beispiel:

• die richtige Pinnwand wählen,

• eine ordnungsgemäße Übergabe während der Urlaubszeit gewährleisten,

• (z.B. Gesundheits- oder Sicherheits-)Kampagnen nach einem gut durchdachten Fahrplan starten,

• eine sorgfältige Dokumentation der Anweisungen gewährleisten, wie z.B. im Falle des HACCP-Konzepts (Hazard Analysis Critical Control Points), das Unternehmen in der Lebensmittelindustrie einhalten müssen.

Wenn Sie sich für die Scrum-Methode entscheiden, ist eine klare Informationsweitergabe beispielsweise entscheidend. Dabei müssen Sie den Status eines jeden Projekts kontinuierlich verfolgen, Anweisungen aufzeichnen und eine reibungslose Kommunikation zwischen den Teams, die Sprints durchführen, gewährleisten.

3. Effiziente Planung

Eine schlanke Planung entspricht einer effizienten Planung. Der große Unterschied zur traditionellen Projektplanung besteht darin, dass alle Beteiligten von Anfang an eng eingebunden sind. Darüber hinaus ist eine transparente Kommunikation entscheidend. Dies können Sie mit Hilfe eines Planers erreichen, auf dem Sie eine große Zeitleiste anbringen. Auf Tagesebene können dann alle farbige Post-its zu den Zeiten kleben, zu denen sie an einem Projekt arbeitet, und zusätzliche Informationen wie die Art der Arbeit und die Anzahl der dafür benötigten Personen eintragen.

Effiziente Planung bedeutet außerdem, dass für jede Aufgabe der günstigste Zeitpunkt gewählt wird. Wussten Sie zum Beispiel, dass 34% der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer den Sommer für die ideale Zeit halten, um aus dem Alltagstrott auszusteigen und nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen?

4. Besprechungen

Schließlich zahlt es sich aus, auf effektive Besprechungen oder effektives Brainstorming zu setzen. Das erspart Ihnen viel Zeit und vermeidet Ärger. Oft entsteht Frustrationen nämlich durch Besprechungen, die wenig oder keine Ergebnisse bringen.

Einige Tipps:

• Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Halten Sie bei Bedarf eine Technik-Checkliste bereit.

• Stellen Sie geeignete Hilfsmittel für die Zusammenarbeit im Team bereit, z.B. ein Whiteboard oder einen Beamer und Post-ist.

• Führen Sie Protokoll, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Geben Sie immer die Projektverantwortlichen und nachfolgenden Aktionen an.

Auch Sie möchten intelligenter und effizienter arbeiten, sehen aber den Wald vor lauter Bäumen nicht? Unsere Kundenberater helfen Ihnen gerne weiter!