{"id":72183,"date":"2022-07-26T06:16:06","date_gmt":"2022-07-26T06:16:06","guid":{"rendered":"https:\/\/app-mde-blog-prd.azurewebsites.net\/?p=72096"},"modified":"2026-06-05T09:26:09","modified_gmt":"2026-06-05T09:26:09","slug":"die-digitalisierung-der-transaktionen-ein-muss-fuer-den-einkauf","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/intelligentes-und-effizientes-arbeiten\/die-digitalisierung-der-transaktionen-ein-muss-fuer-den-einkauf\/","title":{"rendered":"WhitePaper – Die Digitalisierung der Transaktionen: ein Muss f\u00fcr den Einkauf"},"content":{"rendered":"
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Viele Unternehmen haben bereits ihren Transformationsprozess durch die Digitalisierung und Automatisierung ihrer Prozesse begonnen. Transaktionsprozesse, die besonders zeitaufwendig sind, sich wiederholen und keinen wirklichen Mehrwert bieten, sind f\u00fcr die Einf\u00fchrung eines solchen Prozesses bestens geeignet.<\/p>\n

Dazu nutzen die Unternehmen E-Procurement-L\u00f6sungen (Digitalisierung des Beschaffungsprozesses), welche es ihnen erm\u00f6glichen, die bei ihren Lieferanten get\u00e4tigten Eink\u00e4ufe zu digitalisieren und so ihren Procure-to-Pay-Prozess (P2P) zu optimieren. Diese L\u00f6sungen haben sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt und erm\u00f6glichen finanzielle Einsparungen sowie eine globale Effizienzsteigerung. Auf den ersten Blick mag die Funktionsweise von E-Procurement angesichts der gro\u00dfen Auswahl an Instrumenten komplex erscheinen. Wir helfen Ihnen durch diesen Dschungel, indem wir die wichtigsten Schritte des E-Procurement und seine Hauptvorteile ausf\u00fchrlich erl\u00e4utern.<\/p>\n

Die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses in drei Schritten<\/h2>\n

Um ihre Beschaffungsprozesse zu automatisieren, m\u00fcssen Unternehmen drei wichtige Schritte beachten.<\/p>\n

Schritt 1: Der Zugang zum Angebot<\/h2>\n

Zun\u00e4chst ben\u00f6tigen die Nutzer Zugang zu einem Produktangebot, das ihren Bed\u00fcrfnissen entspricht<\/b> und von gelisteten Lieferanten zu den von ihrer Einkaufsabteilung ausgehandelten Vertragsbedingungen (Rabatte, Produktausschl\u00fcsse, Versandkosten usw.) angeboten wird.<\/p>\n

Dazu k\u00f6nnen sie Folgendes nutzen:<\/p>\n

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  • Den Webshop oder auch Online-Shop<\/i> ihrer Lieferanten: Diese L\u00f6sung l\u00e4sst sich einfach und schnell einrichten und ist f\u00fcr die Unternehmen mit keinen zus\u00e4tzlichen Kosten verbunden.<\/li>\n
  • Einen elektronischen Katalog: Auch wenn dies mehr Ressourcen und Investitionen erfordert, so erm\u00f6glicht die Einrichtung eines elektronischen Katalogs doch einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Procure-to-Pay-Prozesses<\/i> (einschlie\u00dflich des Versands von Bestellungen und des Empfangs von Rechnungen).<\/li>\n<\/ul>\n

    Es gibt zwei Hauptkategorien von elektronischen Katalogen:<\/p>\n

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    • Der Punch-Out-Katalog<\/i>: Mithilfe dieses \u201edynamischen\u201c elektronischen Katalogs haben Unternehmen Zugang zu einem Angebot, das in Echtzeit aktualisiert wird (Preise, Verf\u00fcgbarkeit von Lagerbest\u00e4nden, Lieferdatum). Ein solcher Katalog eignet sich besonders f\u00fcr umfangreiche Produktlisten und verhindert den Einkauf bei nicht gelisteten Lieferanten.<\/li>\n
    • Der gehostete Katalog: Dieser \u201estatische\u201c elektronische Katalog bietet den Unternehmen Zugang zu einem festgelegten Angebot und garantiert die Stabilit\u00e4t der ausgehandelten Preise. Diese L\u00f6sung eignet sich eher f\u00fcr ein kleineres Produktsortiment.<\/li>\n<\/ul>\n

      Die Nutzer k\u00f6nnen dann ihre Produkte ausw\u00e4hlen und ihren Warenkorb erstellen, der in eine Bestellanforderung umgewandelt wird. Diese wird dann automatisch in das Informationssystem integriert<\/b> und kann den vordefinierten Validierungskreislauf bis zum Bestellschein durchlaufen. Um die Bestellungen zu b\u00fcndeln und die Lieferungen im Sinne einer Optimierung zu rationalisieren, ist in der Regel ein Mindestbetrag pro Bestellung in das Tool integriert.<\/p>\n

      Schritt 2: Die Bestellung<\/h2>\n

      Nach der Best\u00e4tigung wird die Bestellung als elektronisches Dokument per EDI (Electronic Data Interchange) an den jeweiligen Lieferanten weitergeleitet. EDI bezeichnet dabei den Computer-zu-Computer-Austausch standardisierter elektronischer Dokumente zwischen zwei Gesch\u00e4ftspartnern. Dieses System kann mit einer direkten Verbindung oder einer P2P-L\u00f6sung<\/b> arbeiten.<\/p>\n

      Dieser E-Ordering (Elektronische Bestellung)<\/i> genannte Schritt erm\u00f6glicht es, die Bestellung direkt in die Informationssysteme der Partner zu integrieren, wodurch die Bearbeitung beschleunigt und die Qualit\u00e4t verbessert wird. Anschlie\u00dfend werden die bestellten Produkte vorbereitet und an das Unternehmen gesendet.<\/p>\n

      Schritt 3: Die Rechnung<\/h2>\n

      Nach Erhalt der Ware erh\u00e4lt das Unternehmen die Rechnung von seinem Lieferanten. Die papierlose Rechnung erscheint in Form eines elektronischen Dokuments (\u00fcber EDI) oder einer PDF-Datei, die von einem vertrauensw\u00fcrdigen Dritten zertifiziert wurde. Bei EDI wird die Rechnung automatisch und ohne menschliches Zutun mit dem Bestellschein abgeglichen. Das Unternehmen kann dann die Zahlung an den Lieferanten vornehmen.<\/p>\n

      Vorteile der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses<\/h2>\n

      Angesichts der aktuellen wettbewerbspolitischen Herausforderungen, denen sich die Einkaufsabteilungen stellen m\u00fcssen, wird die Digitalisierung von Transaktionen immer wichtiger.<\/p>\n

      Zun\u00e4chst einmal werden durch die Digitalisierung des Einkaufs die Gesamtkosten f\u00fcr die Beschaffung<\/b> von Waren und\/oder Dienstleistungen durch die Unternehmen optimiert. Denn ein solches Vorgehen senkt nicht nur die Kosten pro Transaktion, sondern tr\u00e4gt auch zur B\u00fcndelung der Bestellungen bei. Es winken Einsparungen von bis zu 80% (Quelle: Manutan-Gruppe, interne Daten)!<\/p>\n

      Durch dieses Digitalisierungsprojekt k\u00f6nnen die Einkaufsabteilungen auch Produktivit\u00e4tssteigerungen<\/b> erreichen und gleichzeitig die Zufriedenheit der internen Kunden erh\u00f6hen. Die Digitalisierung und Automatisierung (bis zu einem gewissen Grad) der Prozesse hilft einer Vielzahl von Akteuren, kostbare Zeit zu sparen:<\/p>\n

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      • Vereinfachung des t\u00e4glichen Beschaffungsmanagements;<\/li>\n
      • Weniger Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und Reklamationen f\u00fcr die Buchhaltung;<\/li>\n
      • Erleichterte Produktsuche f\u00fcr Nutzer etc.<\/li>\n<\/ul>\n

        Dank der E-Procurement-L\u00f6sung<\/i> erhalten auch das Finanz- und das Beschaffungswesen einen klaren \u00dcberblick \u00fcber die<\/b> im Unternehmen anfallenden Ausgaben<\/b>. Dies er\u00f6ffnet ihnen die M\u00f6glichkeit, diese Ausgaben unter Kontrolle zu behalten und zuk\u00fcnftiges Verbesserungspotenzial zu erkennen.<\/p>\n

        Schlie\u00dflich tr\u00e4gt die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses auch zum Umweltschutz<\/b> bei. Tats\u00e4chlich werden durch digitalisierte Transaktionsprozesse im Vergleich zu traditionellen Prozessen, die einen gewissen Papierverbrauch, Postversand usw. mit sich bringen, weniger Treibhausgase emittiert.<\/p>\n

        Sie sehen also, dass die Digitalisierung von Transaktionen ein erster Schritt zur digitalen Transformation des Beschaffungswesens<\/b> ist. In diesem Zusammenhang sei daran erinnert, dass ein solches Projekt echtes Change Management voraussetzt! F\u00fcr den Erfolg eines solchen Projekts sind die Zustimmung der internen Interessengruppen und die Einbeziehung der Lieferanten \u00e4u\u00dferst wichtig.<\/p>\n

        Wenn Sie mehr \u00fcber die Digitalisierung von Transaktionen erfahren m\u00f6chten, laden Sie jetzt unser kostenloses Whitepaper herunter.<\/strong><\/p>\n<\/div>\n

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