{"id":72192,"date":"2022-08-08T06:38:07","date_gmt":"2022-08-08T06:38:07","guid":{"rendered":"https:\/\/app-mde-blog-prd.azurewebsites.net\/?p=72101"},"modified":"2026-01-23T20:34:50","modified_gmt":"2026-01-23T20:34:50","slug":"europaweite-strategie-fuer-ihren-indirekten-einkauf","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/nachhaltiger-arbeitsplatz\/europaweite-strategie-fuer-ihren-indirekten-einkauf\/","title":{"rendered":"Europaweite Strategie f\u00fcr Ihren indirekten Einkauf"},"content":{"rendered":"
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Produktionseink\u00e4ufe, die den gr\u00f6\u00dften Teil der Ausgaben ausmachen, sind in der Regel europaweit oder sogar weltweit zentral organisiert. Das betrifft normalerweise Werkstoffe oder Produktionsmittel. Viele gro\u00dfe und mittlere Unternehmen haben allerdings noch keine zentrale Strategie zur Rationalisierung ihres indirekten Einkaufs entwickelt. Und das nicht ohne Grund, denn diese Einkaufskategorie, die (zu Unrecht) als nicht strategisch gilt, wird im Allgemeinen weniger strukturiert verwaltet. Dabei ist das ein recht einfaches Unterfangen und kann erhebliche Ersparnisse bringen.<\/p>\n

Standardisierung von Materialien und Abl\u00e4ufen<\/h2>\n

Lange Zeit wurden die Beschaffungsmaterialien des indirekten Einkaufs vor Ort gekauft. Mit dieser dezentralen Strategie war es allen Werken m\u00f6glich, die von ihnen jeweils ben\u00f6tigten Materialien bei den H\u00e4ndlern ihrer Wahl und nach ihren eigenen Verfahrensweisen einzukaufen.<\/p>\n

In den letzten zwanzig Jahren wurden die betreffenden Materialien auf Betreiben der gro\u00dfen Hersteller und H\u00e4ndler standardisiert. In vielen Materialfamilien des indirekten Einkaufs l\u00e4sst sich ein europ\u00e4isches Kernsortiment erstellen, welches jeweils 80% der Artikel einer Materialfamilie umfasst. Ein Unternehmen kann heute also durchaus auf der Grundlage eines gemeinsamen Angebots Eink\u00e4ufe f\u00fcr alle seine europ\u00e4ischen Werke t\u00e4tigen.<\/b><\/p>\n

Mit der Standardisierung der Materialien ging auch eine Konsolidierung der Wirtschaftsteilnehmer einher. Der Markt f\u00fcr B\u00fcrobedarf<\/a> hatte eine Vorreiterrolle auf diesem Gebiet. Es gibt jetzt europaweite H\u00e4ndler f\u00fcr Industriebedarf<\/a>, allgemeine Dienstleistungen und Verpackungen<\/a>. Sie k\u00f6nnen ihre Kunden in den meisten L\u00e4ndern betreuen, da sie in der Regel eine Community f\u00fcr die Unterzeichnung europaweiter Rahmenvereinbarungen eingerichtet haben. Sie verf\u00fcgen \u00fcber ein gemeinsames Angebot und mehrere Logistikzentren, mit denen ein gro\u00dfes Gebiet abgedeckt werden kann.<\/p>\n

Vorteile einer europaweiten Rahmenvereinbarung<\/h2>\n

Eine solche Vereinbarung hat zwei wesentliche Vorteile, n\u00e4mlich geringere Kosten und eine h\u00f6here Gesamteffizienz.<\/p>\n

Senkung der Kosten<\/h2>\n

Bei einer Rahmenvereinbarung ist es eines der Hauptziele der Unternehmen, ihre Einkaufsprozesse zu rationalisieren und Mengenrabatte auszuhandeln, sodass erhebliche Einsparungen erzielt werden. Denn gr\u00f6\u00dfere Produktionsmengen f\u00fchren zu niedrigeren St\u00fcckpreisen. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Einkaufskosten bei den Unternehmen, die eine europaweite Strategie f\u00fcr ihren indirekten Einkauf entwickelt haben, um rund 30% sinken. Die Sache lohnt sich also!<\/p>\n

H\u00f6here Gesamteffizienz<\/h2>\n

Durch ein gemeinsames Beschaffungsverfahren mit der Einkaufsabteilung kann der Verwaltungsaufwand an den Standorten eines Unternehmens insgesamt verringert werden. Das bedeutet eine erhebliche Zeit- und Geldersparnis, zumal durch derartige Vertr\u00e4ge die Entwicklung von L\u00f6sungen f\u00fcr eine elektronische Beschaffung (Digitalisierung des Beschaffungsprozesses)<\/i> bzw. von Beschaffungssoftware der neuen Generation im Unternehmen vorangetrieben wird, die au\u00dferdem Grundlage f\u00fcr Produktivit\u00e4t und Qualit\u00e4t sind. Ein solches Vorgehen ist in Bezug auf indirekte Eink\u00e4ufe besonders sinnvoll, da die Prozesse bei diesen Eink\u00e4ufen selten optimiert werden und die verdeckten Kosten unweigerlich die Gesamtbetriebskosten (TCO) aufbl\u00e4hen.<\/p>\n

Die Einf\u00fchrung oder auch Schl\u00fcsselmoment der Rahmenvereinbarung<\/h2>\n

Der Erfolg der europaweiten Rahmenvereinbarungen beruht, wie alle Rationalisierungsma\u00dfnahmen bei Lieferanten, darauf, ein angemessenes Gleichgewicht zwischen Vorschriften und Anreizen f\u00fcr gute Beschaffungsverfahren bei internen Auftraggebern zu schaffen. Die schwierigste Phase beginnt tats\u00e4chlich nach den Verhandlungen, mit der Unterzeichnung des Vertrags, in der anschlie\u00dfenden Einf\u00fchrungsphase.<\/p>\n

S\u00e4mtliche Werke m\u00fcssen davon \u00fcberzeugt werden, nicht l\u00e4nger bei ihren \u00f6rtlichen Lieferanten zu bestellen, sondern sich an die H\u00e4ndler f\u00fcr indirekte Eink\u00e4ufe zu wenden, die von dem zentralen Gremium ausgewiesen wurden. Mitunter kann der ausgehandelte Rabatt geringer ausfallen als der von einem \u00f6rtlichen Lieferanten gew\u00e4hrte Rabatt. In solchen F\u00e4llen ist es n\u00f6tig, Aufkl\u00e4rungs- und Kommunikationsarbeit zum Thema Vollkosten zu betreiben. Ohne eine solche praxisnahe Begleitung besteht die Gefahr, dass die ungeregelten Eink\u00e4ufe \u00fcberhandnehmen, wodurch zwangsl\u00e4ufig die Gesamtkosten der Beschaffung der betreffenden Materialien und Dienstleistungen steigen und der Beschaffungsprozess verlangsamt wird.<\/p>\n

Definition der ungeregelten Eink\u00e4ufe<\/h3>\n

Ungeregelte Eink\u00e4ufe sind Eink\u00e4ufe von Waren und\/oder Dienstleistungen, die nicht nach dem in der Einkaufspolitik festgelegten Beschaffungsprozess get\u00e4tigt werden. Oft erfolgen sie spontan, wenn Unternehmen bestimmte Materialien oder Dienstleistungen ben\u00f6tigen, um auf konkrete Ereignisse zu reagieren. Da sie mit erheblichen verdeckten Kosten verbunden sind, halten es mehr als drei Viertel der Unternehmen f\u00fcr vorrangig, die ungeregelten Eink\u00e4ufe zu reduzieren (Quelle: Basware & The Hackett Group, Perception vs Reality: A Report on Maverick Spend, 2018).<\/p>\n

Eine erfolgreiche Strategie, die digitale und analoge Kan\u00e4le verbindet<\/h2>\n

Die Einf\u00fchrung der Rahmenvereinbarungen ist eine gewaltige Aufgabe, die \u00fcber zwei Ans\u00e4tze angegangen werden sollte.<\/p>\n

Digitale Hilfsmittel<\/h2>\n

Unternehmen, die eine europaweite Rahmenvereinbarung nutzen wollen, sollten auf jeden Fall ein gemeinsames Werkzeug f\u00fcr die Beschaffung nutzen. Ganz gleich, ob es sich um die Website des jeweiligen Lieferanten oder um eine L\u00f6sung der elektronischen Beschaffung<\/i> handelt, es muss f\u00fcr alle Nutzer zum Referenzkanal werden. Das macht die Beschaffungsprozesse fl\u00fcssiger und schneller, und gleichzeitig k\u00f6nnen die Einkaufsabteilungen die Ausgaben \u00fcberwachen. So k\u00f6nnen sie pr\u00fcfen, ob die betreffende Rahmenvereinbarung richtig umgesetzt wird und erforderlichenfalls Korrekturma\u00dfnahmen einleiten.<\/p>\n

Analoger Ansatz<\/h2>\n

F\u00fcr das Unternehmen ist es au\u00dferdem von Vorteil, dass es sich auf die Einsatzkapazit\u00e4ten des Lieferanten st\u00fctzen kann, also auf dessen Mitarbeiter, d.h. die Verkaufskr\u00e4fte vor Ort, die Innendienstmitarbeiter oder auch die Vertriebsabteilung.<\/p>\n

Ihre Arbeit besteht darin, bei den Nutzern f\u00fcr die Vereinbarung zu werben, indem sie ihnen die vereinbarten Vertragsbedingungen (Einzelheiten des Angebots, Rabatte, Lieferfristen usw.) und die damit verbundenen Vorteile erl\u00e4utern. Dies kann u.a. im Rahmen von Werksbesuchen oder Telefon- und E-Mail-Kampagnen geschehen. Die Teams k\u00f6nnen au\u00dferdem f\u00fcr ein regelm\u00e4\u00dfiges Reporting (Weitergabe von Daten)<\/i> in den Einkaufsabteilungen sorgen, um die allgemeine Funktionst\u00fcchtigkeit zu \u00fcberwachen.<\/p>\n

Eine europaweite Strategie f\u00fcr indirekte Eink\u00e4ufe ist ein wichtiges Optimierungsinstrument f\u00fcr die Einkaufsabteilung<\/b>, das eine bessere \u00dcberwachung ihres Lieferantenportfolios sowie eine Kontrolle der Preisgestaltung und der vereinbarten Dienstleistungen gew\u00e4hrleistet. Nachdem sie ein entsprechendes Verfahren eingef\u00fchrt haben, k\u00f6nnen die Einkaufsabteilungen an der Optimierung der indirekten Eink\u00e4ufe arbeiten.<\/p>\n

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