{"id":72431,"date":"2023-12-13T09:00:01","date_gmt":"2023-12-13T09:00:01","guid":{"rendered":"https:\/\/app-mde-blog-prd.azurewebsites.net\/?p=72250"},"modified":"2026-02-12T11:38:05","modified_gmt":"2026-02-12T11:38:05","slug":"wie-laesst-sich-die-digitalisierung-der-rechnungen-zwischen-unternehmen-in","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/intelligentes-und-effizientes-arbeiten\/wie-laesst-sich-die-digitalisierung-der-rechnungen-zwischen-unternehmen-in\/","title":{"rendered":"Wie l\u00e4sst sich die Digitalisierung der Rechnungen zwischen Unternehmen in Europa durchsetzen?"},"content":{"rendered":"
\"\"<\/figure>\n
\n

Die Digitalisierung von Rechnungen wird in Europa immer mehr zur Regel, unabh\u00e4ngig von der Gr\u00f6\u00dfe des Unternehmens. Dies ist unter anderem auf die zunehmenden gesetzlichen Verpflichtungen in diesem Bereich zur\u00fcckzuf\u00fchren. Neben der Einhaltung der Vorschriften verspricht die elektronische Rechnungsstellung Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und mehr Umweltfreundlichkeit. Um den Erfolg eines solchen Ansatzes zu gew\u00e4hrleisten, sollten f\u00fcnf wichtige Schritte befolgt werden.<\/p>\n

\n

Was ist eine elektronische Rechnung?<\/p>\n

Die Europ\u00e4ische Kommission definiert dies wie folgt: \u201eDie elektronische Rechnungsstellung bezeichnet den elektronischen Austausch einer Rechnung zwischen einem Lieferanten und einem K\u00e4ufer. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, \u00fcbermittelt und empfangen wird. Dieses Format erm\u00f6glicht eine automatische und elektronische Verarbeitung.\u201c<\/p>\n

\n

Die Digitalisierung der Rechnungen in Europa nimmt Fahrt auf<\/h2>\n

Seit mehreren Jahren werden Rechnungen in Europa immer h\u00e4ufiger papierlos erstellt. Die Richtlinie 2014\/55\/EU vom 16. April 2014 schreibt ab 2020 die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung bei \u00f6ffentlichen Auftr\u00e4gen in den Mitgliedstaaten der Europ\u00e4ischen Union vor. Mit anderen Worten: Jede \u00f6ffentliche Verwaltung in Europa ist verpflichtet, elektronische Rechnungen, die dem europ\u00e4ischen Standard entsprechen, zu empfangen und zu verarbeiten. Neben der Harmonisierung der Rechnungsstellungsverfahren in der EU will diese Richtlinie vor allem die breite Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung f\u00f6rdern.<\/p>\n

Bei sogenannten \u201eB2B\u201c-Transaktionen (Business-to-Business) wird die elektronische Rechnungsstellung empfohlen und durch die MwSt.-Richtlinie 2010\/45\/EU vom 13. Juli 2010 geregelt. Die elektronische Rechnungsstellung kann dann nur vorbehaltlich der Akzeptanz durch den Empf\u00e4nger angewendet werden.<\/p>\n

In diesem Punkt ist die digitale Reife von Land zu Land unterschiedlich. Beispielsweise war Italien das erste Land, das 2014 die elektronische Rechnungsstellung f\u00fcr \u00f6ffentliche Einrichtungen vorgeschrieben und diese Pflicht 2019 auf Unternehmen ausgeweitet hat. Einige Regierungen wollen dieser Dynamik folgen. Insbesondere Frankreich, Belgien und Polen bereiten sich darauf vor, die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab 2024 schrittweise zur Pflicht zu machen.<\/b> In anderen L\u00e4ndern, wie z.B. Spanien und Schweden, erfolgt die elektronische B2B-Rechnungsstellung auf freiwilliger Basis. In einigen Staaten ist dies jedoch unterschiedlich stark ausgepr\u00e4gt. Das ist in Finnland und Norwegen der Fall, wo diese Praxis, obwohl sie nicht verpflichtend ist, weit verbreitet ist.<\/p>\n

Die Vorteile der papierlosen Rechnungsstellung<\/h2>\n

Zwar versuchen Steuerbeh\u00f6rden, mithilfe der elektronischen Rechnungsstellung beh\u00f6rdliche Ma\u00dfnahmen zu steuern und die Aufdeckung von Betrug zu verbessern, dennoch soll die elektronische Rechnungsstellung auch die Wettbewerbsf\u00e4higkeit der Unternehmen st\u00e4rken. Und das aus gutem Grund, denn auch sie profitieren in vielf\u00e4ltiger Weise davon.<\/p>\n

Effizienzsteigerungen<\/h3>\n

Die elektronische Rechnungsstellung verbessert insgesamt die Effizienz der Prozesse. Die Verarbeitung erfolgt schneller, mit einem geringeren Fehlerrisiko bei der Dateneingabe. Au\u00dferdem k\u00f6nnen sich die Teams durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben (wie z.B. Eingabe, Kontrolle oder Abgleich von Bestellung und Rechnung) auf Aufgaben mit h\u00f6herem Mehrwert konzentrieren.<\/p>\n

Senkung der Kosten<\/h3>\n

Durch die Digitalisierung des Rechnungsmanagements senken Unternehmen ihre direkten und indirekten Kosten. Dadurch werden Papier und alle damit verbundenen Schritte (Drucken, Frankieren, Versenden, Archivieren usw.) \u00fcberfl\u00fcssig, aber auch andere Verwaltungsaufgaben werden automatisiert.<\/p>\n

Schnelle Bearbeitung<\/h3>\n

Mit der elektronischen Rechnungsstellung verk\u00fcrzen sich die Fristen f\u00fcr den Rechnungseingang (und damit f\u00fcr die Bezahlung der Lieferanten). Das liegt an der Geschwindigkeit der elektronischen Hilfsmittel, aber auch an der effizienteren Bearbeitung und der geringeren Fehlerquote.<\/p>\n

Prozesssicherheit<\/h3>\n

Elektronische Rechnungsstellung bedeutet, Rechnungen \u00fcber private Netzwerke oder spezielle Protokolle zu versenden, die elektronische Signatur einzuf\u00fchren oder ein konformes Archivierungssystem einzurichten. All dies sind Schritte, die dazu beitragen, die Sicherheit von elektronischen Rechnungen zu erh\u00f6hen.<\/p>\n

Die Verringerung des CO2<\/sub>-Fu\u00dfabdrucks<\/h3>\n

Durch die Verringerung des Papier- und Energieverbrauchs bei der Erstellung von Rechnungen, verbessern die Unternehmen ihren CO2<\/sub>-Fu\u00dfabdruck. Laut einer Studie von Basware kann die Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungsstellung die CO2<\/sub>-Emissionen um bis zu 36% senken!<\/p>\n

Wie l\u00e4sst sich die papierlose Rechnungsstellung umsetzen?<\/h2>\n

Die Einf\u00fchrung der elektronischen Rechnungsstellung im Unternehmen ist ein komplexes Vorhaben, das man nicht untersch\u00e4tzen sollte. Diese Umstellung hat eine regulatorische, technische und menschliche Komponente. Sie umfasst f\u00fcnf wichtige Schritte.<\/p>\n

1. Eine Bestandsaufnahme machen<\/h3>\n

Am Anfang des Projekts steht eine umfassende Bestandsaufnahme der am Rechnungsmanagement beteiligten Akteure, Prozesse und Systeme. Ein solches Mapping ist unerl\u00e4sslich, um sich ein klares Bild von den Praktiken, der Anwendungslandschaft und den bestehenden Abl\u00e4ufen zu machen, damit die richtigen Entscheidungen getroffen werden k\u00f6nnen.<\/p>\n

2. Bed\u00fcrfnisse formulieren<\/h3>\n

Der zweite Schritt besteht darin, seine Bed\u00fcrfnisse und Erwartungen an ein solches Projekt zu kl\u00e4ren. Bei der Erstellung seiner Spezifikation sollte man sich \u00fcber Folgendes klar werden:<\/p>\n