{"id":72605,"date":"2024-12-20T11:00:01","date_gmt":"2024-12-20T11:00:01","guid":{"rendered":"https:\/\/app-mde-blog-prd.azurewebsites.net\/?p=72364"},"modified":"2026-02-10T08:33:38","modified_gmt":"2026-02-10T08:33:38","slug":"die-wichtigsten-schritte-zur-optimierung-des-beschaffungsmanagements-in","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/intelligentes-und-effizientes-arbeiten\/die-wichtigsten-schritte-zur-optimierung-des-beschaffungsmanagements-in\/","title":{"rendered":"Die wichtigsten Schritte zur Optimierung des Beschaffungsmanagements in Unternehmen"},"content":{"rendered":"
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Der Einkauf ist weit mehr als nur eine Unterst\u00fctzungsfunktion, er ist ein echter Hebel zur Wertsch\u00f6pfung eines Unternehmens. Und das aus gutem Grund: Das Beschaffungsmanagement wirkt sich direkt auf die Qualit\u00e4t der Produkte und Dienstleistungen, aber auch auf die Rentabilit\u00e4t und Wettbewerbsf\u00e4higkeit jedes Unternehmens aus. Um den Einkauf optimal zu strukturieren, muss man sich auf die Grundprinzipien zur\u00fcckbesinnen: einen effizienten Einkaufsprozess, eine klare Politik, geeignete Strategien und eine Software f\u00fcr das Beschaffungsmanagement. Erst durch die Kombination dieser unverzichtbaren Instrumente wird es der Einkaufsfunktion gelingen, langfristig etwas zu bewirken.<\/p>\n

Beschaffungsmanagement: Definition und Komponenten<\/h2>\n

Das Beschaffungsmanagement bezeichnet alle Prozesse, Vorg\u00e4nge und Methoden, die zur Beschaffung von Rohstoffen, Waren und Dienstleistungen eingesetzt werden,<\/b> die f\u00fcr die Aktivit\u00e4ten einer Organisation ben\u00f6tigt werden<\/b>. Der Erwerb dieser Waren kann verschiedenen Zwecken dienen: Sie k\u00f6nnen direkt an den Endkunden weiterverkauft, f\u00fcr den Weiterverkauf verarbeitet oder f\u00fcr den eigenen Betrieb verwendet werden.<\/p>\n

Das Besondere am Beschaffungsmanagement ist, dass eine Vielzahl von Interessengruppen beteiligt ist. Dazu geh\u00f6rt nat\u00fcrlich die Einkaufsabteilung, aber auch die Finanz- und Rechtsabteilung, die Gesch\u00e4ftsfunktionen sowie das gesamte Lieferantenportfolio.<\/p>\n

Wenn ein Unternehmen w\u00e4chst, wird auch das Beschaffungsmanagement umfangreicher und komplexer. Dies ist eine enorme Herausforderung, da man darauf achten muss, die Kosten und Risiken unter Kontrolle zu halten<\/b> und gleichzeitig die Effizienz, die Lieferantenbeziehungen und die Zufriedenheit der internen Kunden verbessern muss. Die Einkaufsfunktion spielt daher eine Schl\u00fcsselrolle bei der Unterst\u00fctzung des Wachstums und des Fortbestands eines Unternehmens.<\/p>\n

Schritt 1 des Beschaffungsmanagements: ein effizienter Beschaffungsprozess<\/h2>\n

Zun\u00e4chst geht es darum, einen effizienten Beschaffungsprozess einzurichten. Dieser Prozess sollte so weit wie m\u00f6glich vereinfacht werden. Dazu m\u00fcssen manuelle und zeitraubende Aufgaben (wie die Bearbeitung von Einkaufsanfragen und die Verfolgung von Bestellungen) reduziert und gleichzeitig muss der Informationsfluss gef\u00f6rdert werden. Letzten Endes geht es darum, sicherzustellen, dass sich die Einkaufsabteilung auf Aufgaben mit hoher Wertsch\u00f6pfung und auf das strategische Projektmanagement konzentrieren kann.<\/p>\n

F\u00fcr den Beschaffungsprozess gibt es keine Blaupause, da die Modalit\u00e4ten von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein k\u00f6nnen. Deshalb muss man sich einen \u00dcberblick \u00fcber die bestehenden Prozesse, aber auch \u00fcber die Bed\u00fcrfnisse seines Unternehmens und seine Einkaufstypologie verschaffen, um einen Optimierungsprozess in Gang zu setzen. Ausgehend von dieser Bestandsaufnahme<\/b> kann jedes Unternehmen Verbesserungsm\u00f6glichkeiten sowie Reibungspunkte identifizieren und seinen Beschaffungsprozess entsprechend neu gestalten.<\/p>\n

Die Herausforderung besteht letztlich darin, den Beschaffungsprozess zu rationalisieren<\/b>, indem die Anzahl der Schritte und Beteiligten reduziert wird, m\u00f6glichst viele Aufgaben automatisiert werden und eine enge Zusammenarbeit mit den Akteuren, d.h. den internen Kunden und den Lieferanten, stattfindet.<\/p>\n

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Der Beschaffungsprozess umfasst sechs Hauptkomponenten<\/b>:<\/p>\n

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  1. Identifizierung der Bed\u00fcrfnisse und deren Definition<\/li>\n
  2. Suche nach Anbietern und deren Konsultation<\/li>\n
  3. Einleitung von Ausschreibungen oder Einholen von Angeboten<\/li>\n
  4. Analyse der Angebote mithilfe der eigenen Einkaufskriterien<\/li>\n
  5. Verhandlung mit den Anbietern<\/li>\n
  6. Vertragsabschluss mit dem optimalen Partner<\/li>\n<\/ol>\n
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    Schritt 2 des Beschaffungsmanagements: eine umfassende Einkaufspolitik<\/h2>\n

    Um das Beschaffungsmanagement zu optimieren, braucht jedes Unternehmen einen klaren \u00dcberblick \u00fcber seine Ziele und Priorit\u00e4ten im Bereich Beschaffung. Genau darum geht es bei der Formalisierung einer umfassenden Einkaufspolitik. Diese Roadmap dient den Einkaufs- und Beschaffungsteams als Orientierungshilfe, um die Ziele und die Strategie des Unternehmens im Auge zu behalten.<\/p>\n

    In ihrer Einkaufspolitik legt jede Einkaufsabteilung die strategischen Leitlinien<\/b> fest, z.B. wirtschaftliche Leistung, nachhaltige Beschaffung, Lieferantenmanagement, Innovation, Risikobeherrschung usw. Diese Leitlinien werden dann in operative Ziele<\/b> umgesetzt: Einsparungen erzielen, Produkt- und Dienstleistungsspezifikationen verbessern, gemeinsame Beschaffungsverfahren einrichten, Kostenkontrolle, Verbrauchskontrolle, Verbesserung der Qualit\u00e4t von Produkten und Dienstleistungen, Verk\u00fcrzung der Lieferzeiten usw. Nachdem der Rahmen abgesteckt ist, muss auch ein Aktionsplan erstellt werden. Au\u00dferdem m\u00fcssen die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen festgelegt werden und ein \u00dcberwachungssystem mit wichtigen Leistungsindikatoren muss im Unternehmen eingerichtet werden.<\/p>\n

    Nachdem die Einkaufspolitik<\/b> formalisiert wurde, muss sie mit Leben gef\u00fcllt<\/b> werden. Dazu geh\u00f6rt es auch, die betroffenen Teams, aber auch die Lieferanten auf nachvollziehbare Weise zu informieren. Ebenso wichtig ist es, diese Elemente in die t\u00e4glichen Abl\u00e4ufe zu integrieren, und zwar durch die Spezifikation der gew\u00fcnschten Waren oder Dienstleistungen, Ausschreibungen auf dem Markt, Gesch\u00e4ftsbedingungen f\u00fcr Kaufvertr\u00e4ge, Tabellen zur Leistungs\u00fcberwachung usw.<\/p>\n

    Schritt 3 des Beschaffungsmanagements: angemessene Beschaffungsstrategien<\/h2>\n

    Anschlie\u00dfend werden aus dieser Einkaufspolitik Strategien abgeleitet und abh\u00e4ngig von den verschiedenen Einkaufskategorien umgesetzt. Bei der Definition dieser Kategorien greift das Einkaufsteam in der Regel auf bew\u00e4hrte Methoden wie die Krajlic-Matrix<\/b> zur\u00fcck. Diese erm\u00f6glicht es, das Einkaufsportfolio zu klassifizieren und zu analysieren, um seine Strategie auszurichten. Sie ber\u00fccksichtigt zwei Faktoren: die strategische Bedeutung des Einkaufs und die Komplexit\u00e4t des Lieferantenmarktes.<\/p>\n

    Sobald die Eink\u00e4ufer eine Segmentierung der Eink\u00e4ufe<\/b> vorgenommen haben, k\u00f6nnen sie diesen dedizierten Strategien zuordnen. Beispielsweise werden sie m\u00f6glicherweise f\u00fcr ihre strategischen Artikel Partnerschaften aufbauen, f\u00fcr ihre Hebelartikel einen Wettbewerb zwischen ihren Lieferanten anstreben, f\u00fcr ihre Engpassartikel die Best\u00e4nde sichern usw.<\/p>\n

    F\u00fcr eine erfolgreiche Segmentierung der Eink\u00e4ufe sind Daten in Verbindung mit dem Fachwissen der Einkaufs- und Beschaffungsteams, aber auch ihrer Partner, von zentraler Bedeutung, um die richtigen Ma\u00dfnahmen zu ergreifen.<\/p>\n

    Schritt 4 des Beschaffungsmanagements: eine spezielle Software<\/h2>\n

    Um agiler und wettbewerbsf\u00e4higer zu werden, tut ein Unternehmen gut daran, eine spezielle Software f\u00fcr das Beschaffungsmanagement mit allen dazugeh\u00f6rigen Funktionen anzuschaffen. Ab einem bestimmten Einkaufsvolumen kann man sich nicht mehr auf Tabellenkalkulationen verlassen, um den Bedarf zu planen, Bestellungen zu verwalten oder die Ausgaben zu verfolgen.<\/p>\n

    In der Regel beginnen die Unternehmen mit der Digitalisierung der einfachsten und sich wiederholenden Beschaffungsprozesse, d.h. dem Procure-to-Pay-Prozess <\/i><\/b>(von der Suche nach einem Produkt oder einer Dienstleistung bis hin zur Bearbeitung der Rechnungen). Dann dehnen sie diese L\u00f6sungen auf die Source-to-Contract-Prozesse <\/i><\/b>aus (von der Suche nach Anbietern bis zur Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags), um die dem Kaufvorgang vorgelagerten Phasen optimal zu steuern. Heute sind diese L\u00f6sungen in den Unternehmen zum Standard geworden. Laut der von PwC im Jahr 2024 durchgef\u00fchrten Umfrage \u201eDigital Procurement\u201c<\/i> verf\u00fcgen 96% der Unternehmen \u00fcber eine Procure-to-Pay-L\u00f6sung<\/i> (P2P) und 92% \u00fcber eine Source-to-Contract-L\u00f6sung <\/i>(S2P).<\/p>\n

    Dies ist jedoch nur der Anfang, wenn es um die Einf\u00fchrung von Instrumenten f\u00fcr das Beschaffungsmanagement geht. Die Experten des Beratungsunternehmens betonen im Vorwort derselben Studie: \u201eDie Suche nach interner und externer Leistung treibt die Digitalisierung des Einkaufs in Unternehmen aller Branchen voran. Um diese Digitalisierung zu verst\u00e4rken, m\u00fcssen die Einkaufsabteilungen sicherstellen, dass die Nutzer diese annehmen und neue Funktionen entwickeln (CSR, CLM, SRM usw.).\u201c<\/i> Die n\u00e4chsten von den Einkaufsabteilungen mit Spannung erwarteten Anwendungsf\u00e4lle d\u00fcrften sich vor allem auf die Datenanalyse<\/b>, das Risikomanagement und die Risikopr\u00e4vention, aber auch auf die \u00dcberwachung der CO2<\/sub>-Emissionen konzentrieren.<\/p>\n

    Sie sehen also, dass ein solides Beschaffungsmanagement ein gro\u00dfer Vorteil f\u00fcr die Lieferkette und im weiteren Sinne f\u00fcr das gesamte Unternehmen ist. Wenn eine Einkaufsabteilung diese grundlegenden Schritte von der Optimierung der Einkaufsprozesse bis zur Einf\u00fchrung einer speziellen Software befolgt, wird sie in der Lage sein, die Herausforderungen zu meistern, die sich ihr in Bezug auf Kosteneinsparungen, betriebliche Effizienz und viele andere Aspekte stellen. Auf diese Weise kann sie ihre strategische Positionfestigen<\/b>, um die Leistung und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Der Einkauf ist weit mehr als nur eine Unterst\u00fctzungsfunktion, er ist ein echter Hebel zur Wertsch\u00f6pfung eines Unternehmens. Und das aus gutem Grund: Das Beschaffungsmanagement wirkt sich direkt auf die Qualit\u00e4t der Produkte und Dienstleistungen, aber auch auf die Rentabilit\u00e4t und Wettbewerbsf\u00e4higkeit jedes Unternehmens aus. Um den Einkauf optimal zu strukturieren, muss man sich auf die Grundprinzipien zur\u00fcckbesinnen: einen effizienten...<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":73456,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"om_disable_all_campaigns":false,"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"footnotes":""},"categories":[6],"tags":[],"class_list":["post-72605","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-intelligentes-und-effizientes-arbeiten"],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/72605","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=72605"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/72605\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":74047,"href":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/72605\/revisions\/74047"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/73456"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=72605"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=72605"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=72605"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}