{"id":72609,"date":"2025-01-29T09:00:01","date_gmt":"2025-01-29T09:00:01","guid":{"rendered":"https:\/\/app-mde-blog-prd.azurewebsites.net\/?p=72366"},"modified":"2026-05-26T13:52:07","modified_gmt":"2026-05-26T13:52:07","slug":"drei-schritte-zur-optimierung-der-prozesse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/intelligentes-und-effizientes-arbeiten\/drei-schritte-zur-optimierung-der-prozesse\/","title":{"rendered":"Drei Schritte zur Optimierung der Prozesse"},"content":{"rendered":"
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Um eine optimale Leistung zu gew\u00e4hrleisten, m\u00fcssen Unternehmen ihre Prozesse st\u00e4ndig optimieren, d.h. sie agiler, robuster, schneller und zuverl\u00e4ssiger machen. Dabei geht es darum, m\u00f6glicherweise verschwenderische Prozesse oder Prozesse mit einem geringen Mehrwert f\u00fcr die Kunden zu eliminieren, um die Qualit\u00e4t der Ergebnisse zu verbessern. Es gibt verschiedene Ans\u00e4tze zur Optimierung von Prozessen in Unternehmen, wobei der folgende Ansatz f\u00fcr jede Einkaufsabteilung umsetzbar ist.<\/p>\n

Erster Schritt: Diagnose <\/h2>\n

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme der gegenw\u00e4rtigen Situation. Dazu geh\u00f6rt die Untersuchung, Analyse und Bewertung der Prozesse <\/b>des Unternehmens. Ziel ist es, Schwachstellen, Fehlfunktionen, Engp\u00e4sse, Wiederholungen usw. zu ermitteln. Mit anderen Worten: Alle Probleme, die die Produktivit\u00e4t, die Qualit\u00e4t oder die allgemeine Effizienz der Einkaufsabteilung beeintr\u00e4chtigen k\u00f6nnten. Diese Analyse muss alle Aspekte der Lieferkette umfassen: von der Auswahl der Lieferanten \u00fcber die Auftragsvergabe bis hin zum Vertragsmanagement. Dabei ist darauf zu achten, dass die Prozesse jeweils auf die Strategie des Unternehmens abgestimmt sind. <\/p>\n

Dies geschieht durch direkte Beobachtungen, Gespr\u00e4che mit Mitarbeitern, um von deren Erfahrungen vor Ort zu profitieren, aber auch durch das Studium der vorhandenen Dokumentation. Dabei ist es wichtig, die Bed\u00fcrfnisse, N\u00f6te sowie Erwartungen der Beteiligten zu verstehen. Diese \u00dcberzeugung teilt auch Jos\u00e9 Gramdi, Lehr- und Forschungsbeauftragter sowie Autor: \u201eVerbesserungen oder Ver\u00e4nderungen lassen sich in einem Team, einem Unternehmen oder Betrieb nicht herbeif\u00fchren, ohne die direkt betroffenen Akteure daran zu beteiligen. Eine der wichtigsten Grundlagen beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess ist es, <\/i>den Menschen in den Mittelpunkt des Systems zu stellen.<\/b><\/i> Manager, F\u00fchrungskr\u00e4fte und Aktion\u00e4re m\u00fcssen auf die Intelligenz ihrer Teams und auf deren F\u00e4higkeit, Probleme zu l\u00f6sen, vertrauen.\u201c<\/i> Dies f\u00fchrt zu einem umfassenden Einblick in die Arbeitsweise des Unternehmens oder der betreffenden Abteilung. <\/p>\n

Sobald die verschiedenen Prozessphasen, Teilnehmer und Verbesserungsschwerpunkte bekannt sind, werden die zu optimierenden Prozesse ausgew\u00e4hlt und die Ziele festgelegt<\/b>: Senkung der Transaktionskosten, Verbesserung der Lieferantenleistung, Optimierung des Managements von Lieferantenvertr\u00e4gen usw. Jedes Ziel muss SMART sein, d.h. spezifisch, messbar, ausf\u00fchrbar, realistisch und terminiert. Anhand dessen kann das Projektteam schlie\u00dflich seine wichtigsten Leistungsindikatoren bestimmen. Zu den besten KPIs f\u00fcr den Einkauf geh\u00f6ren z.B. der ROI (Return on Investment) der Einkaufsfunktion, die durchschnittliche Zeit f\u00fcr die Durchf\u00fchrung von Transaktionen, der Anteil au\u00dfervertraglicher K\u00e4ufe usw. <\/p>\n

Zweiter Schritt: Neukonzipierung der Prozesse <\/h2>\n

Sobald ein Unternehmen die Diagnose erstellt hat, muss es seine Prozesse (neu) entwerfen. Dabei geht es darum, sie noch effektiver zu gestalten und auf die Ziele abzustimmen. Hierbei m\u00fcssen einige Schritte wahrscheinlich gestrichen, andere zusammengelegt, neue hinzugef\u00fcgt, die Reihenfolge der Aufgaben ge\u00e4ndert, Verfahren standardisiert werden usw. <\/p>\n

Zu diesem Zweck kann das Projektteam auf verschiedene bew\u00e4hrte und strukturierte Methoden zur\u00fcckgreifen: Six Sigma, Lean Management (dt. schlankes Management), Kaizen usw. Der internationale Marktf\u00fchrer f\u00fcr L\u00f6sungen im Bereich des Ausgabenmanagements Ivalua erkl\u00e4rt die vielen Vorz\u00fcge der Lean-Philosophie<\/b>: \u201eDas Lean Management kann im Einkaufs- und Beschaffungsmanagement als Mittel zur Verbesserung des Einkaufsprozesses und der Arbeitsabl\u00e4ufe gesehen werden, indem es den Zeitaufwand senkt und Verschwendung beseitigt; zur Kostensenkung bei gleichzeitiger Verbesserung der Qualit\u00e4t von Produkten und Dienstleistungen; zur Verbesserung der Leistung und Reaktionsf\u00e4higkeit der Lieferanten; zur st\u00e4rkeren Konzentration auf Aktivit\u00e4ten, die dem Unternehmen einen Mehrwert bringen; und zur St\u00e4rkung der strategischen statt der transaktionsorientierten Ausrichtung des Einkaufs."<\/i> <\/p>\n

Auch die Automatisierung ist ein Schl\u00fcsselelement<\/b> der Prozessoptimierung. Man sollte keine Bedenken hinsichtlich des Einsatzes von Technologie haben, um sich wiederholende und\/oder manuelle Aufgaben zu automatisieren. Eine Studie des Beratungsunternehmens McKinsey hat im \u00dcbrigen ergeben, dass 50 bis 70% der Aufgaben im Einkauf sich potenziell automatisieren lie\u00dfen. Derzeit haben die meisten Einkaufsabteilungen die Automatisierung ihres Procure-to-Pay-<\/i>Prozesses (P2P) \u00fcber E-Procurement-Software eingeleitet. Diese digitalen Tools \u00fcbernehmen viele Aufgaben, wie das Aufgeben der Bestellung, den Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung usw. K\u00fcnftig k\u00f6nnen Einkaufsteams bei der Prozessoptimierung noch einen Schritt weiter gehen, indem sie automatisierte Roboterprozesse (Robotic Process<\/i> Automation) oder auch intelligente Prozessautomatisierung (Intelligent Pro<\/i>cess Automation) einsetzen.<\/p>\n

Die Ergebnisse dieser Arbeit m\u00fcssen dann den Hauptbeteiligten<\/b>, d.h. der Beschaffungsabteilung, aber auch internen Kunden, vorgestellt<\/b> werden. Bei dieser Gelegenheit wird die neue Prozesslandschaft pr\u00e4sentiert, die die Funktionsweise der Prozesse mit den vorgesehenen \u00c4nderungen beleuchtet. Mithilfe kreativer und partizipativer Techniken werden sie in den Prozess einbezogen, um ihr Feedback einzuholen und die in Betracht gezogenen \u00c4nderungen zu hinterfragen. Schlie\u00dflich ist es entscheidend, die neuen Prozesse zu validieren. Dies beinhaltet sowohl Simulationen unter realen Bedingungen als auch den Austausch mit den Teams, um sicherzustellen, dass sie den Wandel unterst\u00fctzen.<\/p>\n

Dritter Schritt: Den Wandel umsetzen<\/h2>\n

Der dritte Schritt besteht darin, die neuen, validierten Prozesse einzuf\u00fchren. Dies setzt einen durchdachten und ma\u00dfvollen Einsatz im Sinne eines Ver\u00e4nderungsmanagements voraus. Die Prozessoptimierung geht daher unweigerlich mit einer Informations- oder sogar Schulungssitzung<\/b> f\u00fcr die verschiedenen Beteiligten einher. Geh\u00f6rt die Einarbeitung in eine neue digitale L\u00f6sung zu diesen \u00c4nderungen, kann dies z.B. ein Tutorial beinhalten.<\/p>\n

Sobald die \u00c4nderungen umgesetzt wurden, ist es unerl\u00e4sslich, die Leistung zu \u00fcberwachen und zu bewerten<\/b>. Mithilfe von Dashboards k\u00f6nnen die Teams die Prozesse in Echtzeit \u00fcberwachen, Probleme oder Ineffizienzen erkennen und so schnell wie m\u00f6glich reagieren. Das Projektteam kann diese Daten mit dem Erfassen von R\u00fcckmeldungen der Interessengruppen kombinieren. Auf diese Weise k\u00f6nnen alle notwendigen Anpassungen vorgenommen werden, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.<\/p>\n

Letztendlich ist die Verbesserung von Prozessen ein echter Transformationsprozess<\/b> innerhalb des Unternehmens. Damit dieses Vorhaben gelingt, muss man auf geeignete Instrumente, eine konstante Kommunikation sowie eine solide Kultur der kontinuierlichen Verbesserung setzen. Indem das Unternehmen kollegial an der Rationalisierung von Prozessen arbeitet, reduziert es Fehler und Unstimmigkeiten. Letztlich bedeutet dies eine Optimierung der betrieblichen Effizienz, eine Senkung der Kosten und eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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