{"id":72615,"date":"2025-01-23T11:00:01","date_gmt":"2025-01-23T11:00:01","guid":{"rendered":"https:\/\/app-mde-blog-prd.azurewebsites.net\/?p=72369"},"modified":"2026-01-23T20:32:32","modified_gmt":"2026-01-23T20:32:32","slug":"5-schritte-fuer-ein-effektives-einkaufsmapping","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/intelligentes-und-effizientes-arbeiten\/5-schritte-fuer-ein-effektives-einkaufsmapping\/","title":{"rendered":"5 Schritte f\u00fcr ein effektives Einkaufsmapping"},"content":{"rendered":"
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Die Einkaufsfunktion spielt eine Schl\u00fcsselrolle f\u00fcr die Wettbewerbsf\u00e4higkeit und den Fortbestand eines jeden Unternehmens. In dieser Hinsicht erweist sich das Einkaufsmapping als ein unverzichtbares strategisches Instrument f\u00fcr das Management von Einkauf und Lieferkette. So k\u00f6nnen M\u00f6glichkeiten zur Optimierung und Rationalisierung der Ausgaben innerhalb des Unternehmens ausgelotet werden. F\u00fcr ein effizientes Mapping empfiehlt es sich, ein Projekt mit einem klaren Ziel und einem speziellen Team in f\u00fcnf gro\u00dfen Schritten einzurichten.<\/p>\n

Bedeutung des Einkaufsmappings<\/h2>\n

Das Einkaufsmapping bezeichnet einen Prozess, bei dem die Daten \u00fcber die Ausgaben eines Unternehmens gesammelt, bereinigt, klassifiziert und analysiert werden. Definitionsgem\u00e4\u00df f\u00fchrt diese Arbeit zu einer visuellen Darstellung aller Ausgaben<\/b> eines Unternehmens, mit einer Gesamt\u00fcbersicht, aber auch einer Aufschl\u00fcsselung nach Einkaufssegmenten. Das Hauptziel dieser Vorgehensweise ist es, die Einkaufsleistung <\/b>des Unternehmens zu verbessern<\/b>.<\/p>\n

Das Chartered Institute of Procurement & Supply<\/i> (CIPS) unterstreicht alle mit dieser Vorgehensweise verbundenen Vorteile: \u201e[Es ist] ein Prozess, der die Verlaufsdaten der Ausgaben Ihrer Organisation analysiert, um Antworten auf Fragen im Zusammenhang mit der <\/i>Sichtbarkeit, Konformit\u00e4t und Ausgabenkontrolle<\/b><\/i> zu geben. Es hilft bei der Identifizierung von Risiken und Chancen und bietet einen sehr n\u00fctzlichen \u00dcberblick \u00fcber die Kosten Ihrer Organisation. Dies hilft dem Einkauf, Ausgaben dorthin zu lenken, wo sie einen Mehrwert oder Wettbewerbsvorteil bieten. Ihnen hilft es, die Vorteile von Lieferanten zu nutzen und Ihre Beschaffungsstrategie zu verfeinern.\u201c<\/i><\/p>\n

Erster Schritt: Quellen identifizieren<\/h2>\n

Der erste Schritt besteht darin, die f\u00fcr das Einkaufsmapping zu sammelnden Informationen<\/b> sowie die im Unternehmen zu kontaktierenden Ansprechpartner<\/b> f\u00fcr diese Informationen zu ermitteln. Dies betrifft nat\u00fcrlich die Einkaufsabteilung, aber auch das Controlling, die Kreditorenbuchhaltung, die allgemeinen Dienste, die IT-, Personal- oder Kommunikationsabteilung usw. Mit allen sollten Verfahren und Fristen f\u00fcr den Erhalt dieser Daten festgelegt werden.<\/p>\n

Wichtig ist auch, die Qualit\u00e4t und Konsistenz<\/b> der Informationen zu \u00fcberpr\u00fcfen<\/b>, indem beispielsweise die gleichen Daten zu Vergleichszwecken von den Lieferanten angefordert werden. Dies tr\u00e4gt im \u00dcbrigen dazu bei, das Vertrauen und die Zusammenarbeit mit den Partnern zu st\u00e4rken.<\/p>\n\n

Welche Informationen sollten erfasst werden?<\/b><\/p>\n

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  • \n

    Standort\/Abteilung, der\/die Bestellung aufgibt<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Name des Lieferanten<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    eindeutige Nummer des Lieferanten<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Bestell-\/Markt-\/Angebotsnummer<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Betrag der Bestellung (ohne Steuer)<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Datum der Bestellung<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    detaillierte Bestellbezeichnung (Artikel und Mengen)<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Referenz der entsprechenden Rechnung<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Rechnungsbetrag (ohne Steuern)<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    usw.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n

    Zweiter Schritt: Daten erfassen<\/h2>\n

    Der zweite Schritt beim Einkaufsmapping besteht in der Datenerhebung. Um Zeit zu sparen, kann man die einzelnen Gespr\u00e4chspartner bitten, diese Informationen selbst zusammenzustellen und zu erg\u00e4nzen. Anschlie\u00dfend muss die Datenbank konsolidiert<\/b> werden, um sicherzustellen, dass sie keine Fehler, Duplikate oder Inkonsistenzen enth\u00e4lt.<\/p>\n

    Wenn diese Informationen in unterschiedlichen Formaten an verschiedenen Orten gespeichert sind, ist dies ein langwieriger und komplexer Prozess. Verwendet das Unternehmen eine integrierte Buchhaltungssoftware, ist dieser Vorgang (relativ) einfacher, wenngleich man immer bedenken sollte, dass einige K\u00e4ufe au\u00dferhalb der Prozesse get\u00e4tigt werden. Es ist wichtig, diese \u201eungeregelten Eink\u00e4ufe\u201c zu erkennen<\/b> und sie in das Einkaufsmapping einzubeziehen, um einen realistischen \u00dcberblick \u00fcber die Ausgaben im Unternehmen zu erhalten.<\/p>\n

    Dritter Schritt: Segmentierung der Eink\u00e4ufe<\/h2>\n

    Im dritten Schritt geht es darum, die Informationen intelligent zu organisieren und zu strukturieren<\/b>. Dazu muss ein dem Kontext und der Aktivit\u00e4t des Unternehmens angepasstes Einkaufsreferenzsystem aufgebaut werden. Hierbei kann man sich an Standard-Klassifikationssystemen wie UNSPSC und ECLASS orientieren oder eigene, unternehmensspezifische Kategorien erstellen.<\/p>\n

    Das Einkaufsmapping kann bis zu vier Ebenen umfassen, beschr\u00e4nkt sich jedoch in der Regel auf zwei bis drei Ebenen<\/b>. Es funktioniert wie ein Trichter: Jedes Einkaufssegment kann in Kategorien und dann in Einkaufsfamilien zusammengefasst werden. Wichtig ist auch zu betonen, dass sich eine Einkaufskategorie je nach Lieferantenmarkt im Laufe der Zeit \u00e4ndern kann.<\/p>\n\n

    Wie wird das Einkaufsportfolio klassifiziert?<\/b><\/p>\n

    Es gibt verschiedene M\u00f6glichkeiten, die Eink\u00e4ufe im Rahmen eines Einkaufsmappings zu segmentieren. Die beiden von Eink\u00e4ufern am h\u00e4ufigsten gew\u00e4hlten Methoden sind die ABC-Analyse und die Kraljic-Matrix.<\/p>\n

      \n
    1. \n

      Die ABC-Analyse<\/b><\/p>\n

      orientiert sich am Pareto-Gesetz, das auch als 80\/20-Gesetz bezeichnet wird. Anhand dieser Analyse k\u00f6nnen die Einkaufskategorien nach ihrem Gewicht in den Gesamtausgaben des Unternehmens eingestuft werden.<\/p>\n<\/li>\n

    2. \n

      Die Kraljic-Matrix<\/b><\/p>\n

      zielt darauf ab, das strategische Gewicht der verschiedenen Einkaufskategorien zu ermitteln, je nach der strategischen Bedeutung des Einkaufs und der Komplexit\u00e4t des Lieferantenmarktes.<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n\n

      Vierter Schritt: Analyse der Informationen<\/h2>\n

      Im vierten Schritt werden all diese Daten in Informationen, dann in Wissen und schlie\u00dflich in einen Aktionsplan umgewandelt. Bei diesem Prozess geht es um wirtschaftliche Intelligenz<\/b>. <\/p>\n

      Das Einkaufsmapping stellt dann die Segmente und das Volumen der Eink\u00e4ufe heraus, mit denen jeder Lieferant betraut wurde, die von jeder Abteilung eingegangen wurden oder die mit Vertr\u00e4gen verbunden sind. Die Analyse dieser Daten zeigt aufschlussreiche Trends, aber auch verschiedene Arten von Problemen, z.B. zu viel bezahlte Rechnungen, Kosten f\u00fcr W\u00e4hrungsumrechnungen, unerkl\u00e4rliche Ausgaben, fehlerhafte Prozesse usw. Auf der Grundlage dieser Informationen und ihrer Marktkenntnisse erstellt<\/b> die Einkaufsabteilung einen Aktionsplan<\/b>.<\/p>\n

      F\u00fcnfter Schritt: Pr\u00e4sentation der Ergebnisse<\/h2>\n

      Der f\u00fcnfte Schritt konzentriert sich auf die Pr\u00e4sentation der Ergebnisse vor den Entscheidungstr\u00e4gern des Unternehmens. Dank einer visuellen Darstellung<\/b> nach Einkaufsfamilie, Einkaufssegment oder auch nach Lieferanten wird das Einkaufsverhalten des Unternehmens beleuchtet. <\/p>\n

      Dies ist eine gute Gelegenheit, Vorschl\u00e4ge f\u00fcr Ma\u00dfnahmen zu unterbreiten<\/b>. Um die Effizienz zu steigern, wird jede Ma\u00dfnahme detailliert dargestellt, mit Vor- und Nachteilen, potenziellen Verantwortlichen, Fristen usw. Sobald die Ma\u00dfnahmen validiert sind, werden sie umgesetzt und engmaschig verfolgt. Dieses Mapping sollte im \u00dcbrigen regelm\u00e4\u00dfig aktualisiert werden, um die Auswirkungen jeder Entscheidung zu messen.<\/p>\n

      Das Ausgabenmapping stellt somit ein unumg\u00e4ngliches Steuerungsinstrument f\u00fcr den Einkauf dar. Mithilfe dieses strukturierten und systematischen Vorgehens<\/b> kann die Einkaufsfunktion fundierte Entscheidungen treffen und ihre Ziele erreichen, insbesondere im Hinblick auf die Kostensenkung. Durch den Einsatz von auf k\u00fcnstlicher Intelligenz basierenden L\u00f6sungen zur Ausgabenanalyse kann dieses Vorgehen sogar noch intensiviert werden.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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