{"id":72620,"date":"2025-01-09T10:00:01","date_gmt":"2025-01-09T10:00:01","guid":{"rendered":"https:\/\/app-mde-blog-prd.azurewebsites.net\/?p=72372"},"modified":"2026-01-23T20:32:33","modified_gmt":"2026-01-23T20:32:33","slug":"e-invoicing-was-ist-das-und-wie-bereitet-man-sich-darauf-vor","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/intelligentes-und-effizientes-arbeiten\/e-invoicing-was-ist-das-und-wie-bereitet-man-sich-darauf-vor\/","title":{"rendered":"E-Invoicing: Was ist das und wie bereitet man sich darauf vor?"},"content":{"rendered":"
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W\u00e4hrend die Vorschriften immer strenger werden, um Gesch\u00e4ftsbeziehungen effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten, verbreitet sich E-Invoicing weltweit mit gro\u00dfer Geschwindigkeit. Nach Erhalt der Rechnungen werden diese schneller bearbeitet, die Kosten werden gesenkt und es wird eine bessere Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen gew\u00e4hrleistet. Dies kommt der Rationalisierung des Rechnungsstellungsprozesses zugute und liefert gleichzeitig Echtzeitinformationen, die f\u00fcr die Entscheidungsfindung von entscheidender Bedeutung sind. <\/p>\n

Was ist E-Invoicing?<\/h2>\n

E-Invoicing bzw. elektronische Rechnungsstellung auf Deutsch bezeichnet den elektronischen Austausch eines Rechnungsdokuments zwischen einem Lieferanten und einem K\u00e4ufer<\/b> in einem strukturierten Format. Dadurch k\u00f6nnen Rechnungen nahtlos in Buchhaltungssoftware, Unternehmensressourcenplanungssysteme (Enterprise Resource Planning; ERP) und andere Finanzverwaltungsl\u00f6sungen integriert werden. Unternehmen automatisieren so den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen und ersetzen damit die herk\u00f6mmliche Papierrechnung.<\/p>\n

E-Invoicing ist ein Schl\u00fcsselelement bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung<\/b>, insbesondere bei der Validierung und dem Abgleich von Rechnungen. Sie tr\u00e4gt dazu bei, die Beschaffungsprozesse zu rationalisieren, Bearbeitungszeiten und Fehler zu reduzieren, aber auch die \u00dcbersichtlichkeit und das Ausgabenmanagement zu verbessern.<\/p>\n

Bislang haben mehr als hundert L\u00e4nder Gesetze<\/b> zur elektronischen Rechnungsstellung eingef\u00fchrt<\/b>. In den meisten F\u00e4llen beziehen sich diese auf Business-to-Government-Transaktionen <\/i>(B2G; Transaktionen zwischen Unternehmen und \u00f6ffentlicher Verwaltung). Innerhalb der Europ\u00e4ischen Union haben einige L\u00e4nder E-Invoicing durchgesetzt, wie z.B. Italien und bald auch Frankreich, Belgien und Polen nach ihrem eigenen Zeitplan. In anderen Staaten wie Spanien oder den skandinavischen L\u00e4ndern beruht dies auf freiwilliger Basis.<\/p>\n

Vorteile des E-Invoicing<\/h2>\n

Bertrand Gabriel, Leiter und Gr\u00fcnder von Acxias, betont: \u201eTrotz des von vielen Unternehmen empfundenen Zwanges, insbesondere aufgrund der notwendigen Anpassung ihrer Informationssysteme und Finanzprozesse, stellt der \u00dcbergang zur elektronischen Rechnung eine <\/i>gro\u00dfartige Chance <\/b><\/i>mit zahlreichen erwarteten Vorteilen dar."<\/i> Tats\u00e4chlich bietet dieser Vorgang zahlreiche Vorteile sowohl f\u00fcr Beh\u00f6rden und Organisationen als auch f\u00fcr ihre Interessengruppen.<\/p>\n

Bessere Compliance und h\u00f6here Effizienz <\/h3>\n

E-Invoicing f\u00f6rdert eine bessere Einhaltung der Steuervorschriften<\/b>. Dies spielt eine Schl\u00fcsselrolle bei der Verl\u00e4sslichkeit und Zug\u00e4nglichkeit von Daten, bei der \u00dcberwachung und Pr\u00fcfung sowie generell bei der Transparenz. Dadurch k\u00f6nnen Beh\u00f6rden die Pr\u00e4vention und Bek\u00e4mpfung von Mehrwertsteuerbetrug verst\u00e4rken. Durch bessere Kenntnisse der Aktivit\u00e4ten von Unternehmen k\u00f6nnen Ma\u00dfnahmen so gesteuert werden, dass sie der wirtschaftlichen Realit\u00e4t der Organisationen am ehesten entsprechen. <\/p>\n

Dieser Ansatz steht auch f\u00fcr Effizienz<\/b>, da er sowohl zu Produktivit\u00e4tsgewinnen als auch zu niedrigeren Kosten und geringeren Umweltauswirkungen f\u00fchrt. <\/p>\n

Bessere Wettbewerbsf\u00e4higkeit der Unternehmen<\/h3>\n

E-Invoicing steigert die betriebliche Effizienz und die Kosteneinsparungen <\/b>in Unternehmen. Es entlastet die Verwaltung, reduziert manuelle Fehler und beschleunigt den Rechnungszyklus. Letztlich optimieren Unternehmen somit das Kapitalflussmanagement. Da die Teams in der Buchhaltung und im Finanzwesen von zeitraubenden Aufgaben entlastet werden, sind sie auch zufriedener bei der Arbeit<\/b>, was wiederum die Produktivit\u00e4t steigert.<\/p>\n\n

Schon gewusst?<\/b><\/p>\n

Die durchschnittliche Zahlungsfrist f\u00fcr eine traditionelle Rechnung betr\u00e4gt sch\u00e4tzungsweise 22 Tage. Durch E-Invoicing und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann diese Frist auf zwei Tage verk\u00fcrzt<\/b> werden.<\/p>\n\n

Starke Kunden-Lieferanten-Beziehungen<\/h3>\n

Schlie\u00dflich st\u00e4rkt dieser Ansatz zweifellos die Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten. Dies f\u00fchrt nicht nur zu einer schnelleren und genaueren Rechnungsstellung<\/b>, sondern auch zu weniger Fehlern und Differenzbetr\u00e4gen beim Rechnungsabgleich. Die Automatisierung der Kreditorenkonten sorgt zudem daf\u00fcr, dass die Daten der Lieferanten (Kontaktdaten, Bankverbindung usw.) immer auf dem neuesten Stand sind. Dadurch werden versp\u00e4tete Zahlungen und damit verbundene Strafen, die die Gesch\u00e4ftsbeziehungen belasten k\u00f6nnen, erheblich reduziert.<\/p>\n

Wie kann man E-Invoicing einf\u00fchren?<\/h2>\n

Zahlreiche Unternehmen stellen derzeit auf eine elektronische Rechnungsstellung um. Im Vorfeld m\u00fcssen sie sich Gedanken \u00fcber die Entwicklung ihres Informationssystems, die Wahl ihrer Partnerplattform f\u00fcr die Digitalisierung, die Organisation ihrer Prozesse sowie die Verwaltung der Rechnungsdaten machen. <\/p>\n

Dabei handelt es sich um eine echte Projektleitung<\/b>, die unbedingt mit einer Diagnose der Ausgangssituation hinsichtlich der beteiligten Akteure, Prozesse und Systeme beginnen muss. In diesem ersten Schritt wird der Ist-Zustand optimiert und das Pflichtenheft f\u00fcr ein solches Projekt sowie f\u00fcr die zuk\u00fcnftige L\u00f6sung (wenn diese noch nicht implementiert ist) festgelegt.<\/p>\n

Dabei verlassen sich die meisten Organisationen auf externe Hilfe<\/b>, wie z.B. Anbieter von elektronischen Rechnungen, Beratungsfirmen, Buchhaltungsb\u00fcros oder sogar direkt die Steuerbeh\u00f6rden.<\/p>\n

W\u00e4hrend des gesamten Prozesses muss darauf geachtet werden, die Zustimmung<\/b> der Betroffenen zu erhalten<\/b>, und zwar durch Einbeziehung der Hauptbetroffenen, regelm\u00e4\u00dfige Kommunikation und engmaschige Begleitung.<\/p>\n

Herausforderungen beim E-Invoicing<\/h2>\n

Bei der Einf\u00fchrung der elektronischen Rechnungsstellung sehen sich Unternehmen mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert.<\/p>\n

Voraussetzungen schaffen<\/h3>\n

Am Anfang eines E-Invoicing-Projekts stehen sowohl komplexe als auch zeitaufwendige<\/b> Aufgaben<\/b>: <\/p>\n

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  • \n

    Pr\u00fcfung des Ist-Zustands<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    \u00dcbersicht \u00fcber den Rechnungsstellungsprozess<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Sortieren und Zusammenfassung s\u00e4mtlicher Rechnungsdaten <\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    usw. <\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

    Dies ist eine zwar langwierige, f\u00fcr den Fortgang jedoch unerl\u00e4ssliche Arbeit.<\/p>\n

    Compliance schaffen<\/h3>\n

    Des Weiteren m\u00fcssen sich die Unternehmen um die Einhaltung der Vorschriften bem\u00fchen. Dazu m\u00fcssen sie insbesondere Folgendes \u00fcberpr\u00fcfen:<\/p>\n

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    • \n

      Pflichtangaben auf Rechnungen<\/p>\n<\/li>\n

    • \n

      Methoden der elektronischen Signatur<\/p>\n<\/li>\n

    • \n

      Aufbewahrungsfristen von Dokumenten <\/p>\n<\/li>\n

    • \n

      \u00fcber E-Reporting zu \u00fcbermittelnde Daten <\/p>\n<\/li>\n

    • \n

      usw. <\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

      Dies bedeutet in der Regel Ver\u00e4nderungen innerhalb des Unternehmens<\/b> und eine enge Zusammenarbeit mit den Steuerbeh\u00f6rden.<\/p>\n

      Auswahl des richtigen Partners<\/h3>\n

      Der Erfolg des Projekts zur Digitalisierung von Rechnungen h\u00e4ngt auch von der Wahl der Plattform ab. Dabei sollte diejenige ausgew\u00e4hlt werden, die den betrieblichen Anforderungen<\/b> des Unternehmens am besten entspricht<\/b>. <\/p>\n

      Sie muss insbesondere die Ihrer Rechnungstypologie entsprechenden Eingangs- und Versandkan\u00e4le anbieten, aber auch die Verwaltungsprozesse nach verschiedenen Parametern anpassen k\u00f6nnen. <\/p>\n

      Blick in die Zukunft<\/h3>\n

      Organisationen m\u00fcssen \u00fcber anpassungsf\u00e4hige Systeme<\/b> verf\u00fcgen. Im Laufe der Jahre wird das Unternehmen wachsen und gr\u00f6\u00dfere Rechnungsstr\u00f6me haben, oder das Gesch\u00e4ftsumfeld wird sich ver\u00e4ndern. Daher ist es wichtig, dass sich die Systeme an diese Ver\u00e4nderungen anpassen k\u00f6nnen. Andernfalls fallen erhebliche Investitionen an.<\/p>\n

      E-Invoicing wird sich nach und nach in allen Unternehmen durchsetzen. Dies gilt umso mehr in L\u00e4ndern, in denen die Verpflichtung zur Ausstellung und zum Erhalt elektronischer Rechnungen bald in Kraft treten wird. Unternehmen haben daher ein gro\u00dfes Interesse daran, diese neue \u00c4ra f\u00fcr die Rechnungsstellung bereitwillig anzunehmen. Neben der regulatorischen Herausforderung ist dies ein gewaltiger Hebel f\u00fcr Effizienz, Einsparungen und den \u00f6kologischen \u00dcbergang<\/b>. Mit anderen Worten: Es ist ein strategischer Trumpf, um die Gesamtleistung des Unternehmens zu verbessern und die Beziehungen zu den Gesch\u00e4ftspartnern zu st\u00e4rken.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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