{"id":72682,"date":"2025-06-23T11:00:02","date_gmt":"2025-06-23T11:00:02","guid":{"rendered":"https:\/\/app-mde-blog-prd.azurewebsites.net\/?p=72412"},"modified":"2026-01-23T20:32:03","modified_gmt":"2026-01-23T20:32:03","slug":"die-digitalisierung-von-dokumenten-im-beschaffungsprozess-im-fokus","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/intelligentes-und-effizientes-arbeiten\/die-digitalisierung-von-dokumenten-im-beschaffungsprozess-im-fokus\/","title":{"rendered":"Die Digitalisierung von Dokumenten im Beschaffungsprozess im Fokus"},"content":{"rendered":"<figure class=\"post-hero\">\n        <img decoding=\"async\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/Die_Digitalisierung_von_Dokumenten_im_Beschaffungsprozess_im_Fokus.png\" alt=\"\" \/><br \/>\n      <\/figure>\n<div class=\"post-content\">\n<p>Die Digitalisierung von Dokumenten ist f\u00fcr Organisationen, insbesondere f\u00fcr die Einkaufsfunktion, heutzutage unverzichtbar geworden. Unternehmen und Organisationen aller Gr\u00f6\u00dfenordnungen aus dem \u00f6ffentlichen und privaten Sektor wenden diese Praxis an, um ihre Beschaffungsprozesse zu rationalisieren und ihre betriebliche Effizienz zu steigern. Da die Digitalisierung von Dokumenten immer mehr zur Norm wird, ist es h\u00f6chste Zeit, den Sprung zu wagen und in das neue digitale Zeitalter zu investieren.<\/p>\n<h2>Die Digitalisierung von Dokumenten verstehen<\/h2>\n<p>Bei der Digitalisierung von Dokumenten werden Dokumente, die <b>urspr\u00fcnglich in Papierform<\/b> vorlagen, <b>in digitale Dateien<\/b> <b>umgewandelt<\/b>. Dadurch ist es m\u00f6glich, eine vollst\u00e4ndig digitale Arbeitsumgebung zu schaffen, in der alle Dokumente elektronisch gespeichert, verwaltet und ausgetauscht werden. Dies ist die Voraussetzung daf\u00fcr, dass die Telearbeit heute reibungslos funktioniert.<\/p>\n<p>Ein Projekt zur Digitalisierung von Dokumenten kann sich auf alle empfangenen und\/oder gesendeten Dokumentenstr\u00f6me beziehen, beispielsweise Rechnungen, Vertr\u00e4ge, Ausschreibungen oder Bestellungen. Au\u00dferhalb des Einkaufsbereichs kann dies beispielsweise auch die Abl\u00e4ufe im Personalwesen (Gehaltsabrechnungen, Arbeitsvertr\u00e4ge usw.) oder in der Buchhaltung (Spesenabrechnungen usw.) betreffen.<\/p>\n<p>Es gibt zwei M\u00f6glichkeiten, ein Dokument zu digitalisieren:<\/p>\n<ul>\n<li>\n<p><b>die \u201eduplizierte Digitalisierung\u201c, <\/b>bei der eine digitale Kopie eines Originals auf Papier erstellt wird<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p><b>die \u201enative Digitalisierung\u201c,<\/b> bei der eine digitale Datei direkt aus einer Computersoftware erzeugt wird<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dieser Ansatz ist im weiteren Sinne Teil der digitalen Transformation von Unternehmen. Das bedeutet, die gesamte Kette der Dokumentenverwaltung und -archivierung zu \u00fcberdenken und mithilfe einer speziellen Software zu automatisieren. <\/p>\n<p>Die Weiterentwicklung der Vorschriften und die Zuverl\u00e4ssigkeit dieser Art von digitalen L\u00f6sungen erm\u00f6glichen es nun, Gesch\u00e4ftspartnerschaften zwischen einem Lieferanten und seinem Kunden vollst\u00e4ndig elektronisch abzuschlie\u00dfen. Ein elektronisches Dokument hat \u00fcbrigens ebenso wie eine elektronische Signatur die gleiche Rechts- oder Beweiskraft wie sein Gegenst\u00fcck auf Papier.<\/p>\n<h2>Warum sollte man seine Dokumente digitalisieren?<\/h2>\n<p>Die Digitalisierung von Dokumenten bietet Unternehmen viele Vorteile, von denen interne Teams, Kunden und Gesch\u00e4ftspartner profitieren. <\/p>\n<h3>Prozesse rationalisieren und optimieren<\/h3>\n<p>Die Digitalisierung von Dokumenten erm\u00f6glicht die Automatisierung zahlreicher Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit dem Beschaffungsprozess. Dazu geh\u00f6ren beispielsweise die Erstellung von Bestellscheinen, die Verwaltung von Rechnungen und die \u00dcberwachung von Zahlungen. Dadurch werden <b>Fehler reduziert und die Bearbeitungszeiten verk\u00fcrzt<\/b>, was zu effizienteren Prozessen und einer schnelleren Reaktionsf\u00e4higkeit des Unternehmens f\u00fchrt. Dies hat auch eine Verk\u00fcrzung der Zahlungsfristen zugunsten besserer Lieferantenbeziehungen zur Folge.<\/p>\n<h3>Zeit sparen und die Effizienz steigern<\/h3>\n<p>Die Digitalisierung von Dokumenten verschafft den Mitarbeitern mehr Zeit, da zeitaufw\u00e4ndige manuelle Aufgaben eliminiert werden. So k\u00f6nnen sie sich auf Aktivit\u00e4ten mit h\u00f6herer Wertsch\u00f6pfung konzentrieren. Dar\u00fcber hinaus werden das Suchen und Teilen von Dokumenten <b>beschleunigt und vereinfacht,<\/b> da die Organisation und Indexierung digitaler Dateien optimiert wird. <\/p>\n<h3>Kosten senken<\/h3>\n<p>Die Digitalisierung von Dokumenten reduziert die Kosten, die durch den Druck, die Speicherung und die Handhabung physischer Dokumente entstehen. Sch\u00e4tzungen zufolge k\u00f6nnen in Unternehmen bis zu <b>80 % der Kosten eingespart <\/b>werden, die bei herk\u00f6mmlichen Transaktionen entstehen.<\/p>\n<h3>Sicherheit erh\u00f6hen<\/h3>\n<p>Die Digitalisierung von Dokumenten <b>verbessert die R\u00fcckverfolgbarkeit, die Sicherheit und den Zugang <\/b>zu Informationen. Mit elektronischen Dokumenten wird das Risiko eines Datenverlusts oder -lecks erheblich verringert. Dar\u00fcber hinaus ist es einfacher, den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren oder sogar deren Nutzungshistorie zu verfolgen. Dies bedeutet jedoch auch, dass man in Bezug auf Cybersicherheit und Datenschutz doppelt wachsam sein muss. <\/p>\n<h3>Compliance schaffen<\/h3>\n<p>In ganz Europa <b>werden die gesetzlichen Anforderungen<\/b> an die Digitalisierung von Rechnungen <b>immer strenger.<\/b> So schreibt die Richtlinie 2014\/55\/EU vom 16. April 2014 vor, dass jede \u00f6ffentliche Verwaltung elektronische Rechnungen, die dem europ\u00e4ischen Standard entsprechen, empfangen und verarbeiten k\u00f6nnen muss. Bei B2B-Transaktionen ist die digitale Reife von Land zu Land unterschiedlich. Die meisten Regierungen schreiben jedoch eine schrittweise Umsetzung vor, wie es beispielsweise in Italien, Frankreich, Belgien und Polen der Fall ist.<\/p>\n<h3>CO<sub>2<\/sub>-Fu\u00dfabdruck verringern<\/h3>\n<p>Die Digitalisierung von Dokumenten ist Teil eines nachhaltigen Entwicklungsprozesses. Denn dadurch wird der<b> Papier- und Energieverbrauch reduziert<\/b> und die Abfallproduktion, die mit der gesamten Logistik rund um den Versand von Dokumenten verbunden ist, gesenkt. <\/p>\n<p>Laut einer Studie von Basware verringert der Umstieg von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen die Treibhausgasemissionen um fast 36 %. Dies tr\u00e4gt somit zur gesellschaftlichen Verantwortung der Unternehmen (Corporate Social Responsibility, CSR) bei.<\/p>\n<hr\/>\n<p><b>Im Fokus: die Digitalisierung von Rechnungen<\/b><\/p>\n<ul>\n<li>\n<p>47 % der Einkaufsabteilungen haben die Digitalisierung von Rechnungen in ihre digitale Roadmap integriert (PwC, Digital Procurement, 2022)<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Unternehmen, die die elektronische Rechnungsstellung einf\u00fchren, erzielen eine Investitionsrendite von \u00fcber 60 % (EESPA, <a href=\"https:\/\/www.eespa.eu\/einvoicing-basics\/overview#benefits\">Overview &#8211; Benefits<\/a>)<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p>Dank Werkzeugen f\u00fcr k\u00fcnstliche Intelligenz und Machine Learning<i> <\/i>verk\u00fcrzt sich die Bearbeitungszeit einer elektronischen Rechnung von Wochen auf Tage \u2013 in manchen Unternehmen sogar auf weniger als 48 Stunden (Basware, <a href=\"https:\/\/blog.basware.com\/en\/the-advantages-of-electronic-invoicing-both-in-sending-and-receiving\">The Advantages Of Electronic Invoicing, Both In Sending And Receiving<\/a>, 2023)<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<hr\/>\n<h2>Wie kann man ein Dokument digitalisieren? <\/h2>\n<p>Der Prozess der Digitalisierung von Dokumenten durchl\u00e4uft zwei gro\u00dfe Phasen: das Scannen und die Einf\u00fchrung einer Software f\u00fcr das elektronische Dokumentenmanagement (EDM).<\/p>\n<h3>Digitalisierung vorhandener Dokumente<\/h3>\n<p>Der erste Schritt besteht darin, <b>die<\/b> bereits im Unternehmen vorhandenen <b>Papierdokumente zu scannen<\/b>. Dies kann mithilfe professioneller Scanner oder durch Outsourcing-Dienste erfolgen. Im n\u00e4chsten Schritt werden die gescannten Dateien in kompatible Formate konvertiert und indexiert, um die sp\u00e4tere Suche zu erleichtern.<\/p>\n<h3>Einf\u00fchrung einer dedizierten Software<\/h3>\n<p>Die Einf\u00fchrung einer Software f\u00fcr das elektronische Dokumentenmanagement (EDM) ist ein weiterer wichtiger Schritt, um digitale Dokumente effektiv zu verwalten. Mithilfe dieser Tools kann eine zentrale Datenbank erstellt werden, in der Dateien gespeichert, klassifiziert und f\u00fcr berechtigte Nutzer zug\u00e4nglich gemacht werden. <\/p>\n<p>Einige dieser Softwareprogramme lassen sich in andere Anwendungen (Informationssysteme, CRM-Software usw.) integrieren und bieten erweiterte Funktionen wie elektronische Signaturen, kollaborative Arbeitsbereiche oder die optische Zeichenerkennung (OCR), mit der sich wichtige Informationen automatisch aus Dokumenten extrahieren lassen. <\/p>\n<p>Die Digitalisierung des Dokumentenflusses ist f\u00fcr Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse optimieren m\u00f6chten, ein wichtiger Hebel. Diese Vorgehensweise hat viele Vorteile, die den Priorit\u00e4ten von Einkaufsteams entsprechen: Kostensenkung, Reduzierung des CO<sub>2<\/sub>-Aussto\u00dfes und Steigerung der Effizienz. Somit ist sie ein wirksames Mittel, um einem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, dessen Wachstum zu f\u00f6rdern und sich f\u00fcr den digitalen Wandel zu engagieren.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Digitalisierung von Dokumenten ist f\u00fcr Organisationen, insbesondere f\u00fcr die Einkaufsfunktion, heutzutage unverzichtbar geworden. Unternehmen und Organisationen aller Gr\u00f6\u00dfenordnungen aus dem \u00f6ffentlichen und privaten Sektor wenden diese Praxis an, um ihre Beschaffungsprozesse zu rationalisieren und ihre betriebliche Effizienz zu steigern. 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