{"id":72751,"date":"2022-08-02T11:00:01","date_gmt":"2022-08-02T11:00:01","guid":{"rendered":"https:\/\/app-mde-blog-prd.azurewebsites.net\/?p=72470"},"modified":"2026-02-12T12:10:41","modified_gmt":"2026-02-12T12:10:41","slug":"6-tools-zur-optimierung-ihres-automatisierten-beschaffungsprozesses","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.de\/blog\/intelligentes-und-effizientes-arbeiten\/6-tools-zur-optimierung-ihres-automatisierten-beschaffungsprozesses\/","title":{"rendered":"6 Tools zur Optimierung Ihres automatisierten Beschaffungsprozesses"},"content":{"rendered":"
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Unternehmen sind st\u00e4ndig auf der Suche nach mehr Leistung \u2013 durch Ressourceneffizienz, operative Exzellenz und Produktivit\u00e4t. Wie alle anderen Abteilungen ist auch der Einkauf davon nicht ausgenommen.<\/p>\n

Einkaufsabteilungen m\u00f6chten Zeit sparen, fundierte Entscheidungen treffen und gleichzeitig die Kontrolle \u00fcber Kosten und Risiken behalten. In diesem Kontext entfalten die Digitalisierung des Einkaufs und die Automatisierung von Prozessen ihre volle Wirkung. Laut der Beratungsfirma McKinsey lassen sich zwischen 50 und 70 % der Aufgaben in Einkaufsabteilungen potenziell automatisieren.<\/p>\n

E-Procurement-L\u00f6sungen<\/h2>\n

Die ersten von Einkaufsteams bevorzugten Automatisierungstools sind E-Procurement-L\u00f6sungen<\/a>. Sie erm\u00f6glichen die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse in den drei Hauptphasen des Procure-to-Pay-Prozesses (P2P):<\/p>\n

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  1. Produktauswahl,<\/li>\n
  2. Bestellversand sowie<\/li>\n
  3. Rechnungs- und Zahlungsmanagement.<\/li>\n<\/ol>\n

    W\u00e4hrend des gesamten Prozesses k\u00f6nnen zahlreiche Aufgaben automatisiert werden \u2013 etwa die Integration der Einkaufsanfrage in das Informationssystem, die Validierungs-Workflows oder der Abgleich von Bestellungen und Rechnungen.<\/p>\n

    Das beschleunigt die Einkaufsprozesse, reduziert manuelle Fehler und optimiert die Gesamtkosten der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen. Kein Wunder, dass die Transaktionskosten um bis zu 80 % gesenkt werden k\u00f6nnen! Dar\u00fcber hinaus steigert dies die Zufriedenheit der Teams insgesamt \u2013 durch vereinfachte Produktsuche f\u00fcr interne Kunden, weniger buchhalterische Bearbeitung und einfacheres Management f\u00fcr Eink\u00e4ufer.<\/p>\n

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    E-Procurement mit Manutan – Wir bieten Ihnen verschiedene L\u00f6sungen zur Digitalisierung Ihrer Transaktionsprozesse<\/b><\/p>\n

    Dank unserer Experten und unserer technischen L\u00f6sung k\u00f6nnen wir uns innerhalb k\u00fcrzester Zeit mit einer Vielzahl von Marktpl\u00e4tzen verbinden. Wir passen uns jeder Situation an \u2013 egal, ob Sie mit einer externen Plattform oder einer internen L\u00f6sung arbeiten. Haben Sie noch keine E-Procurement-L\u00f6sung? Wir richten f\u00fcr Ihr Unternehmen einen Webshop ein.<\/p>\n

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    AP-Automatisierung<\/h2>\n

    Um bei der Rechnungsautomatisierung noch weiter zu gehen, k\u00f6nnen Unternehmen auch auf AP-Automation-L\u00f6sungen (Accounts Payable Automation) setzen. Diese Tools digitalisieren nicht nur Rechnungen, sondern automatisieren auch die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen \u2013 vom Datenerfassen bis zur Zahlung. Die L\u00f6sungen st\u00fctzen sich auf verschiedene Technologien wie Electronic Data Interchange (EDI), Optical Character Recognition (OCR) oder Machine Learning.<\/p>\n

    Der gr\u00f6\u00dfte Vorteil solcher Systeme liegt in der Zeitersparnis. Laut Generix Group k\u00f6nnen Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung um rund 80 % beschleunigen. Gleichzeitig werden Fehler und Kosten reduziert und die Nachverfolgbarkeit verbessert \u2013 der Schl\u00fcssel zu einem fl\u00fcssigen, kontrollierten und effizienten Rechnungsflussmanagement.<\/p>\n

    Einkaufs-Chatbots<\/h2>\n

    Generative KI er\u00f6ffnet den Weg zur intensiven Nutzung von intelligenten Chatbots im t\u00e4glichen Betrieb. Diese Gespr\u00e4chsagenten verwandeln sich in virtuelle Assistenten f\u00fcr Eink\u00e4ufer. Sie unterst\u00fctzen bei vielen Aufgaben: Bearbeitung von Routineanfragen mit Lieferanten, Suche und Weitergabe von Schl\u00fcsselinformationen zur Entscheidungsfindung, Datenerfassung und Analyse.<\/p>\n

    Pascal Bensoussan, Chief Product Officer bei Ivalua, glaubt an das Potenzial autonomer Agenten zur Prozessautomatisierung: \u201eStellen Sie sich vor, ein Nutzer muss ein defektes Maschinenteil ersetzen. Er macht ein Foto des defekten Teils \u2013 und der autonome Agent \u00fcbernimmt. Er analysiert sofort das Bild, identifiziert das defekte Teil, findet geeignete Lieferanten, startet eine Ausschreibung, bewertet die eingegangenen Angebote nach mehreren Kriterien und w\u00e4hlt die beste Option aus. Sobald die Entscheidung getroffen ist, erstellt er eine Bestellung, aktualisiert den Vertrag und verhandelt die Bedingungen.\u201c <\/i><\/p>\n

    Je nach Beschaffungsart kann der Agent den gesamten oder einen Teil des Einkaufsprozesses \u00fcbernehmen und gleichzeitig unter menschlicher Aufsicht agieren.<\/p>\n

    Robotic Process Automation (RPA)<\/h2>\n

    Robotic Process Automation (RPA) eignet sich ideal zur Automatisierung zeitaufw\u00e4ndiger und sich wiederholender Aufgaben. Dabei handelt es sich um Software-Roboter, die standardisierte Prozesse nach festgelegten Regeln ausf\u00fchren \u2013 etwa Dateneingaben, Informationssammlung oder Dateiverwaltung. Eine neue Generation intelligenter Tools kann sogar komplexere Einkaufsprozesse bew\u00e4ltigen. Intelligent Process Automation unterst\u00fctzt Teams bei au\u00dfergew\u00f6hnlichen Aufgaben, die Urteilsverm\u00f6gen und Analyse erfordern.<\/p>\n

    Diese RPA-Software kann innerhalb weniger Wochen implementiert werden und bietet erhebliche Kostenvorteile.<\/p>\n

    Leslie Willcocks, Professor an der London School of Economics, erkl\u00e4rt: \u201eDer gr\u00f6\u00dfte Vorteil, den wir in den 16 von uns durchgef\u00fchrten Fallstudien festgestellt haben, ist eine Kapitalrendite zwischen 30 % und 200 % im ersten Jahr. Doch wir d\u00fcrfen uns nicht mit kurzfristigen finanziellen Gewinnen zufriedengeben \u2013 insbesondere, wenn diese nur aus Arbeitseinsparungen resultieren. Dieser Ansatz wird der Leistungsf\u00e4higkeit der Software nicht gerecht, denn der Nutzen f\u00fcr das Unternehmen ist vielf\u00e4ltig.\u201c<\/i><\/p>\n

    Mit den richtigen Tools k\u00f6nnen Einkaufsteams sich so von monotonen Aufgaben befreien und sich auf strategisch wichtige Themen konzentrieren.<\/p>\n

    E-Sourcing-Tools<\/h2>\n

    E-Sourcing-L\u00f6sungen zielen darauf ab, strategische Beschaffungsaktivit\u00e4ten und Einkaufsverfahren zu vereinfachen und zu verbessern. Ein gro\u00dfer Teil dieser Aktivit\u00e4ten kann automatisiert werden \u2013 z. B. Benachrichtigungen und Erinnerungen an Eink\u00e4ufer, interne Kunden und Lieferanten, Berichte, Angebotsvergleiche nach Bewertungsraster, vorformatierte Antworten, Online-Verhandlungen usw. Diese Funktionen helfen, Vertragsvergabezeiten zu verk\u00fcrzen und qualitativ hochwertige Interaktionen mit Lieferanten zu f\u00f6rdern \u2013 die Basis f\u00fcr Beschaffungsstrategien mit hohem Mehrwert.<\/p>\n

    Contract Lifecycle Management-Software (CLM)<\/h2>\n

    Auch CLM-Tools (Contract Lifecycle Management) sind \u00e4u\u00dferst n\u00fctzlich, um die Verwaltung von Lieferantenvertr\u00e4gen zu optimieren. Neben der Dokumentenzentralisierung und einer verbesserten Compliance automatisieren und vereinfachen sie den gesamten Vertragsprozess \u2013 von der Initiierung \u00fcber Erstellung, Bearbeitung, Verhandlung, Ausf\u00fchrung bis zur Verl\u00e4ngerung.<\/p>\n

    So wird die Vertragsgestaltung schneller, fl\u00fcssiger und besser auf die Unternehmensziele abgestimmt.<\/p>\n

    Nick Heinzmann, Head of Research bei Zip, betont: \u201eDie Zukunft liegt nicht darin, noch ein weiteres Dashboard oder eine isolierte L\u00f6sung hinzuzuf\u00fcgen. Es geht vielmehr um echte Orchestrierung \u2013 eine einheitliche und vernetzte Erfahrung, die \u00fcber Systeme, Teams und Entscheidungen hinweg funktioniert. Der n\u00e4chste Schritt dieser Orchestrierung besteht darin, Prozessen Autonomie zu verleihen \u2013 \u00fcber die Automatisierung hinaus hin zu einer KI, die handeln, sich anpassen und die Beschaffung vorantreiben kann. So bleiben Einkaufsleiter dem Chaos einen Schritt voraus.\u201c<\/i><\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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