Lebenszykluskosten: ein strategischer Hebel zur Optimierung Ihres Einkaufs und zur Stärkung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit

Lange Zeit konzentrierten sich Einkaufsabteilungen vor allem auf den Anschaffungspreis. Heute erweitert sich diese Perspektive durch die Lebenszykluskosten. Dabei werden sämtliche Kosten betrachtet, die mit einem Produkt oder einer Dienstleistung verbunden sind – von der Konzeption bis zum Ende der Nutzungsdauer.

Dieser Ansatz ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung der tatsächlichen Kosten eines Produkts oder einer Leistung und geht damit deutlich über die reinen Anfangsinvestitionen hinaus. So werden fundierte Einkaufsentscheidungen möglich, bei denen die gesamte Wertschöpfung im Fokus steht.

Lebenszykluskosten: Definition

Die Analyse der Lebenszykluskosten ist eine Methode zur Bewertung der Gesamtkosten eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Systems über dessen gesamte Lebensdauer hinweg. Sie umfasst sowohl die direkten Kosten, die vom Unternehmen getragen werden, als auch die indirekten Kosten, die von der Gesellschaft insgesamt getragen werden – von der Entwicklungsphase bis zum Management der End-of-Life-Phase.

Charakteristisch für diesen Ansatz ist die Monetarisierung umweltbezogener Externalitäten, die mit dem Erwerb von Produkten, Dienstleistungen und Systemen verbunden sind.

Ziel ist es aufzuzeigen, dass die Anschaffungskosten letztlich nur einen sehr kleinen Teil der Gesamtkosten ausmachen. Dadurch wird deutlich, wie wichtig eine erweiterte Kostenanalyse ist, um Einkaufsentscheidungen fundiert zu treffen. Sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor entwickelt sich diese Methode zu einem strategischen Instrument zur Bewertung der Gesamtkosten eines Angebots unter Berücksichtigung all seiner Bestandteile.

Zohaib Zubair, Vice President Group Finance bei Dubai Holding Entertainment, erklärt dazu: „Indem man über die anfänglichen Investitionsausgaben und Betriebskosten hinausgeht, bietet die Betrachtung der Lebenszykluskosten eine deutlich umfassendere Sicht. Sie ermöglicht eine tiefgehende Bewertung der wirtschaftlichen Auswirkungen eines Projekts, erleichtert den Vergleich von Alternativen sowie die Beurteilung von Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit und unterstützt zugleich die Optimierung der Ressourcenallokation und des Risikomanagements über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg.“

Info: TCO vs. LCC
Die Lebenszykluskosten (LCC) gehen über die Total Cost of Ownership (TCO) hinaus. Während die Total Cost of Ownership die Gesamtkosten eines Produkts oder einer Dienstleistung ab dem Zeitpunkt des Kaufs betrachtet, setzt die Analyse der Lebenszykluskosten deutlich früher an – bereits in den Phasen der Planung, Entwicklung und Produktion – und integriert zudem umweltbezogene Externalitäten.

Die Bestandteile der Lebenszykluskosten

Wie deutlich geworden ist, setzen sich die Lebenszykluskosten aus zwei Komponenten zusammen: direkten Kosten, die vom Unternehmen getragen werden, und indirekten Kosten, die von der Gesellschaft getragen werden.

Direkte Kosten

Direkte Kosten (auch interne Kosten, Gesamtkosten oder finanzielle Kosten genannt) entstehen für den Käufer oder die Nutzer während des gesamten Lebenszyklus eines Produkts. Sie lassen sich in jeder Phase relativ einfach quantifizieren.

Dazu zählen insbesondere:

• Anschaffungs- und Inbetriebnahmekosten, um die ordnungsgemäße Nutzung sicherzustellen: Lieferung, Installation, Konfiguration, Versicherung usw.
• Nutzungskosten: Energie- oder Ressourcenverbrauch, Abonnements, Abgaben usw.
• Wartungs- und Instandhaltungskosten: Pflege, Ersatzteile, Reparaturen usw.
• Kosten am Lebensende: Außerbetriebnahme, Sammlung, Recycling, Entsorgung usw.

Indirekte Kosten

Indirekte Kosten ergeben sich aus umweltbezogenen Externalitäten. Sie beschreiben die indirekten finanziellen Auswirkungen, die ein Produkt auf Umwelt und Gesellschaft hat. Diese Kosten sind nicht immer leicht mess- oder quantifizierbar. Beispiele hierfür sind Treibhausgasemissionen und andere Schadstoffemissionen, Energieverbrauch oder Entwaldung.

Um diese Externalitäten monetär zu bewerten, ist eine Methode erforderlich, die auf objektiv überprüfbaren Kriterien basiert, für alle relevanten Stakeholder zugänglich ist und deren erforderliche Daten mit einem angemessenen Aufwand bereitgestellt werden können.

Wie werden Lebenszykluskosten berechnet?

Die Analyse der Lebenszykluskosten gliedert sich in vier zentrale Schritte – von der Abgrenzung bis zur Entscheidungsfindung.

Den Umfang definieren

Im ersten Schritt wird der Umfang des Lebenszyklus festgelegt und die relevanten Kostenpositionen identifiziert. Je nach Art der Beschaffung sind bestimmte Kostenkategorien besonders relevant: Bei Software beispielsweise Lizenzkosten, bei industriellen Anlagen eher der Energieverbrauch.

Daten erfassen

Im zweiten Schritt werden alle erforderlichen Daten gesammelt, also sämtliche relevanten Informationen zu Kosten und Auswirkungen. Dabei ist die Zusammenarbeit mit Lieferanten ebenso wichtig wie der interne Austausch mit anderen Unternehmensfunktionen (Finanzen, Produktion, CSR usw.).

Kosten berechnen

Der dritte Schritt konzentriert sich auf die Berechnung der Lebenszykluskosten. Einkaufsabteilungen können hierfür unterschiedliche Werkzeuge einsetzen – von Tabellenkalkulationen wie Excel bis hin zu spezialisierten Softwarelösungen.

Ergebnisse analysieren

Abschließend werden die verschiedenen Optionen auf Basis der Ergebnisse miteinander verglichen. Der Einkäufer kann unterschiedliche Strategien in Betracht ziehen, etwa die Bevorzugung von hoher Qualität und Langlebigkeit, zirkuläre Beschaffung, funktionale Wirtschaftskonzepte (Economy of Functionality) usw.

Die Vorteile dieses Ansatzes für Unternehmen

Mit der Analyse der Lebenszykluskosten wird jede Einkaufsentscheidung fundierter, effizienter und verantwortungsvoller.

Fundierte Entscheidungsfindung

Dieser Ansatz bietet eine umfassende Sicht auf Kosten sowie auf ökologische und gesellschaftliche Auswirkungen eines Produkts – weit über den reinen Kaufpreis hinaus. Einkaufsabteilungen können verschiedene Optionen objektiv bewerten, vergleichen und ihre Entscheidung auf Basis des langfristigen Mehrwerts treffen.

Optimierung der Ressourcen

Dank dieser ganzheitlichen Betrachtung lassen sich versteckte Kosten ebenso identifizieren wie Einsparpotenziale im Einkauf. Dies eröffnet neue Optimierungsstrategien – etwa bei Betriebskosten, Energieverbrauch oder Abfallmanagement.

Beitrag zu den Nachhaltigkeitszielen

Durch die Analyse der Lebenszykluskosten leisten Einkaufsabteilungen einen aktiven Beitrag zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele ihres Unternehmens. Sie können die Umweltauswirkungen ihrer Beschaffungen bewerten und transparent machen – im Einklang mit der unternehmensweiten CSR-Strategie.

Die Analyse der Lebenszykluskosten ermöglicht es, Kosten zu optimieren und Auswirkungen langfristig zu reduzieren. Sie ist ein strategisches Instrument, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig zu sichern.