Steigern Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens mit einem leistungsstarken und verantwortungsvollen SI Einkauf

Die Digitalisierung der Beschaffung hat sich heute als strategischer Hebel für Unternehmen etabliert, die ihre Kosten optimieren, an Agilität gewinnen und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken möchten.

Das Einkaufsinformationssystem (SI Einkauf) positioniert sich dabei als unverzichtbare Lösung, um diese Transformation zu begleiten.

Was ist ein SI Einkauf (Einkaufsinformationssystem)?

Ein SI Einkauf (oder Einkaufsinformationssystem) ist eine IT-Lösung zur Verwaltung der Beschaffungsprozesse eines Unternehmens. Es ermöglicht die Zentralisierung aller einkaufsbezogenen Daten und Informationsflüsse – von internen Bedarfsanforderungen bis hin zur Zahlungs- und Lieferantenleistungsverfolgung. Dabei handelt es sich nicht nur um eine einfache Verwaltungssoftware, sondern um eine umfassende digitale Arbeitsumgebung für Einkaufsabteilungen.

Ein SI Einkauf ermöglicht insbesondere:

• die Zentralisierung aller einkaufs- und lieferantenbezogenen Daten;
• die Automatisierung von Anforderungs-, Bestell- und Rechnungsprozessen;
• die Analyse von Ausgaben und die Erstellung fortschrittlicher Reportings;
• die Verwaltung von Verträgen und Ausschreibungen;
• die Überwachung der Lieferantenperformance;
• die Integration mit anderen Systemen wie ERP (Enterprise Resource Planning), SRM (Supplier Relationship Management) oder P2P-Lösungen (Procure-to-Pay);
• die Sicherung und vollständige Nachverfolgbarkeit aller Transaktionen.

Welche Schlüsselfunktionen bietet ein SI Einkauf?

Ein leistungsstarkes SI Einkauf zeichnet sich durch eine Vielzahl an Funktionen aus, die alle Phasen des Beschaffungslebenszyklus abdecken:

• Zentralisierung der Daten: Alle Informationen zu Beschaffung, Lieferanten, Verträgen und Bestellhistorien werden auf einer einzigen Plattform gebündelt, was den Zugriff und die Verwaltung erleichtert;
• Prozessautomatisierung: Wiederkehrende Aufgaben (Genehmigung von Bedarfen, Bestellungserstellung, Rechnungsabgleich) werden automatisiert, wodurch Fehlerquellen und Bearbeitungszeiten reduziert werden;
• Ausgabenanalyse: Analyse- und Reporting-Tools ermöglichen die Echtzeitüberwachung der Ausgaben, die Identifikation von Optimierungspotenzialen und die Steuerung der Einkaufsperformance;
• Vertrags- und Ausschreibungsmanagement: Das SI Einkauf unterstützt den gesamten Vertragslebenszyklus – von der Erstellung über die Unterzeichnung bis hin zur Fristen- und Verlängerungsüberwachung;
• Lieferantenperformance: Mithilfe von KPIs lassen sich Qualität, Konformität und Zuverlässigkeit der Partner bewerten;
• Integration mit anderen Systemen: Anbindung an ERP-, SRM- und P2P-Lösungen zur Sicherstellung konsistenter Daten und reibungsloser abteilungsübergreifender Prozesse;
• Sicherheit und Nachverfolgbarkeit: Sämtliche Vorgänge werden dokumentiert, um regulatorische Konformität und Datensicherheit zu gewährleisten.

Warum sollten Beschaffungsprozesse mit einem SI Einkauf optimiert werden?

Die Optimierung der Beschaffung beschränkt sich längst nicht mehr auf reine Preisverhandlungen. Heute erfordert sie eine ganzheitliche Prozesskontrolle und ein effektives Datenmanagement.

Die wichtigsten Vorteile eines SI Einkauf sind:

• Kostenreduktion: durch Ausgabenanalysen, Lieferantenkonsolidierung und Automatisierung geringwertiger Tätigkeiten;
• Produktivitätssteigerung: Einkaufsteams gewinnen Zeit bei administrativen Aufgaben und können sich auf strategische Themen wie Innovation, Sourcing oder CSR konzentrieren;
• Regulatorische Konformität: bessere Steuerung rechtlicher und regulatorischer Risiken (DSGVO, Qualitätsnormen, CSR-Vorgaben);
• Daten- und Prozesssicherheit: zentrale Informationsverwaltung, gesicherte Zugriffe und vollständige Transparenz;
• Verbesserte Zusammenarbeit: effizientere Abstimmung zwischen Einkauf, Finanzen, Recht sowie mit Lieferanten.

Welchen Mehrwert bietet ein engagiertes SI Einkauf?

Ein engagiertes SI Einkauf integriert ökologische, soziale und ethische Kriterien bereits bei der Lieferantenauswahl. Dadurch unterstützt es die CSR-Strategie des Unternehmens und stärkt gleichzeitig dessen Image sowie die Fähigkeit, den Erwartungen der Stakeholder gerecht zu werden.

Ein leistungsfähiges SI Einkauf ermöglicht insbesondere:

• die Bewertung von Lieferanten anhand nicht-finanzieller Kriterien;
• die Zentralisierung von Zertifizierungen und CSR-Verpflichtungen;
• die Steuerung einer verantwortungsvollen Beschaffungspolitik im Einklang mit den Zielen nachhaltiger Entwicklung.

Wie wählt und implementiert man ein passendes SI Einkauf?

Die Einführung eines SI Einkauf beschränkt sich nicht auf die Installation einer Software. Es handelt sich um ein strategisches Projekt, das alle relevanten Stakeholder einbindet und eine fundierte Analyse der Ziele, Prozesse und des Change-Managements erfordert.

Welche Kriterien sind bei der Auswahl eines SI Einkauf entscheidend?

Für die Auswahl des geeigneten SI Einkauf sollten mehrere Kriterien berücksichtigt werden:

• die spezifischen Anforderungen des Unternehmens (Beschaffungsvolumen, Prozesskomplexität, Anzahl der Lieferanten usw.);
• die Interoperabilität mit bestehenden Lösungen (ERP, SRM, Finanztools);
• der Funktionsumfang (Vertrags-, Ausschreibungs- und Lieferantenmanagement);
• die Fähigkeit zur zentralen Datenhaltung bei gleichzeitig einfachem Zugriff;
• die Benutzerfreundlichkeit zur Förderung der Akzeptanz;
• die Unterstützung von CSR- und Nachhaltigkeitszielen.

Es ist entscheidend, neben den Einkaufsteams auch die IT-Abteilung (CIO/IT-Leitung), die Finanzabteilung sowie die Fachanwender in den Auswahlprozess einzubeziehen.

Welche Schritte sind für die Einführung eines SI Einkauf erforderlich?

Um eine hohe Akzeptanz sicherzustellen und den maximalen Nutzen zu erzielen, sollte die Einführung strukturiert und schrittweise erfolgen. Die wichtigsten Schritte sind:

• Analyse der bestehenden Prozesse zur Identifikation von Engpässen, Doppelarbeiten und Compliance-Risiken;
• Projektdefinition mit klaren Zielen, Budget und internen Ressourcen;
• Erstellung eines klaren und skalierbaren Lastenhefts;
• Strukturierte Lieferantenauswahl und Ausschreibungen;
• Auswahl der Lösung auf Basis funktionaler und technischer Anforderungen;
• Pilotphase und Schulung der Anwender;
• Stufenweiser Roll-out und Change-Management;
• Kontinuierliche Leistungsüberwachung und Optimierung.

Wie sehen die Zukunftsperspektiven für SI Einkauf aus?

SI Einkaufssysteme entwickeln sich rasant weiter, um die Transformation von Organisationen und die neuen strategischen Anforderungen der Einkaufsabteilungen zu unterstützen. Die Automatisierung wird präziser und reduziert manuelle Tätigkeiten zugunsten einer datengetriebenen Steuerung. Künstliche Intelligenz wird integriert, um Bedarfe zu antizipieren, Kosten zu optimieren und Risiken frühzeitig zu erkennen. Prädiktive Analysen entwickeln sich zu einem zentralen Instrument der strategischen Planung.

Zudem vernetzen sich SI Einkaufssysteme zunehmend nahtlos mit ERP-, P2P- und SRM-Lösungen und schaffen eine einheitliche, konsistente IT-Architektur. Diese technologische Konvergenz ermöglicht eine ganzheitliche und sofort verfügbare Sicht auf die gesamte Wertschöpfungskette der Beschaffung. Die Rolle des Einkaufs wandelt sich dabei grundlegend: Einkaufsteams werden zu Treibern nachhaltiger Performance, Innovation und strategischer Steuerung.

Wie Patrick Chabannes (ehemaliger Senior Solution Strategist bei Determine) betont: „SI Einkaufssysteme werden in der Lage sein, Nutzern Empfehlungen auf Basis individueller Geschäftsregeln zu geben und interaktive Entscheidungssituationen zu schaffen. Der Einkäufer stellt sich dann die richtigen Fragen: Was ist passiert? Was wurde identifiziert? Welche Vorteile erzielen meine Wettbewerber durch die Zusammenarbeit mit diesen Quellen?“

Fallstudie: Einführung eines SI Einkauf und erzielte Ergebnisse

Ein großes Unternehmen der Lebensmittelindustrie mit mehreren Produktionsstandorten in Europa entschied sich, seine Beschaffungsprozesse grundlegend zu transformieren, um wettbewerbsfähiger zu werden. Das Unternehmen ist in über zehn Ländern tätig, beschäftigt rund 5.000 Mitarbeitende und arbeitet mit einem weit verzweigten Lieferantennetzwerk auf mehreren Kontinenten zusammen. Die Einkaufsabteilung verwaltete mehr als 500 Lieferanten und zehntausende Bestellpositionen pro Jahr, was zu einer hohen operativen Komplexität führte.
Ziel war es, das Lieferantenportfolio zu rationalisieren, Daten zu zentralisieren, Standardprozesse zu automatisieren und eine bessere Transparenz über die Ausgaben zu schaffen, um strategische Entscheidungen zu erleichtern.

Durch die Einführung eines modernen SI Einkauf konnte das Unternehmen:

• jährliche Verbrauchsdaten analysieren, um Ausgabenstrukturen besser zu verstehen;
• 16 nicht-strategische Lieferanten identifizieren und ersetzen, wodurch das Lieferantenportfolio verschlankt und die Zusammenarbeit mit Schlüsselpartnern gestärkt wurde;
• die Verwaltungskosten bereits im ersten Jahr um 16.000 € senken, dank Prozessautomatisierung (Bestellungen, Genehmigungen, Rechnungen) und Wegfall geringwertiger Tätigkeiten;
• die Lieferantenperformance in Echtzeit über gemeinsame Dashboards verfolgen, was Lieferantenbewertungen und Verhandlungen erleichterte.

Die erzielten Ergebnisse:

• deutliche Senkung der Beschaffungskosten;
• beschleunigte Genehmigungs- und Bestellzyklen;
• bessere Kontrolle von Lieferantenrisiken;
• höhere Zufriedenheit der Einkaufsteams und internen Nutzer.

Ein leistungsstarkes und engagiertes SI Einkauf einzuführen, ist weit mehr als ein reines IT-Projekt. Es handelt sich um eine strategische Initiative, die operative, finanzielle und verantwortungsvolle Unternehmensziele miteinander in Einklang bringt.