In der Geschäftswelt gehört die Qualität zu den wichtigsten Kaufkriterien, ebenso wie beispielsweise der Preis oder die Lieferzeiten. Wenn man sich zu sehr auf die Qualität der gekauften Produkte und/oder Dienstleistungen fokussiert, besteht die Gefahr der Überqualität. Der Grat zwischen Qualität und Überqualität ist schmal, aber die Folgen sind nicht unerheblich. Deshalb müssen die Einkaufsabteilungen darauf achten, diese Klippe zugunsten der finanziellen und operativen Leistung ihrer Organisation zu umschiffen.
Qualität vs. Überqualität: Begriffsbestimmung
Die internationale Norm für Qualitätsmanagement ISO 90001 definiert Qualität als „Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale Anforderungen erfüllt“. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass die Bedürfnisse eines Kunden und ein Produkt/eine Dienstleistung in Bezug auf Kosten, Leistung und Zeit aufeinander abgestimmt sind.
Besteht ein Ungleichgewicht zwischen diesen Faktoren, spricht man von Unter- oder Überqualität. Jedes dieser Phänomene bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich. Unterqualität ist mit einem erhöhten Risiko verbunden, während Überqualität erhebliche finanzielle Herausforderungen mit sich bringt.
Überqualität liegt dann vor, wenn die Qualität einer Ausrüstung, eines Produkts und/oder einer Dienstleistung die für die spezifische Verwendung erwarteten Anforderungen übersteigt. Genauer gesagt ist dies der Fall, wenn der Indikator, der zur Bestimmung der erwarteten Qualität herangezogen wird, den Indikator der finanziellen Rentabilität übersteigt. Mit anderen Worten: Hat man die Überqualität nicht im Griff, so führt dies zu unnötigen Ausgaben, ohne stets einen echten funktionalen oder betrieblichen Nutzen zu bieten.
Für die Einkaufsabteilungen besteht die Herausforderung also darin, das richtige Qualitätsniveau zu finden, um die Bedürfnisse der internen Kunden zu erfüllen, sie aber nicht zu übertreffen.
Wie vermeidet man Überqualität in der Beschaffung?
Das Phänomen der Überqualität ist besonders bei Einkäufen der Kategorie C verbreitet. Häufig haben interne Kunden freie Hand bei der Auswahl der benötigten Produkte aus einem festgelegten Angebot. Ohne jegliche Orientierungshilfe verlassen sie sich dann auf ihre eigenen Kaufgewohnheiten und persönlichen Vorlieben. Und dies führt in mehr als einem Drittel der Fälle zum Kauf von Premiumprodukten. Es liegt also an den Einkaufsabteilungen, einen methodischen Ansatz zur Vermeidung von Überqualität zu verfolgen, der auf der Analyse von Daten und der Einbeziehung der verschiedenen Interessengruppen beruht.
Die Bedürfnisse der Nutzer analysieren
Zunächst muss mit den internen Kunden eine gründliche Analyse der tatsächlichen Bedürfnisse durchgeführt werden. Ein solches Vorgehen ermöglicht es, die wesentlichen Spezifikationen für die betreffenden Ausrüstungen, Produkte und Dienstleistungen festzulegen, ohne deren operative Effizienz zu beeinträchtigen. Es geht darum, mithilfe genauer Standards klare Kriterien für die erforderliche Qualität festzulegen. So kann man die Sortimentsstufe an den funktionalen Bedarf der Produkte anpassen und sich für das richtige Maß an Qualität entscheiden.
Es gibt gemeinhin drei Hauptsortimentsstufen, die sich sowohl in der Qualität als auch im Preis unterscheiden:
Premiumklasse: Diese Produkte sind qualitativ hochwertig und haben einen hohen Preis. Meistens sind diese Markenprodukte exklusiv oder verfügen über viele Zusatzfunktionen.
Mittelklasse: Diese Produkte weisen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis auf und sind im Durchschnitt 10% günstiger als die Premiumklasse.
Einstiegsklasse: Diese Produkte befriedigen die Grundbedürfnisse, sind aber im Durchschnitt 20% günstiger sind als die Premiumklasse.
Hinzu kommen noch die Handelsmarken (Private Label). Diese bieten häufig Produkte von gleicher Qualität wie die Premiumklasse, sind aber im Durchschnitt 15% günstiger. Dies gilt beispielsweise für Manutan EXPERT, dessen Produkte ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweisen und 10 Jahre Garantie haben, ausgenommen Verbrauchsmaterialien. Das macht sie zu interessanten Alternativen zu nationalen Marken.
Kosten analysieren
Wichtig ist auch eine Analyse der Gesamtbetriebskosten (TCO), also nicht nur den faktischen Kaufpreis zu betrachten, sondern auch alle Nebenkosten (Kosten für Wartung, Nutzung, Minderqualität, Rücknahme usw.).
Heute gehen die Einkaufsabteilungen sogar noch einen Schritt weiter und betrachten die Lebenszykluskosten. Dieser Ansatz berücksichtigt auch externe Umwelteffekte wie Treibhausgasemissionen, Energieverbrauch usw.
Mit seinen Lieferanten zusammenarbeiten
Ebenso wichtig ist die Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Die Einkaufsabteilungen sind gut beraten, sich auf das Produktwissen, die Marktkenntnisse und alle Daten zu stützen, die ihre Partner besitzen. Gemeinsam können sie individuelle Lösungen mit dem optimalen Qualitätsniveau erarbeiten, um den Bedürfnissen des Unternehmens so genau wie möglich zu entsprechen.
Schließlich stützt sich dieser Ansatz auf die Lean-Philosophie. Tatsächlich gilt Überqualität als eine Art „Verschwendung“, da sie Ressourcen verbraucht, dem Endkunden aber keinen Mehrwert bringt. Dieser Ansatz zielt also darauf ab, alles Unnötige zu vermeiden, um die Leistung und Rentabilität des Unternehmens zu verbessern.
Die Vorteile von Qualitätsausrüstung und -produkten
Die Wahl des richtigen Qualitätsniveaus für die in ihrem Unternehmen eingekaufte Ausrüstung, Produkte und Dienstleistungen lohnt sich für die Einkaufsabteilungen in vielerlei Hinsicht.
Verbesserung der Rentabilität
Der Hauptvorteil ist natürlich wirtschaftlicher Natur. Durch Ausrüstung, Produkte und Dienstleistungen in der richtigen Qualität können Unternehmen unnötige Ausgaben minimieren, ihre Finanzmittel schonen und ihre Rentabilität langfristig verbessern.
Die Wettbewerbsfähigkeit steigern
Durch die Einsparungen können die Unternehmen diese Mittel wiederum für Forschung und Entwicklung, neue Projekte oder auch strukturelle Verbesserungen einsetzen. Auf diese Weise stärken sie ihre Wettbewerbsfähigkeit und differenzieren sich auf dem Markt.
Effizienz steigern
Durch die Wahl der richtigen Ausrüstung gewinnen Unternehmen auch an betrieblicher Effizienz. Sie vermeiden die Verschwendung von Ressourcen, Zeit und Energie. Prozesse werden optimiert und Abläufe reibungslos gestaltet, was die Gesamtproduktivität innerhalb der Organisation steigert.
Agilität fördern
Die richtige Ausstattung ist die Grundlage für ein agiles Unternehmen. Durch die Wahl von Lösungen, die genau auf ihre Bedürfnisse abgestimmt sind, erhöhen die Unternehmen ihre Flexibilität. Dadurch können sie sich schneller an Marktschwankungen oder veränderte Kundenbedürfnisse anpassen. Dies ist ein großer Vorteil, wenn es darum geht, neue Chancen zu nutzen und gleichzeitig die Risiken unverhältnismäßiger Investitionen zu verringern.
Sie sehen also, dass das Streben nach Qualität nicht automatisch zu Überqualität führen muss. Durch die Entscheidung für Ausrüstung, Produkte und Dienstleistungen, die genau auf die betrieblichen Anforderungen abgestimmt sind, können Einkaufsabteilungen erhebliche Einsparungen erzielen und gleichzeitig eine optimale Leistung gewährleisten.
