Heute haben Organisationen keine andere Wahl, als die digitale Transformation voranzutreiben, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Für Einkaufsabteilungen ist dies ein unverzichtbarer Schritt, um Informationen zu zentralisieren, Aufgaben zu automatisieren und das Einkaufsmanagement zu optimieren. Unternehmen müssen diesen digitalen Wandel jetzt und auf die bestmögliche Weise umsetzen. Das bedeutet, sowohl die Herausforderungen als auch die Vorteile zu verstehen, bewährte Methoden und passende Tools einzuführen – und das alles mit einer langfristigen Perspektive.
Was versteht man unter der digitalen Transformation im Einkauf?
Die digitale Transformation bezeichnet die Integration digitaler Technologien und Lösungen in sämtliche Aktivitäten eines Unternehmens. Dadurch kann es sich anpassen, seine Wettbewerbsfähigkeit verbessern und auf Veränderungen in den Märkten reagieren. Dieser Ansatz setzt eine tiefgreifende Veränderung der Unternehmensabläufe sowie des Geschäftsmodells voraus. Anders gesagt: Es geht darum, neue Methoden zu etablieren, um Mehrwert zu schaffen und gleichzeitig effizienter zu werden. Dahinter steht also ein technologischer, kultureller und organisatorischer Wandel.
Auf den Einkauf angewendet reicht die digitale Transformation von der Automatisierung bestimmter zeitaufwendiger Aufgaben und Prozesse bis hin zum Einsatz neuer Technologien wie Künstlicher Intelligenz, um komplexere Tätigkeiten auszuführen. Ziel ist es, Aufgaben mit geringer Wertschöpfung für die Einkaufsteams zu reduzieren und ihnen zugleich die nötigen Mittel an die Hand zu geben, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Mit anderen Worten: mehr Produktivität und eine höhere Gesamtleistung.
Laut einer aktuellen Studie von Coupa und Zip nennen 39 % der Einkaufsentscheider die digitale Transformation und Automatisierung als Prioritäten für die kommenden anderthalb Jahre. Sie sehen darin zugleich einen Gewinn an Effizienz, Transparenz und Performance.
Nick Heinzmann, Research Director bei Zip, ergänzt: „Viele Organisationen stecken in einer digitalen Zwischenphase fest – sie haben die Grundlagen hinter sich gelassen, sind aber noch weit davon entfernt, transformative Ergebnisse zu erzielen. Dieser Rückstand ist oft auf fragmentierte Tools, intransparente Abläufe und unzureichend genutzte Daten zurückzuführen. Organisationen müssen nicht nur ihre technologische Infrastruktur modernisieren, sondern auch ihre Strategie.“
Die Vorteile der Digitalisierung im Einkauf
Die Vorteile, welche die digitale Transformation des Einkaufs für Organisationen mit sich bringt, sind erheblich. Die Optimierung und Automatisierung des Einkaufs versprechen Wettbewerbsfähigkeit, Compliance und Performance.
Operative Effizienz
Die Zentralisierung von Informationen und die Automatisierung von Aufgaben tragen dazu bei, die operative Effizienz zu verbessern. Die Digitalisierung hilft außerdem, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Fehler zu reduzieren und Prozesse zu vereinfachen. Letztlich ermöglicht sie es den Einkaufsteams, sich auf andere, strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
Kostenoptimierung
Die digitale Transformation im Einkauf ist ein starker Hebel zur Kostensenkung. Auch wenn ein solches Projekt Investitionen erfordert, werden diese durch die Möglichkeiten zur Kostenreduzierung kompensiert. Dazu zählen sowohl direkte Einsparungen durch ein besseres Einkaufs- und Vertragsmanagement als auch indirekte Einsparungen durch die Optimierung administrativer und logistischer Prozesse.
360°-Transparenz
Die Nutzung von Daten und Key Performance Indicators bietet einen vollständigen Überblick über Ausgaben und Lieferantenleistungen. Einkäufer können Einsparpotenziale leichter identifizieren, fundierte Entscheidungen treffen und den Einkauf im Unternehmen effizient steuern.
Bessere Zusammenarbeit
Digitale Lösungen kommen allen Beteiligten zugute: den Einkaufsteams, aber auch anderen Fachabteilungen, internen Kunden und Partnern. Das fördert Transparenz, Zusammenarbeit und Kommunikation. Am Ende steigert dies die Zufriedenheit aller Beteiligten und stärkt zugleich die Lieferantenbeziehung.
Herausforderungen für Unternehmen
Um ihre digitale Transformation erfolgreich umzusetzen, stehen Einkaufsabteilungen vor unterschiedlichen technischen, organisatorischen und menschlichen Hürden.
Die Qualität der Daten
Die erste Hürde bei der Digitalisierung des Einkaufs hängt mit dem explosionsartigen Wachstum des Datenvolumens zusammen. Unternehmen haben mitunter Schwierigkeiten, auf qualitativ hochwertige Daten zuzugreifen. Denn es reicht nicht aus, Daten nur zu sammeln – sie müssen auch korrekt, vollständig und standardisiert sein. Deshalb müssen Unternehmen eine Data Governance, eine automatische Datenerfassung und eine kontinuierliche Qualitätskontrolle der Daten einführen.
Die Integration der Tools
Die zweite große Hürde ist die Heterogenität der Anwendungen und IT-Tools, die von Einkaufsabteilungen genutzt werden, sowie deren schwierige Integration. Ein möglicher Lösungsansatz liegt in der Systemintegration über Tools, die in Echtzeit miteinander kommunizieren können, oder in der Standardisierung von Geschäftsprozessen.
Widerstand gegen Veränderungen
Digitalisierungsprojekte können auch auf mangelnde Akzeptanz in den Teams stoßen. Das kann an kulturellen Hürden liegen, etwa an einem fehlenden Verständnis für die Vorteile der Digitalisierung, aber auch an praktischen Hindernissen wie Schwierigkeiten im Umgang mit den Tools. Die zentrale Herausforderung besteht darin, eine klare Vision zu vermitteln, alle Stakeholder in das Projekt einzubinden und die Mitarbeitenden im Arbeitsalltag zu begleiten.
Kompetenzen
Um das Potenzial digitaler Tools voll auszuschöpfen, sind neue Kompetenzen unerlässlich. Einkäufer müssen sich heute zu echten Technologiefans entwickeln und sich kontinuierlich mit neuen Technologien auseinandersetzen. Darüber hinaus müssen sie zwei Schlüsselkompetenzen beherrschen: Computational Thinking, um mit Computern „sprechen“ zu lernen, und kritisches Denken, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Das Budget
Schließlich stellt jedes Digitalisierungsprojekt eine gewisse Investition dar. Einkaufsabteilungen können durch begrenzte Budgets eingeschränkt sein.
Thibaut Massiet du Biest, Einkaufsspezialist, kommentiert: „Investitionen kommen im Einkauf und im Lieferantenmanagement oft erst in einem zweiten Schritt an. Das Stiefkind sind dabei vor allem die indirekten Beschaffungen.“ Deshalb ist es wichtig, dieses Budget nach dem erwarteten Return on Investment zu priorisieren und zu planen.
5 Schlüsselschritte für eine erfolgreiche Digitalisierung im Einkauf
Um ihre digitale Transformation erfolgreich umzusetzen, sollten Einkaufsabteilungen fünf große Schritte befolgen – vom Audit bis zum Change Management.
Schritt Nr. 1: den Ist-Zustand erfassen
Im ersten Schritt muss die Ausgangssituation bekannt sein. Dazu gehört ein vollständiges Audit des Einkaufsprozesses – Schritt für Schritt. Analysiert werden die eingesetzten Lösungen und Kommunikationskanäle sowie die beteiligten Stakeholder. Ziel ist es, den Digitalisierungsgrad der eigenen Organisation zu bewerten und anschließend Engpässe, Ineffizienzquellen und Digitalisierungspotenziale zu identifizieren.
Schritt Nr. 2: das Projekt definieren
Im zweiten Schritt legt die Einkaufsabteilung den Umfang des Projekts fest. Sie bestimmt zunächst die prioritären Verbesserungsfelder und formalisiert anschließend ihren Bedarf, ihre Rahmenbedingungen, ihre Ziele und ihre Key Performance Indicators (KPIs). Diese Überlegungen gelten sowohl für das gesamte Transformationsprojekt als auch für jeden einzelnen Schritt des Einkaufsprozesses, der optimiert werden soll.
Einige Beispiele für KPIs, die verfolgt werden sollten:
- Gesamtkosten des Einkaufs vor und nach der Digitalisierung
- Digitalisierungsgrad der Bestellungen
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit von Bestellungen
- Einsparungen im Einkauf, auch als Einkaufserfolge bezeichnet
- Reduzierungsquote von Bestellfehlern
- Durchschnittliche Dauer des Freigabezyklus
- Maverick-Buying-Quote / Anteil der Einkäufe außerhalb von Verträgen
Schritt Nr. 3: eine Roadmap erstellen
Der dritte Schritt besteht darin, die digitale Transformation des Einkaufs schrittweise voranzutreiben. In diesem Zusammenhang beschäftigt sich das Unternehmen mit der Auswahl der Lösung oder Lösungen, die zu seinen Anforderungen passen. Anschließend erfolgt die schrittweise Einführung in der Praxis, einschließlich Pilotphasen.
Schritt Nr. 4: den Wandel begleiten
Der Erfolg eines solchen Projekts geht weit über die gewählten Lösungen hinaus. Der Schlüssel liegt in der Akzeptanz durch die Teams – und insbesondere in der effektiven Nutzung dieser neuen Prozesse und Tools. Dies setzt die Einbindung der Mitarbeitenden während des gesamten Projekts sowie die Organisation von Schulungen voraus. Diese erleichtern die Nutzung der Lösungen, vermitteln Best Practices und erinnern an die erwarteten Vorteile.
Schritt Nr. 5: Ergebnisse messen
Schließlich gilt es, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess anzustoßen. Dafür müssen die zuvor definierten KPIs eng verfolgt und die erforderlichen Korrektur- oder Präventionsmaßnahmen eingeleitet werden. So lässt sich feststellen, ob die digitale Transformation des Einkaufs erfolgreich ist.
- Ist-Zustand erfassen
o Bewertung des Digitalisierungsgrads
o Analyse von Engpässen und Chancen - Projekt definieren
o Festlegung der prioritären Verbesserungsfelder
o Formalisierung von Strategie, Zielen und KPIs - Roadmap
o Auswahl der Lösungen
o Schrittweise Einführung - Change Management
o Einbindung der Teams
o Schulungssessions - Kontinuierliche Verbesserung
o Monitoring der KPIs
o Korrektur-/Präventionsmaßnahmen
Tools im Dienst der Digitalisierung des Einkaufs
Die digitale Transformation des Einkaufs basiert auf einer ganzen Reihe von Tools und Technologien. Hier ein Überblick über die verschiedenen digitalen Lösungen, ihre Vorteile und ihre Anwendungsfälle.
Source-to-Pay-Lösungen
Um ihre Einkaufsprozesse zu digitalisieren, setzen Unternehmen auf Source-to-Contract- und/oder Procure-to-Pay-Lösungen. Laut der jüngsten Studie von PwC sind bereits 95 % der Unternehmen damit ausgestattet.
In der Regel beginnen sie mit E-Procurement-Lösungen, um Prozesse mit geringerer Wertschöpfung wie Bestellanforderungen und Zahlungen zu digitalisieren. Und diese Tools bieten starke Argumente! Bei Manutan beobachten wir bei unseren Kunden Einsparungen von bis zu 80 % bei den Transaktionskosten – zusätzlich zu den Effizienzgewinnen. Mit der zunehmenden Regulierung rund um die elektronische Rechnungsstellung gewinnen auch E-Invoicing-Lösungen an Bedeutung. Die Herausforderung besteht nun jedoch darin, diesen Ansatz auf den gesamten Einkaufsprozess auszuweiten.
Die Manutan-Lösungen
Wir begleiten Sie bei Ihrer digitalen Transformation, indem wir Ihnen verschiedene Lösungen zur Dematerialisierung Ihrer Transaktionen zur Verfügung stellen. Unsere IT-Experten und unsere technische Lösung ermöglichen es uns, uns sehr schnell mit den meisten Marktplätzen zu verbinden. Ganz gleich, ob Sie eine Inhouse-Lösung oder eine externe Plattform nutzen – wir passen uns an.
Und wenn Sie noch keine E-Procurement-Lösung haben, können wir für Ihr Unternehmen einen Webshop einrichten.
Lösungen für das Lieferantenrisikomanagement
Im Rahmen ihrer digitalen Transformation interessieren sich Unternehmen zunehmend für Lösungen zum Lieferantenrisikomanagement (Supplier Risk Management).
Dieser Trend spiegelt die wachsende Unsicherheit und Komplexität wider, die das Management unserer Lieferketten erschweren. Diese Tools bieten einen Gesamtüberblick über Lieferantendaten und -aktivitäten, um Risiken besser zu identifizieren, zu überwachen und zu kontrollieren. Die von Coupa und Zip veröffentlichte Studie zeigt, dass 49 % der Einkaufsentscheider solche Lösungen bereits eingeführt haben oder dies innerhalb von zwei Jahren planen.
Künstliche Intelligenz
Dank der Analyse großer Datenmengen erleichtert und beschleunigt KI die Entscheidungsfindung im Einkauf.
Heute werden die Anwendungsfälle immer konkreter: Ausgabenanalyse, Lieferantenrisikomanagement, Vertragsmanagement …
Laut der jüngsten gemeinsamen Studie von Coupa und Zip nutzen 43 % der Einkaufsfachleute KI zur Steuerung ihrer Entscheidungen oder haben sie für die kommenden zwei Jahre auf ihre Agenda gesetzt.
Nick Heinzmann ruft zum Handeln auf: „Die nächsten drei Jahre werden diejenigen unterscheiden, die experimentieren, von denen, die den operativen Einsatz schaffen. Teams müssen über Chatbots und Dashboards hinausgehen und KI-Agenten in ihre bewährten Prozesse integrieren – Agenten, die eigenständig ausführen, lernen und sich anpassen können.“
Software für das Vertragslebenszyklusmanagement
Einkaufsabteilungen wenden sich auch Softwarelösungen für das Contract Lifecycle Management zu. Diese Lösungen dienen dazu, Vertragsdokumente zu speichern, die Compliance zu stärken und die Phasen der Vertragserstellung, -ausführung und -verwaltung zu automatisieren.
Laut der jüngsten PwC-Studie planen 29 % der Unternehmen, bis 2027 in diesen Bereich zu investieren.
Blockchain
Auch wenn diese Technologie in Unternehmen noch wenig verbreitet ist, haben Einkaufsabteilungen allen Grund, sich dafür zu interessieren.
Blockchain dient dazu, Informationen für alle Stakeholder transparent und sicher sowie ohne zentrale Kontrollinstanz zu speichern und zu übertragen. In diesem Sinne wird sie häufig mit einem großen virtuellen Hauptbuch verglichen. Auf den Einkauf angewendet kann sie die Versorgung absichern, Verträge mit Lieferanten zertifizieren oder Transparenz im Rahmen von Ausschreibungen gewährleisten.
Die digitale Transformation des Einkaufs ebnet den Weg für ein effizienteres, agileres und intelligenteres Einkaufsmanagement. Langfristig wird sie es den Einkaufsabteilungen ermöglichen, ihre Position als strategischer Partner für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens weiter zu stärken.