In den letzten Jahren hat der Einkaufsbereich einen tiefgreifenden Wandel erlebt. Die Funktion wurde nach und nach digitalisiert, automatisiert und hat innerhalb des Unternehmens einen strategischen Stellenwert gewonnen. Mit der Entwicklung der Künstlichen Intelligenz setzt sich diese Dynamik fort.

Nach prädiktiver KI und generativer KI treten wir nun in eine neue Ära ein: die der agentischen KI. Diese Technologie basiert darauf, innerhalb eines definierten Rahmens proaktiv zu handeln. Für den Einkauf verspricht sie noch mehr Effizienz, Agilität und strategische Wirkung.

Was ist agentische KI?

Agentische KI ist darauf ausgelegt, autonom zu handeln. Diese Technologie kann Ziele identifizieren, sie in einzelne Aufgaben zerlegen und Prozesse ausführen. Und das alles mit einem Minimum an menschlicher Aufsicht.

Genau hier kommen KI-Agenten ins Spiel. Diese Softwarelösungen sind in der Lage, zu planen, sich anzupassen und mit ihrer Umgebung zu interagieren. Darüber hinaus können sie aus Daten lernen und ihre Leistung im Laufe der Zeit verbessern.

Bislang stützte sich der Einkauf auf Robotic Process Automation (RPA), um wiederkehrende Aufgaben auszuführen, auf prädiktive KI, um Risiken vorherzusehen, oder auf generative KI, um Inhalte zu erstellen. Agentische KI geht nun noch einen Schritt weiter – durch ihre Fähigkeit, autonom zu handeln und zu schlussfolgern.

Laut Gartner werden bis 2028 33 % der Unternehmenssoftwareanwendungen agentische KI enthalten, wodurch 15 % der täglichen Entscheidungen am Arbeitsplatz autonom getroffen werden können.

Dank dieses neuen Agententyps können Einkaufsteams komplexe Anwendungsfälle mit mehreren Schritten automatisieren und bessere Ergebnisse erzielen. Das ist umso interessanter, da es im Einkauf auch heute noch viele repetitive Tätigkeiten und viel Datenverarbeitung gibt.

Santosh Nair, Chief Product Officer bei GEP, betont: „KI-Agenten werden die Beschaffung grundlegend verändern, indem sie aktuelle Herausforderungen adressieren, die Effizienz steigern und den Weg für eine strategischere und proaktivere Einkaufsfunktion ebnen. Unternehmen, die diese Technologie einsetzen, sind dabei, sich in einem sich wandelnden wirtschaftlichen Umfeld einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.“

Strategische Anwendungen im Einkauf

KI-Agenten können entlang der gesamten Wertschöpfungskette des Einkaufs eingesetzt werden – von der Ausgabenanalyse bis zur Rechnungsstellung. Anhand von drei zentralen Beispielen folgt ein Überblick über ihr enormes Potenzial im Source-to-Contract-Prozess.

Sourcing und Lieferantenbewertung

Agentische KI kann Ausschreibungen eigenständig erstellen und bewerten. Wenn autonome Agenten eine Abweichung von vertraglichen Bedingungen feststellen, können sie automatisch eine Ausschreibung (RFx) auslösen.

Sie passen den Inhalt an, wählen die anzusprechenden Lieferanten aus und bewerten deren Antworten mithilfe eines dynamischen Bewertungssystems. Im Verlauf dieses Prozesses können sie die Parameter entsprechend externer Faktoren anpassen.

Zum Beispiel dann, wenn sich die Marktbedingungen verändern oder neue regulatorische Anforderungen auftreten.

Risikomanagement

Bisher basierte das Risikomanagement stets auf regelmäßigen Bewertungen oder Warnsystemen, die bei Überschreiten vordefinierter Schwellenwerte aktiv werden. Künftig können KI-Agenten ebenfalls als Warnsysteme dienen, indem sie kontinuierlich große Mengen strukturierter und unstrukturierter Datenströme überwachen, etwa zur Lieferantenperformance, zu Finanzberichten oder Nachrichtenfeeds.

Sie sind in der Lage, schwache Signale zu erkennen, Anomalien zu melden und sogar Lösungsvorschläge zu machen. Dadurch können Teams Probleme frühzeitig antizipieren und die operative Kontinuität sowie die Resilienz ihres Unternehmens trotz unvorhergesehener Ereignisse sicherstellen.

Verhandlung und Vertragsgestaltung

Agentische KI bietet wertvolle Unterstützung bei Vertragsverhandlungen. Sie kann Szenarioanalysen durchführen, Verhandlungsergebnisse datenbasiert simulieren und sogar maßgeschneiderte Vertragsklauseln formulieren.

Agentische KI unterstützt Einkaufsteams während Verhandlungen, indem sie in Echtzeit Vorschläge und Risikobewertungen liefert. In manchen Fällen verhandeln KI-Agenten sogar völlig autonom.

Das erklärt auch Christoph Menne, Partner der deutschen Managementberatung absolut Group: „Wir sehen Kunden in Europa, die beginnen, den gesamten Sourcing- und Beschaffungsprozess für Artikel und Dienstleistungen mit geringem Wert vollständig an agentische KI zu übertragen.“

Herausforderungen bei der Implementierung agentischer KI

So groß das Potenzial agentischer KI auch ist, sie bringt zugleich eine Reihe von Herausforderungen mit sich – aus technischer, kultureller und organisatorischer Sicht.

Infrastruktur und Daten

Infrastruktur und Datenintegration sind entscheidend für die Implementierung agentischer KI. Unternehmen müssen auf eine moderne und interoperable Infrastruktur setzen, um das gesamte Einkaufsökosystem zu vernetzen, etwa ERP, SRM usw.

Über die Technologie hinaus sind auch Datenqualität und Data Governance von zentraler Bedeutung. Fragmentierte, veraltete oder unzuverlässige Daten beeinträchtigen unweigerlich die Fähigkeit von KI-Agenten, Signale zu erkennen, relevante Entscheidungen zu treffen und autonom sowie sicher zu handeln.

Der Rat von Manutan

E-Procurement spielt bei dieser Transformation eine Schlüsselrolle. Indem Unternehmen Einkaufsströme auf einer einzigen Plattform bündeln, strukturieren sie ihre Daten, verbessern deren Qualität und schaffen die Voraussetzungen für eine fortschrittliche Automatisierung.

Eine wesentliche Voraussetzung, um das volle Potenzial von KI-Agenten auszuschöpfen.

Der Service „Integration / eProc / Savinside“ von Manutan übernimmt Integrationen mit ERP- und E-Procurement-Systemen und bietet eine schnelle Anbindung, Schulungen sowie dedizierten Support, um die Beschaffung zu optimieren und effizienter zu arbeiten.

Change Management

Agentische KI setzt einen tiefgreifenden kulturellen Wandel voraus. Teams müssen akzeptieren, bestimmte Aufgaben an Künstliche Intelligenz zu übergeben, aber auch lernen, diese autonomen Agenten zu verstehen und zu beherrschen.

Ein solches Szenario kann Ängste, Widerstände und Fragen hervorrufen. Um den Boden dafür zu bereiten, sollte auf klare Kommunikation, Schulungsprogramme und die Unterstützung des Managements gesetzt werden.

Genau das betont Ian Tickle, Chief of Global Field Operations bei Freshworks: „KI ersetzt die Einkaufsteams nicht. Sie schafft Zeit, reduziert Aufgaben mit geringer Wertschöpfung und ermöglicht es Fachkräften, sich wieder stärker auf Strategie, Verhandlung und Lieferantenbeziehungen zu konzentrieren. Voraussetzung dafür ist allerdings, diesen Wandel aktiv zu begleiten: Teams schulen, Testumgebungen schaffen und eine Kultur des Experimentierens aufbauen.“

Steuerung und Compliance

Eine der großen Herausforderungen liegt schließlich im Grad der Autonomie, der KI-Agenten eingeräumt wird. Wenn eine KI eigenständig handeln kann, wird die Frage der Verantwortung für Entscheidungen zentral.

Unternehmen müssen daher einen klaren Governance-Rahmen definieren, der die Mechanismen menschlicher Aufsicht, die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen sowie die Einhaltung regulatorischer Vorgaben und interner Richtlinien festlegt.

Nur so können Unternehmen die Rückverfolgbarkeit von Handlungen ebenso gewährleisten wie die Ausrichtung an geschäftlichen, ethischen und regulatorischen Prioritäten.

Agentische KI markiert eine neue Schlüsselphase in der Transformation des Einkaufs. Einkaufsabteilungen sind daher gut beraten, diese Technologie frühzeitig und mit einem pragmatischen Ansatz zu erproben.

Dafür sollten sie zunächst die richtigen Anwendungsfälle und Technologiepartner auswählen. Das ist ein erster Schritt hin zu einer agileren, effizienteren und zukunftssichereren Einkaufsfunktion.