Equipment-as-a-Service (EaaS) entwickelt sich zunehmend zu einem wichtigen Hebel für eine bessere Budgetsteuerung in europäischen B2B-Unternehmen.

Dieses abonnementbasierte Modell verändert den Umgang mit Betriebsausstattung grundlegend: Das Eigentum verbleibt beim Anbieter, während das Unternehmen eine vertraglich garantierte Leistung erhält.

Für Einkaufsleitungen und Geschäftsführungen eröffnet EaaS neue Möglichkeiten für mehr finanzielle Planbarkeit und operative Flexibilität.

Das Verständnis dieses Modells, die Berechnung seines tatsächlichen Einflusses auf den Total Cost of Ownership (TCO) sowie die professionelle Gestaltung der Vertragsbedingungen werden damit zu strategischen Kompetenzen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Equipment-as-a-Service (EaaS) und worin unterscheidet es sich vom Leasing?
2. Wie verändert EaaS die Budgetstruktur Ihres Unternehmens – vom CapEx- zum OpEx-Modell?
3. TCO mit und ohne EaaS: Wie berechnet man die tatsächlichen Gesamtkosten von Betriebsausstattung?
4. Welche B2B-Ausstattungen eignen sich für EaaS? Von Industriemaschinen bis hin zu Lager- und Büroausstattung.
5. Wie lassen sich EaaS-Verträge erfolgreich verhandeln und steuern? SLA, KPIs und Ausstiegsklauseln.
6. EaaS und CSR: Wie unterstützt dieses Modell Kreislaufwirtschaft und Nachhaltigkeitsberichterstattung?

Der Druck auf Investitionsbudgets nimmt in nahezu allen europäischen Unternehmen zu.

Schwankende Konjunkturzyklen, steigende Anforderungen an die Dekarbonisierung und der Wunsch nach flexiblen Kapazitäten führen dazu, dass Entscheidungsträger nach neuen Möglichkeiten suchen, ihre Mitarbeitenden mit moderner Ausstattung zu versorgen, ohne Kapital langfristig in alternde Vermögenswerte zu binden.

Die eigentliche Fragestellung lautet heute daher nicht mehr ausschließlich „Kaufen oder leasen?“, sondern vielmehr: Welches Modell ermöglicht die beste Kontrolle über die tatsächlichen Gesamtkosten und gewährleistet gleichzeitig maximale operative Flexibilität?

Equipment-as-a-Service (EaaS) bietet hierfür einen strukturierten Lösungsansatz.

Was ist Equipment-as-a-Service (EaaS) und worin unterscheidet es sich vom Leasing?

Beim Equipment-as-a-Service (EaaS) erhält ein Unternehmen Zugang zu einer Betriebsausstattung über ein regelmäßiges Abonnement, ohne Eigentümer der Geräte zu werden.

Der Anbieter bleibt Eigentümer und übernimmt während der gesamten Vertragslaufzeit:

• die Wartung,
• technologische Updates,
• sowie das Management am Ende des Produktlebenszyklus.

Die Abrechnung erfolgt entweder:

• nutzungsabhängig (Pay-per-Use²),
• oder leistungsabhängig (Pay-per-Outcome³),
  • beispielsweise auf Basis von:
    • Betriebsstunden,
    • produzierten Einheiten,
    • garantierter Verfügbarkeit.

Dieses Modell basiert auf dem Konzept der funktionalen Wirtschaft, bei dem nicht der Besitz eines Produkts, sondern dessen Nutzung beziehungsweise Leistung im Mittelpunkt steht.

Hinweis: Im Beratungs- und Digitalisierungsumfeld wird die Abkürzung EaaS gelegentlich auch im Zusammenhang mit Organisations- und Transformationsmodellen von Deloitte verwendet. Diese Bedeutung unterscheidet sich jedoch vollständig vom hier beschriebenen Equipment-as-a-Service-Modell.

EaaS, Product-as-a-Service und Operating Leasing: Welche Unterschiede sind für B2B-Einkäufer relevant?

Alle drei Modelle existieren parallel am Markt, unterscheiden sich jedoch grundlegend hinsichtlich ihrer Wertschöpfungslogik.

Operating Leasing ist in erster Linie ein Finanzierungsinstrument.
Am Ende der Vertragslaufzeit kann das Unternehmen die Ausstattung häufig übernehmen, während Wartung und Instandhaltung oftmals weiterhin in seiner Verantwortung liegen.

Das Product-as-a-Service-Modell (PaaS) geht einen Schritt weiter.
Hier verkauft der Hersteller nicht das Produkt selbst, sondern ein garantiertes Nutzungsergebnis und übernimmt die vollständige operative Verantwortung.

Equipment-as-a-Service positioniert sich zwischen diesen beiden Ansätzen.
Der Anbieter bleibt Eigentümer der Ausstattung und integriert Wartung, technologische Aktualisierungen sowie das End-of-Life-Management vollständig in die Abonnementgebühr.
Dadurch entsteht ein wirtschaftlicher Anreiz, besonders langlebige, robuste und nachhaltige Geräte zu entwickeln.
Die Rentabilität des Anbieters hängt unmittelbar von der Lebensdauer und Zuverlässigkeit seiner Ausstattung im praktischen Einsatz ab.

Wie verändert EaaS die Budgetstruktur Ihres Unternehmens – vom CapEx- zum OpEx-Modell?

Der klassische Kauf einer Betriebsausstattung führt zu einer Aktivierung in der Bilanz und stellt eine Investitionsausgabe (CapEx=Capital Expenditure: Investitionsausgaben, die als Vermögenswert aktiviert und über mehrere Geschäftsjahre abgeschrieben werden.) dar, die über mehrere Geschäftsjahre abgeschrieben wird.

Durch Equipment-as-a-Service wird diese Investition dagegen zu einer Betriebsausgabe (OpEx=Operating Expenditure: Betriebsausgaben, die unmittelbar als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst werden.), die unmittelbar über die Gewinn- und Verlustrechnung erfasst wird.

Für Geschäftsführungen bietet dieser Wechsel mehrere Vorteile:

• schnellere Budgetfreigaben,
• Freisetzung von Kapital für strategische Investitionen,
• höhere Widerstandsfähigkeit gegenüber wirtschaftlichen Schwankungen,

da fixe Vermögenswerte zunehmend durch variable Betriebskosten ersetzt werden.

EaaS und IFRS 16: Was europäische Unternehmen über Bilanzierung und Kapazitätsflexibilität wissen sollten

Seit 2019 verpflichtet der Rechnungslegungsstandard IFRS 16 Unternehmen innerhalb der Europäischen Union dazu, den Großteil ihrer Leasingverträge in der Bilanz als Nutzungsrechte und Leasingverbindlichkeiten auszuweisen.

Je nach Vertragsgestaltung kann ein Equipment-as-a-Service-Vertrag hiervon jedoch abweichen.

Ein streng nutzungsabhängiges Abonnement kann unter bestimmten Voraussetzungen außerhalb dieser Bilanzierungspflicht bleiben und dadurch erhebliche bilanzielle Vorteile bieten.

Vergleichbare Regelungen gelten unter anderem:

• im Vereinigten Königreich nach FRS 102,
• in der Schweiz nach Swiss GAAP FER 13,
• sowie in Norwegen auf Grundlage IFRS-orientierter Rechnungslegungsvorschriften.

Über die reine Bilanzierung hinaus bietet EaaS eine bislang kaum erreichte Flexibilität bei den Kapazitäten.

Unternehmen können ihre Geräteflotte bei steigender Nachfrage kurzfristig erweitern oder bei rückläufigem Bedarf reduzieren, ohne Vermögenswerte kaufen oder verkaufen zu müssen.

Gerade die nutzungsabhängige Abrechnung eignet sich hervorragend für:

• Unternehmen mit mehreren Standorten,
• schnell wachsende Organisationen,
• saisonal schwankende Aktivitäten.

TCO mit und ohne EaaS: Wie berechnet man die tatsächlichen Gesamtkosten Ihrer Betriebsausstattung?

Der Total Cost of Ownership (TCO⁷) beschreibt die gesamten Kosten einer Betriebsausstattung über ihren gesamten Lebenszyklus – weit über den reinen Anschaffungspreis hinaus.

Für B2B-Einkäufer bleiben bei klassischen Kostenvergleichen zahlreiche Kostenbestandteile häufig unberücksichtigt, darunter:

• bilanzielle Abschreibungen,
• Kapitalbindung und Opportunitätskosten,
• Versicherungen,
• Lagerhaltung von Ersatzteilen,
• administrativer Aufwand für Störungsmanagement,
• Kosten durch Nichtverfügbarkeit,
• sowie die Entsorgung oder Wiederverwertung am Ende der Nutzungsdauer.

Eine zentrale Frage sollte daher stets gestellt werden: Erfasst die Finanzbuchhaltung tatsächlich sämtliche Kosten, die mit dem Besitz einer Betriebsausstattung verbunden sind?
In den meisten Unternehmen lautet die Antwort: Nein.

Vergleich des TCO: Direktkauf versus Equipment-as-a-Service am Beispiel einer Lagerausstattung über fünf Jahre

Betrachten wir eine typische Lagerausstattung über einen Zeitraum von fünf Jahren.

Beim Direktkauf fallen unter anderem folgende Kosten an:

• Anschaffungskosten,
• vorbeugende und korrektive Wartung,
• jährliche Versicherungen,
• Abschreibungen,
• Ersatzinvestitionen am Ende der Nutzungsdauer,
• administrativer Aufwand für die Bearbeitung von Störungen.

Im Equipment-as-a-Service-Modell werden sämtliche dieser Kosten durch eine monatliche Pauschale abgedeckt.

Dadurch wird das Finanzreporting deutlich einfacher und die Budgetplanung wesentlich besser kalkulierbar.

Die entscheidende Erkenntnis lautet dabei nicht, dass EaaS grundsätzlich günstiger ist.

Vielmehr wird der tatsächliche Total Cost of Ownership beim Direktkauf häufig unterschätzt, weil zahlreiche indirekte Kosten in klassischen Einkaufsreports gar nicht sichtbar werden.

„Das ist ein echter Wandel. Die entscheidende Frage lautet: Betrachten wir die Gesamtkosten oder nicht? Natürlich erfordert dies zunächst Investitionen. Entscheidend ist jedoch, das gesamte Unternehmen mitzunehmen. Es geht letztlich um das Geschäftsmodell: Man muss langfristig denken, die Kosten nach der eigentlichen Investition über viele Jahre hinweg betrachten und entsprechende Budgets frühzeitig einplanen oder zumindest finanzielle Mittel dafür reservieren.“
– Fabienne Ménard, CFO der Manutan Gruppe, 30. März 2024, Le débat, SMART @WORK, B-Smart.

Welche B2B-Ausstattungen eignen sich für Equipment-as-a-Service? Von Industriemaschinen bis zu Lager- und Büroausstattung

Ein häufiges Missverständnis sollte zunächst ausgeräumt werden.

Energy-as-a-Service (EaaS im Energiebereich) beschreibt ein eigenständiges Modell rund um die Bereitstellung und Verwaltung von Energiedienstleistungen.

Das in diesem Beitrag behandelte Equipment-as-a-Service hingegen bezieht sich ausschließlich auf physische Betriebsausstattungen, die im beruflichen Alltag eingesetzt werden.

Die Bandbreite geeigneter Geräte ist heute deutlich größer, als häufig angenommen wird.

Insbesondere die logistische Leistungsfähigkeit eines Lagers kann auf verschiedenen Ebenen von diesem Modell profitieren.

Zu den geeigneten Kategorien gehören unter anderem:

• Logistik und Lager
  • Gabelstapler und Hubwagen,
  • vernetzte Beleuchtungs- und industrielle Lüftungssysteme,
  • Kompressoren,
  • Materialtransport- und Fördertechnik.
• Büro- und Arbeitsplatzausstattung
  • ergonomische Büromöbel,
  • IT- und Drucktechnik,
  • persönliche Schutzausrüstung (PSA) in Bereichen mit hoher Austauschrate.
• Produktions- und Fertigungsausstattung
  • CNC-Werkzeugmaschinen,
  • Mess- und Kontrollsysteme,
  • Pressen,
  • Montageanlagen.
• Digitale und technologische Ausstattung
  • IoT-Sensoren,
  • Systeme für Predictive Maintenance (Vorausschauende Wartung auf Grundlage von Echtzeitdaten, um Ausfälle frühzeitig vorherzusagen und zu vermeiden.),
  • Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeugflotten.

Grundsätzlich gilt:
Je einfacher sich die Nutzung einer Ausstattung messen lässt, desto besser eignet sie sich für ein Equipment-as-a-Service-Modell, da eine leistungs- oder nutzungsabhängige Abrechnung objektiv überprüfbar ist.

Wie lassen sich EaaS-Verträge erfolgreich verhandeln und steuern? SLA, KPIs und Ausstiegsklauseln zur Absicherung Ihrer Investition

Ein Equipment-as-a-Service-Vertrag ohne einen klar definierten vertraglichen Rahmen bedeutet, die Kontrolle über operative Risiken weitgehend dem Anbieter zu überlassen.

Einkaufsleiter sollten die Vertragsverhandlungen deshalb auf drei wesentliche Säulen ausrichten:

• die vereinbarten Service Levels,
• die Leistungskennzahlen,
• sowie die Vertragsbeendigung und Ausstiegsklauseln.

Jeder dieser Aspekte beeinflusst unmittelbar den tatsächlichen Mehrwert des Abonnements über die gesamte Vertragslaufzeit.

SLA, KPIs und Ausstiegsklauseln: Die Verhandlungsgrundlage für Einkaufsleiter

Eine professionelle Verhandlung sollte mindestens folgende Punkte umfassen:

• SLA (Service Level Agreement: Vertragliche Vereinbarung über definierte Leistungs- und Verfügbarkeitsstandards eines Dienstleisters.)
  • garantierte Mindestverfügbarkeit der Ausstattung;
  • maximale Reaktionszeit bei Störungen;
  • verbindliche Ersatzgestellung bei längeren Ausfällen oberhalb eines definierten Schwellenwerts.
• KPIs (Key Performance Indicators: Leistungskennzahlen zur Messung der Erreichung vertraglich oder strategisch definierter Ziele.)
  • monatliche Ausfallquote;
  • durchschnittliche Störungsbehebungszeit;
  • Kosten pro tatsächlicher Nutzungsstunde;
  • vertraglich vereinbarte Häufigkeit technologischer Updates;
  • Frequenz der Maßnahmen zur Predictive Maintenance (s.o.).
• Ausstiegsklauseln
  • Bedingungen einer vorzeitigen Vertragsbeendigung einschließlich möglicher Vertragsstrafen;
  • Verantwortlichkeiten für die Verwaltung der Daten vernetzter Geräte;
  • Restwertregelungen sowie Zuständigkeiten für das End-of-Life-Management.

Diese Vertragsbestandteile unterscheiden sich je nach nationalem Rechtsrahmen.

Das europäische Vertragsrecht, das britische Contract Law, das schweizerische Obligationenrecht sowie die norwegischen Rechtsvorschriften enthalten unterschiedliche Regelungen, insbesondere hinsichtlich der Haftung bei Ausfällen sowie des Umgangs mit Datenübertragungen.

EaaS und CSR: Wie unterstützt dieses Modell Kreislaufwirtschaft und Nachhaltigkeitsberichterstattung?

Die Bedeutung von Equipment-as-a-Service für die Corporate Social Responsibility (CSR) wird in wirtschaftlichen Analysen häufig unterschätzt.

Da der Anbieter während der gesamten Nutzungsdauer Eigentümer der Ausstattung bleibt, besteht ein unmittelbarer wirtschaftlicher Anreiz,

• Geräte zu reparieren statt auszutauschen,
• modulare und langlebige Produkte zu entwickeln,
• Materialien am Ende des Lebenszyklus wiederzuverwerten.

Dieses Prinzip entspricht unmittelbar den Anforderungen der europäischen ESPR-Verordnung (Ecodesign for Sustainable Products Regulation), die schrittweise eingeführt wird und Hersteller verpflichtet, Reparierbarkeit und Recyclingfähigkeit bereits bei der Produktentwicklung zu berücksichtigen.

Nachhaltigkeitsberichterstattung vereinfachen

Auch im Bereich der ESG- und Nachhaltigkeitsberichterstattung bietet Equipment-as-a-Service erhebliche Vorteile.

Die Rückverfolgbarkeit vernetzter Geräte (Vernetzte Ausstattung: Betriebsausstattung mit integrierten Sensoren und Konnektivität zur Erfassung und Übertragung von Nutzungsdaten.) ermöglicht eine präzisere Dokumentation:

• des Energieverbrauchs,
• der Nutzung der Ausstattung,
• sowie der Wiederverwertung am Ende des Lebenszyklus.

Da der Anbieter das End-of-Life-Management übernimmt, vereinfacht sich zudem die Berechnung der Scope-3-Emissionen.