Seit der Pandemie arbeiten immer mehr Menschen von zu Hause aus. Laut einer Studie von Urbanite Advisors aus dem Mai 2021 liegt die tatsächliche Bürobelegungsrate in Europa nur noch bei zwei Tagen pro Woche. In einem wirtschaftlich angespannten Umfeld überdenken viele Führungskräfte daher ihren Flächenbedarf. Unternehmen verabschieden sich zunehmend von großen Büroflächen und setzen auf modulare, hochwertige Arbeitsräume – kurz: auf ein flexibles Bürokonzept.
Doch was bedeutet dieser Ansatz genau, welche Vorteile bringt er und wie lässt er sich erfolgreich umsetzen? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte sowie unsere fünf Tipps für eine effiziente Gestaltung flexibler Büroräume.
Was ist ein flexibles Bürokonzept?
Ein flexibles Bürokonzept ist ein Organisationsmodell, bei dem die Arbeitsumgebung an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst wird. Ziel ist es, Komfort, Ergonomie und Effizienz zu steigern – unter anderem durch:
Offene und gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche ohne feste Arbeitsplätze
Kollaborative Zonen und buchbare Besprechungsräume
Eine zuverlässige Internetverbindung und moderne technische Ausstattung
Stauraum für persönliche Gegenstände
Effektives Ressourcenmanagement und optimale Nutzung der verfügbaren Fläche
Welche Vorteile bietet ein flexibles Bürokonzept?
Das Konzept des flexiblen Büros erfreut sich wachsender Beliebtheit – und das aus guten Gründen.
Produktivität und Wohlbefinden
In einem flexiblen Arbeitsumfeld können Mitarbeitende frei wählen, welcher Arbeitsplatz am besten zu ihrer jeweiligen Aufgabe passt. Sie können ihren Arbeitsplatz jederzeit wechseln – je nach Stimmung, Aufgabe oder Teamkonstellation. Diese Freiheit steigert das Wohlbefinden, die Motivation und die Kreativität – und somit auch die Produktivität der Teams.
Flächenoptimierung und Kostenreduzierung
Da Mitarbeitende zwischen Homeoffice und Büro wechseln, werden Arbeitszonen neu geplant und effizienter genutzt. Büroflächen werden verkleinert und exakt auf die tatsächliche Nutzung abgestimmt.
Dadurch sinken Energieverbrauch und Mietkosten deutlich – zwei entscheidende Faktoren für mehr Wirtschaftlichkeit.
Wie organisiert man ein flexibles Bürokonzept?
Um alle Vorteile zu nutzen, sollte die Gestaltung des Innenraums gut durchdacht sein. Hier sind fünf praxisnahe Tipps für die erfolgreiche Umsetzung.
Tipp 1: Das Bürokonzept an die Unternehmenskultur anpassen
Jedes Unternehmen hat seine eigene Kultur, Arbeitsweise und Kommunikationsform. Eine Umstrukturierung muss diese berücksichtigen, um die Mitarbeitenden mitzunehmen.
Steht Teamarbeit und Kreativität im Vordergrund, sollten Co-Working-Zonen eingeplant werden, die den Austausch fördern. Ist hingegen Datenschutz besonders wichtig, sind Einzelbüros oder ruhige Rückzugsorte die bessere Lösung.
Tipp 2: Mitarbeitende einbeziehen und schulen
Veränderungen verunsichern viele Menschen. Wenn Arbeitsumgebungen neu gestaltet werden, brechen Routinen auf. Daher sollten Mitarbeitende frühzeitig eingebunden werden – etwa durch Informationsveranstaltungen über die Ziele und Vorteile der Umgestaltung.
Nach der Einführung ist ihr Feedback wertvoll, um sicherzustellen, dass die neuen Räume ihren Bedürfnissen entsprechen. Offenes Zuhören und Anpassungsbereitschaft fördern Akzeptanz.
Ergänzend können Schulungen helfen, die Nutzung neuer Räume und digitaler Tools zu erleichtern. Wer die Teams aktiv unterstützt, gewinnt ihre Zustimmung und Begeisterung für das neue Arbeitsmodell.
Tipp 3: Räume passend zu den Tätigkeiten gestalten
Ein flexibles Büro sollte die verschiedenen Tätigkeiten der Mitarbeitenden widerspiegeln. Unterschiedliche Raumtypen schaffen optimale Arbeitsbedingungen:
Besprechungsräume für Team-Meetings und Präsentationen
Einzelbüros oder Fokuszonen für konzentriertes Arbeiten
Ruheräume oder Lounges für Erholungspausen
Co-Working-Flächen für gemeinschaftliche Projekte
Die Einrichtung sollte dem Zweck des Raumes entsprechen: Whiteboards in Meetingräumen, bequeme Sofas in Pausenzonen usw. Ein durchdachtes Raumkonzept steigert Effizienz und Zufriedenheit.
Tipp 4: Kommunikation und Zusammenarbeit fördern
Kollaboration ist der Schlüssel zu Innovation und Unternehmenserfolg. Daher sollte das Bürokonzept Tools und Strukturen bereitstellen, die den Austausch erleichtern – etwa:
Instant-Messaging-Systeme
Videokonferenzsoftware
Kollaborative Dashboards
Interaktive Displays
Gemeinsame Kalender
Ergänzend können spezielle Räume für Brainstorming oder kreative Workshops eingerichtet werden – Orte, die Teamgeist fördern und spontane Ideen ermöglichen.
Tipp 5: Komfort und Pflege sicherstellen
Ein flexibles Büro benötigt regelmäßige Pflege, damit es ein angenehmer, gesunder Arbeitsplatz bleibt. Klare Nutzungsregeln (z. B. Aufräumen nach Meetings) und Reinigungspläne für Arbeitsflächen und Geräte sorgen für Ordnung. Regelmäßige Sicherheitskontrollen sind ebenfalls empfehlenswert.
Auch die Gestaltung spielt eine große Rolle: Moderne Büros setzen auf eine harmonische, einladende Atmosphäre mit funktionaler und zugleich ästhetischer Einrichtung.
Vergessen Sie außerdem nicht die Außenbereiche – Grünflächen und Aufenthaltszonen im Freien fördern das Wohlbefinden. Ein paar Sitzgelegenheiten im Freien oder ein WLAN-Zugang auf der Terrasse ermöglichen entspannte Pausen an der frischen Luft.
Fazit
Ob im Büro, zu Hause oder an anderen Orten – hybride Arbeitsformen sind längst Realität. Mitarbeitende wünschen sich flexible, hochwertige Arbeitsumgebungen, die Motivation und Gemeinschaft fördern.
Ein gut geplantes flexibles Bürokonzept steigert nicht nur Zufriedenheit und Produktivität, sondern hilft auch, neue Talente zu gewinnen.
