Unternehmen sind ständig auf der Suche nach mehr Leistung – durch Ressourceneffizienz, operative Exzellenz und Produktivität. Wie alle anderen Abteilungen ist auch der Einkauf davon nicht ausgenommen.
Einkaufsabteilungen möchten Zeit sparen, fundierte Entscheidungen treffen und gleichzeitig die Kontrolle über Kosten und Risiken behalten. In diesem Kontext entfalten die Digitalisierung des Einkaufs und die Automatisierung von Prozessen ihre volle Wirkung. Laut der Beratungsfirma McKinsey lassen sich zwischen 50 und 70 % der Aufgaben in Einkaufsabteilungen potenziell automatisieren.
E-Procurement-Lösungen
Die ersten von Einkaufsteams bevorzugten Automatisierungstools sind E-Procurement-Lösungen. Sie ermöglichen die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse in den drei Hauptphasen des Procure-to-Pay-Prozesses (P2P):
Produktauswahl,
Bestellversand sowie
Rechnungs- und Zahlungsmanagement.
Während des gesamten Prozesses können zahlreiche Aufgaben automatisiert werden – etwa die Integration der Einkaufsanfrage in das Informationssystem, die Validierungs-Workflows oder der Abgleich von Bestellungen und Rechnungen.
Das beschleunigt die Einkaufsprozesse, reduziert manuelle Fehler und optimiert die Gesamtkosten der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen. Kein Wunder, dass die Transaktionskosten um bis zu 80 % gesenkt werden können! Darüber hinaus steigert dies die Zufriedenheit der Teams insgesamt – durch vereinfachte Produktsuche für interne Kunden, weniger buchhalterische Bearbeitung und einfacheres Management für Einkäufer.
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Dank unserer Experten und unserer technischen Lösung können wir uns innerhalb kürzester Zeit mit einer Vielzahl von Marktplätzen verbinden. Wir passen uns jeder Situation an – egal, ob Sie mit einer externen Plattform oder einer internen Lösung arbeiten. Haben Sie noch keine E-Procurement-Lösung? Wir richten für Ihr Unternehmen einen Webshop ein.
AP-Automatisierung
Um bei der Rechnungsautomatisierung noch weiter zu gehen, können Unternehmen auch auf AP-Automation-Lösungen (Accounts Payable Automation) setzen. Diese Tools digitalisieren nicht nur Rechnungen, sondern automatisieren auch die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen – vom Datenerfassen bis zur Zahlung. Die Lösungen stützen sich auf verschiedene Technologien wie Electronic Data Interchange (EDI), Optical Character Recognition (OCR) oder Machine Learning.
Der größte Vorteil solcher Systeme liegt in der Zeitersparnis. Laut Generix Group können Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung um rund 80 % beschleunigen. Gleichzeitig werden Fehler und Kosten reduziert und die Nachverfolgbarkeit verbessert – der Schlüssel zu einem flüssigen, kontrollierten und effizienten Rechnungsflussmanagement.
Einkaufs-Chatbots
Generative KI eröffnet den Weg zur intensiven Nutzung von intelligenten Chatbots im täglichen Betrieb. Diese Gesprächsagenten verwandeln sich in virtuelle Assistenten für Einkäufer. Sie unterstützen bei vielen Aufgaben: Bearbeitung von Routineanfragen mit Lieferanten, Suche und Weitergabe von Schlüsselinformationen zur Entscheidungsfindung, Datenerfassung und Analyse.
Pascal Bensoussan, Chief Product Officer bei Ivalua, glaubt an das Potenzial autonomer Agenten zur Prozessautomatisierung: „Stellen Sie sich vor, ein Nutzer muss ein defektes Maschinenteil ersetzen. Er macht ein Foto des defekten Teils – und der autonome Agent übernimmt. Er analysiert sofort das Bild, identifiziert das defekte Teil, findet geeignete Lieferanten, startet eine Ausschreibung, bewertet die eingegangenen Angebote nach mehreren Kriterien und wählt die beste Option aus. Sobald die Entscheidung getroffen ist, erstellt er eine Bestellung, aktualisiert den Vertrag und verhandelt die Bedingungen.“
Je nach Beschaffungsart kann der Agent den gesamten oder einen Teil des Einkaufsprozesses übernehmen und gleichzeitig unter menschlicher Aufsicht agieren.
Robotic Process Automation (RPA)
Robotic Process Automation (RPA) eignet sich ideal zur Automatisierung zeitaufwändiger und sich wiederholender Aufgaben. Dabei handelt es sich um Software-Roboter, die standardisierte Prozesse nach festgelegten Regeln ausführen – etwa Dateneingaben, Informationssammlung oder Dateiverwaltung. Eine neue Generation intelligenter Tools kann sogar komplexere Einkaufsprozesse bewältigen. Intelligent Process Automation unterstützt Teams bei außergewöhnlichen Aufgaben, die Urteilsvermögen und Analyse erfordern.
Diese RPA-Software kann innerhalb weniger Wochen implementiert werden und bietet erhebliche Kostenvorteile.
Leslie Willcocks, Professor an der London School of Economics, erklärt: „Der größte Vorteil, den wir in den 16 von uns durchgeführten Fallstudien festgestellt haben, ist eine Kapitalrendite zwischen 30 % und 200 % im ersten Jahr. Doch wir dürfen uns nicht mit kurzfristigen finanziellen Gewinnen zufriedengeben – insbesondere, wenn diese nur aus Arbeitseinsparungen resultieren. Dieser Ansatz wird der Leistungsfähigkeit der Software nicht gerecht, denn der Nutzen für das Unternehmen ist vielfältig.“
Mit den richtigen Tools können Einkaufsteams sich so von monotonen Aufgaben befreien und sich auf strategisch wichtige Themen konzentrieren.
E-Sourcing-Tools
E-Sourcing-Lösungen zielen darauf ab, strategische Beschaffungsaktivitäten und Einkaufsverfahren zu vereinfachen und zu verbessern. Ein großer Teil dieser Aktivitäten kann automatisiert werden – z. B. Benachrichtigungen und Erinnerungen an Einkäufer, interne Kunden und Lieferanten, Berichte, Angebotsvergleiche nach Bewertungsraster, vorformatierte Antworten, Online-Verhandlungen usw. Diese Funktionen helfen, Vertragsvergabezeiten zu verkürzen und qualitativ hochwertige Interaktionen mit Lieferanten zu fördern – die Basis für Beschaffungsstrategien mit hohem Mehrwert.
Contract Lifecycle Management-Software (CLM)
Auch CLM-Tools (Contract Lifecycle Management) sind äußerst nützlich, um die Verwaltung von Lieferantenverträgen zu optimieren. Neben der Dokumentenzentralisierung und einer verbesserten Compliance automatisieren und vereinfachen sie den gesamten Vertragsprozess – von der Initiierung über Erstellung, Bearbeitung, Verhandlung, Ausführung bis zur Verlängerung.
So wird die Vertragsgestaltung schneller, flüssiger und besser auf die Unternehmensziele abgestimmt.
Nick Heinzmann, Head of Research bei Zip, betont: „Die Zukunft liegt nicht darin, noch ein weiteres Dashboard oder eine isolierte Lösung hinzuzufügen. Es geht vielmehr um echte Orchestrierung – eine einheitliche und vernetzte Erfahrung, die über Systeme, Teams und Entscheidungen hinweg funktioniert. Der nächste Schritt dieser Orchestrierung besteht darin, Prozessen Autonomie zu verleihen – über die Automatisierung hinaus hin zu einer KI, die handeln, sich anpassen und die Beschaffung vorantreiben kann. So bleiben Einkaufsleiter dem Chaos einen Schritt voraus.“
