Wenn wir an „Agilität“ denken, kommen uns Begriffe wie „Proaktivität“, „Transversalität“ und „Anpassungsfähigkeit“ in den Sinn. Aber was bedeutet das konkret für eine Einkaufsabteilung? Wie kann man agil sein, wenn es feste Regeln und Prozesse gibt? Erfahren Sie hier, was agiler Einkauf ist, welche Merkmale ihn auszeichnen und wie er in der Praxis angewendet wird.
Definition des agilen Einkaufs
Die Einkaufsfunktion ist direkt mit der Beschaffung der Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens verbunden. Das Einkaufsteam stellt sicher, dass diese konform sind und die erwartete Qualität erfüllen.
Die gelieferten Produkte müssen den Spezifikationen des Unternehmens entsprechen. Ziel ist es daher, Maßnahmen zu ergreifen, die sicherstellen, dass die Einkaufspolitik nicht nur zur Rentabilität, sondern auch zur Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.
Eine gute Beziehung und Abstimmung mit den Lieferanten sind unerlässlich, um Gewinne zu maximieren und eine hohe Kundenzufriedenheit zu erreichen. Als Eckpfeiler des Unternehmens kann diese Abteilung noch einen Schritt weiter gehen, indem sie eine verantwortungsbewusste Einkaufspolitik umsetzt.
Wenn ein Unternehmen das Konzept der Agilität in seiner Einkaufsabteilung integriert, können die Ergebnisse manchmal die gesetzten Ziele übertreffen. Agiler Einkauf ermöglicht es, verschiedene Herausforderungen innovativ und zuverlässig zu bewältigen.
Das Oxford English Dictionary definiert das Wort „agil“ wie folgt:
Fähig, sich schnell und leicht zu bewegen;
Fähig, schnell und intelligent zu denken;
Bezieht sich auf eine Projektmanagementmethode, die insbesondere in der Softwareentwicklung verwendet wird und sich durch die Aufteilung von Aufgaben in mehrere kurze Arbeitsphasen sowie häufige Neubewertungen und Anpassungen von Plänen auszeichnet.
Zur Anpassung dieses Konzepts an den Einkauf ist die Definition von Ardent Partners auf der CPO Rising 2015 besonders relevant: „Die Einkaufsabteilungen, die ihre Tools, Ressourcen und ihr Know-how geschickt miteinander verbinden, um die sich wandelnden Bedürfnisse des Unternehmens zu unterstützen, werden erfolgreicher sein als alle anderen. Agilität wird die nächste Erfolgswelle im Einkauf bestimmen.“
Welche Aufgaben hat eine agile Einkaufsabteilung und welche Merkmale zeichnen sie aus?
Eine traditionelle Einkaufsabteilung führt täglich drei Hauptaufgaben für ein Unternehmen aus: Sie sorgt für eine optimale Zusammenarbeit mit allen Lieferanten, reduziert die Beschaffungskosten und verbessert die Produktauswahl durch Qualitätsfokus.
Eine Einkaufsabteilung, die diese Kompetenzen mit Agilität verbindet, ermöglicht es einem Unternehmen, effizienter zu arbeiten, Gewinne zu maximieren und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Dazu muss eine agile Einkaufsabteilung proaktiv, flexibel und teamorientiert sein.
Die Mitglieder dieser Abteilung müssen Probleme an der Quelle lösen und sich dabei auf die Bedürfnisse des Unternehmens konzentrieren. Sie agieren proaktiv statt reaktiv. Das erfordert ein tiefes Verständnis des Marktes und der Anforderungen aller Beteiligten.
Eine agile Einkaufsabteilung muss außerdem anpassungsfähig sein. Sie reagiert schnell auf Veränderungen – sei es in Strategie, Standort oder Vorschriften – und passt sich in Echtzeit an. Dazu benötigt sie Transparenz in Echtzeit und kollaborative Tools.
Schließlich basiert eine agile Einkaufsabteilung auf Teamarbeit: Das Team nutzt die Stärken jedes Einzelnen, um Effizienz zu steigern und neue Chancen zu erkennen. Beispielsweise kann die Einkaufsabteilung den Preis eines Produkts beeinflussen, indem sie das Marktwissen der Teammitglieder gezielt nutzt.
Wer gehört zur Einkaufsabteilung?
Als strategischer Aktivposten vereint die Einkaufsabteilung verschiedene Fachprofile. Der Einkaufsleiter (Chief Procurement Officer) leitet die Abteilung, die aus Einkäufern besteht, von denen viele auf bestimmte Bereiche spezialisiert sind.
In manchen Fällen umfasst die Abteilung auch einen Qualitätsmanager, der Produktkontrollen und Audits durchführt.
Wie organisiert man eine agile Einkaufsabteilung? 4 praktische Beispiele
Während sich die Einkaufsfunktion ständig weiterentwickelt, bleibt ihr Ziel dasselbe: die Rentabilität des Unternehmens zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Hier sind vier bewährte Praktiken – darunter zwei vom Netzwerk Procurement Leaders –, die Einkaufsabteilungen helfen, agiler zu werden.
Vertrag bereits während des Sourcing-Prozesses verhandeln
Wenn Einkaufsabteilungen Lieferanten auswählen, können sie bereits im Vorfeld über mögliche Vertragsbedingungen sprechen. Das ermöglicht es, Bedürfnisse frühzeitig zu antizipieren und Verzögerungen oder unerwartete Probleme zu vermeiden.
Alles eliminieren, was das Ergebnis nicht beeinflusst
Jeder Schritt im Beschaffungsprozess sollte hinterfragt werden, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Agilität erfordert gesunden Menschenverstand und ein Gespür für den Kontext. Weniger ist mehr! Tatsächlich sind Geschwindigkeit und die Lean-Methode (Managementansatz, der auf kontinuierlicher Verbesserung, Ressourceneffizienz und Prozessoptimierung basiert.) stärker mit Agilität verbunden als standardisierte Prozesse oder Vollständigkeit.
Gute Beziehungen pflegen
Einkaufsleiter und Einkäufer müssen sowohl mit internen Mitarbeitern als auch mit externen Partnern wie Lieferanten gute Beziehungen aufbauen und pflegen. Um diese Beziehungen zu optimieren, müssen Einkaufsexperten zu echten Business-Partnern werden.
Digitalisierung und Künstliche Intelligenz im Einkauf einsetzen
Die Integration digitaler Tools ermöglicht ein effizientes Management des gesamten Einkaufsprozesses. Dies verschafft Einkäufern eine 360°-Sicht auf den Markt und seine Entwicklungen – was ihre Reaktionsfähigkeit deutlich erhöht.
Eine vollständig digitalisierte Einkaufsabteilung kann Preisänderungen und andere Faktoren, die die Rentabilität beeinflussen, in Echtzeit verfolgen.
Agil zu werden bedeutet vor allem, flexibler zu werden. Es geht nicht darum, alle bestehenden Prozesse durch „agile“ Versionen zu ersetzen, sondern darum, bei Bedarf den Status quo zu hinterfragen, um effizienter und effektiver zu arbeiten.
