In einem so unsicheren und volatilen Umfeld wie dem unseren ist die Digitalisierung der Einkaufs- und Finanzprozesse für Unternehmen zu einem wesentlichen Schritt geworden. Dies gilt insbesondere für die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung, die eine Schlüsselrolle beim Cashflow-Management spielen. Aus diesem Grund setzen viele Organisationen auf Systeme zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Dieser Prozess wird auch als AP-Automatisierung bezeichnet. Diese Tools erweisen sich als hervorragende Instrumente, um Fehler zu reduzieren, die Rückverfolgbarkeit zu verbessern und Kosten zu sparen.
Was ist AP-Automatisierung?
Bei der AP-Automatisierung (Accounts Payable Automation) steht die Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Prozesses zur Bearbeitung von Lieferantenrechnungen im Mittelpunkt. Dieser Prozess umfasst die Erfassung der Rechnungsdaten bis hin zur Bezahlung der Lieferanten. Das Unternehmen rüstet sich dazu mit digitalen Technologien und Automatisierungslösungen aus, um manuelle Systeme zu ersetzen. Dabei kommen vor allem Werkzeuge wie die optische Zeichenerkennung (OCR), der elektronische Datenaustausch (EDI) und maschinelles Lernen zum Einsatz.
Mit diesem Ansatz können Unternehmen alle Prozesse im Zusammenhang mit dem Empfang, der Bearbeitung und der Bezahlung von Lieferantenrechnungen optimieren. Dadurch können sie eine reibungslose, effiziente und kontrollierte Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen erreichen. Unternehmen verbessern so ihre Gesamteffizienz und -konformität und optimieren ihr Betriebskapital.
AP-Automatisierung: Wie funktioniert das?
Die AP-Automatisierung umfasst drei wesentliche Schritte: den Empfang, die Zahlung und die Archivierung von Rechnungen.
Empfang von Rechnungen
Zunächst erhält das Unternehmen die Rechnungen, entweder elektronisch (EDI, PDF, Lieferantenportal usw.) oder in Papierform. Letztere müssen in ein elektronisches Format umgewandelt werden. Anschließend werden die Rechnungen gescannt und mithilfe von OCR verarbeitet, um die Daten zu extrahieren und zu speichern.
Abgleich und Workflow von Rechnungen
Nach der Erfassung der Daten werden die Rechnungen mit den Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen. Anschließend werden sie zur Überprüfung und Genehmigung an die benannte(n) Person(en) weitergeleitet. Danach gelangen sie ins ERP-System (Enterprise Resource Planning) oder in das Buchhaltungssystem des Unternehmens zur Bezahlung.
Archivierung von Rechnungen
Schließlich werden alle Rechnungen sicher und konform archiviert. Dank der elektronischen Archivierung kann jede Rechnung schnell gefunden werden. Mithilfe von Prüfpfaden können zudem alle Aktionen, die an den Rechnungen vorgenommen wurden, für die Finanzkontrolle nachverfolgt werden.
Welche Vorteile bietet die AP-Automatisierung?
Die AP-Automatisierung bietet zahlreiche Vorteile – von beschleunigten Prozessen bis hin zu fundierten Entscheidungen.
Zeitersparnis
Durch die AP-Automatisierung können Rechnungen schnell und effizient bearbeitet werden. Dadurch entfallen verschiedene manuelle Aufgaben wie das Erfassen und Versenden von Rechnungen, sodass sich der gesamte Prozess erheblich beschleunigt. Laut der Generix Group können Unternehmen ihre Rechnungsbearbeitung mithilfe von Technologien zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung um bis zu 80 % beschleunigen. (Generix Group, 2023) Dies fördert die Einhaltung der Zahlungsfristen und stärkt somit die Lieferantenbeziehungen.
Kostensenkung
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hilft auch dabei, die Kosten für die Rechnungsbearbeitung zu senken. Betroffen sind die Arbeitskosten sowie die Kosten für Lagerung, Porto und Rechnungserstellung. Laut der Generix Group können Unternehmen so bis zu 10 € pro Dokument einsparen.
Höchste Qualität und Konformität
Durch die AP-Automatisierung werden menschliche Fehler ausgeschlossen. Es gibt keine Eingabeabweichungen, keine doppelten Zahlungen und keinen potenziellen Betrug. Das garantiert nicht nur Genauigkeit, sondern auch die Einhaltung interner Richtlinien und Vorschriften. Denn auch die Regeln zur Einhaltung dieser Vorschriften sind in das System integriert. Der Prozess ist völlig transparent, sodass alle damit verbundenen Risiken verfolgt und verhindert werden können.
Erhöhte Sichtbarkeit und Kontrolle
Schließlich ermöglicht diese Technologie Unternehmen eine Echtzeitdarstellung ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse und Ausgaben. Dadurch können Teams den Cashflow besser kontrollieren, Zahlungsfristen leichter verfolgen und letztlich fundierte Entscheidungen treffen. Oliver Piccard, Vizepräsident für globale Finanzoperationen bei Ritchie Brothers, stimmt dem zu: „Wir stehen noch am Anfang, aber wir haben es schnell geschafft, in Nordamerika eine Quote von 65 % für den automatischen Abgleich zu erreichen. Wir haben die Bearbeitungszeiten für Rechnungen erheblich verkürzt und konnten unsere internen Kontrollen für einen Großteil unserer Ausgaben verbessern.“ (Oliver, Piccard; Vizepräsident für globale Finanzoperationen, Ritchie Brothers; Basware)
Die Zukunft der AP-Automatisierung
Heute hat die AP-Automation gute Aussichten. Diese Automatisierungslösung steht für eine effiziente Verwaltung des Cashflows und der Zahlungsfristen. Dies ist für die Aufrechterhaltung der Liquidität, Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Dies gilt umso mehr, da dies vor dem Hintergrund der allgemeinen Einführung der elektronischen Rechnungsstellung geschieht.
Auch die rasante Entwicklung der künstlichen Intelligenz (KI) und des Machine Learning (ML) verspricht weitere Fortschritte. Diese neue Ära leitet einen tiefgreifenden Wandel ein, der von der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP Automation), wie wir sie heute kennen, bis hin zur Entstehung autonomer Systeme reicht.
Kevin Permenter, Forschungsleiter bei IDC, betont: „Während bei der Automatisierung eine Reihe vordefinierter Aktionen als Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis ausgelöst werden muss, sorgt die Autonomie mithilfe von KI und Machine Learning dafür, dass die richtigen Aktionen ausgeführt werden, auch wenn sich die Parameter ändern. Eine feine, aber wesentliche Nuance. Nehmen wir als Beispiel ein autonomes System: Es sorgt dafür, dass Validierungen auch bei Änderungen in der Organisation – bei Abwesenheit, interner Mobilität oder Veränderungen in den Projektteams – an die richtige Person geleitet werden, und das ohne menschliches Zutun. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Autonomie sicherstellt, dass auch in einem unsicheren und schwankenden Umfeld die richtigen Entscheidungen getroffen werden.“ (Kevin, Permenter; Forschungsleiter, IDC; April 2023, Medius)
Schließlich gibt es noch viele weitere Trends in der Welt der AP-Automatisierung: Die Einführung von cloudbasierten Lösungen etwa ermöglicht mehr Flexibilität und Zugänglichkeit. Oder die boomenden Partnerschaften und Technologien, die immer schnellere Zahlungen ermöglichen (SWIFT GPI, SEPA Instant Payment, ACH-Zahlungen usw.).
Wie Sie sehen fungiert die Kreditorenbuchhaltung als Kontrollinstanz für das Ausgabenmanagement von Organisationen. Die AP-Automatisierung erscheint somit als ein wichtiges Instrument, um die Liquidität und die finanzielle Gesundheit von Organisationen zu erhalten. Durch die Reduzierung von Fehlern, die Verbesserung der finanziellen Transparenz und die Beschleunigung der Bearbeitung trägt sie zur Steigerung der Leistung und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen bei.
