Ausnahmslos alle Unternehmen durchlaufen den Beschaffungszyklus, um über die Ressourcen zu verfügen, die sie für den Betrieb und die Entwicklung ihres Unternehmens benötigen. Dieser Zyklus besteht aus fünf wichtigen Phasen, die von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung der Waren und Dienstleistungen reichen. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, jede dieser Phasen zu meistern und die richtigen Optimierungshebel zu setzen, um Produktivität, Wettbewerbsfähigkeit und Gesamtrentabilität zu steigern.
Was ist der Beschaffungszyklus?
Der Beschaffungszyklus ist der Prozess, bei dem ein Unternehmen kurz- oder langfristig benötigte Waren und/oder Dienstleistungen bestellt, beschafft und bezahlt. Er wird auch als Lieferantenbeschaffungszyklus oder Procure-to-Pay-Prozess (P2P) bezeichnet. Der Fokus liegt dabei auf den vorgelagerten Aktivitäten der Lieferkette, d.h. wie das Unternehmen Rohstoffe, Güter und Dienstleistungen von seinen Lieferanten bis zum eigenen Standort beschafft.
Ein optimaler Beschaffungszyklus bedeutet, dass die richtigen Produkte und/oder Dienstleistungen zur richtigen Zeit am richtigen Ort beschafft werden. Ziel ist es, sicherzustellen, dass diese Prozesse standardisiert und effizient sind, so dass sie regelmäßig wiederholt werden können, um die vom Unternehmen benötigten Waren und Dienstleistungen zu beschaffen.
Wichtig ist auch, dass der Beschaffungszyklus Teil des umfassenderen Beschaffungslebenszyklus ist, der auch die Ausgabenanalyse, das strategische Sourcing und das Vertragsmanagement umfasst.
Die 5 Phasen des Beschaffungsprozesses
Die wichtigsten Phasen des Beschaffungszyklus sind für alle Unternehmen gleich. Sie reichen von der Prüfung des Beschaffungsbedarfs bis hin zur Bezahlung und der Rechnungslegung.
Schritt 1: Bedarfsplanung
Jeder Beschaffungszyklus beginnt mit der Ermittlung des Bedarfs. Dies kann in Form von Bestellanforderungen der Mitarbeiter geschehen, die der Einkaufsabteilung vorgelegt werden. Es geht darum, die Anforderungen an die zu beschaffenden Güter und/oder Dienstleistungen genau zu definieren. Dazu müssen die Mengen, die geforderten Standards oder auch die Lieferfristen festgelegt werden.
Schritt 2: Auswahl des Lieferanten
Der zweite Schritt im Beschaffungsprozess besteht darin, die richtigen Lieferanten für den jeweiligen Bedarf auszuwählen. Mit Hilfe einer Angebotsanfrage (Request for Quotation, RFQ) können Angebote von potenziellen Lieferanten eingeholt werden. Die Lieferanten werden nach verschiedenen Kriterien bewertet: Preis, Qualität, Zuverlässigkeit, Produktionskapazität usw. In dieser Phase werden auch die Vertragsbestandteile ausgehandelt. Bei wiederkehrenden Einkäufen können beide Parteien einen Rahmenvertrag abschließen, der die Einkaufskonditionen sichert und eine dauerhafte Geschäftsbeziehung fördert.
Schritt Nr. 3: Abschluss der Bestellung
Der dritte Schritt im Beschaffungszyklus ist die Bestellung. Die Bestellanforderung wird in einen Bestellschein umgewandelt, der an die Lieferanten weitergeleitet wird. In diesen Dokumenten werden die Produkte, die Mengen und die Lieferbedingungen genau festgelegt.
Schritt 4: Wareneingang
Der Eingang der bestellten Ware ist der vierte Schritt im Beschaffungszyklus. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die Lieferung mit der Bestellung übereinstimmt, dass keine Transportschäden aufgetreten sind und dass die Qualität der Produkte in Ordnung ist. Die Lieferung wird dann registriert und an den Empfänger innerhalb des Unternehmens weitergeleitet.
Schritt 5: Die Zahlung
Der letzte Schritt im Beschaffungszyklus ist schließlich die Bezahlung der Rechnung. Die Modalitäten hängen davon ab, was vertraglich vereinbart wurde: Vorauszahlung, Anzahlung vor Lieferung, Zahlung zu einem bestimmten Zeitpunkt, Ratenzahlung usw. In der Buchhaltung wird die Rechnung erfasst, geprüft und gebucht. Erst danach erfolgt die Zahlungsfreigabe.
Wie kann der Beschaffungszyklus optimiert werden?
Die Einkaufsabteilungen haben mehrere Fäden in der Hand, um alle Prozesse im Zusammenhang mit der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen zu optimieren.
So weit wie möglich automatisieren
Einer der wirksamsten Hebel zur Optimierung des Beschaffungszyklus ist die Digitalisierung, Rationalisierung und Automatisierung der Prozesse. Dies kann durch die Einführung von E-Procurement-Lösungen im Unternehmen erreicht werden. Ein solches Instrument ermöglicht die Digitalisierung von Transaktionen, die Optimierung von Kosten und die Steigerung der Produktivität. Darüber hinaus bietet es einen vollständigen Überblick über die getätigten Ausgaben, was die Kontrolle und die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten erleichtert.
Lieferantenbeziehungen stärken
Die Einkaufsabteilung tut gut daran, ihre Beziehungen zu den wichtigsten Lieferanten zu stärken. Dies geschieht durch eine Zusammenarbeit, die auf Transparenz, Nähe und Vertrauen basiert. Um dies zu erreichen, muss das Unternehmen auf eine gute Kommunikation und eine regelmäßige Bewertung der Leistung und Zufriedenheit seiner Lieferanten im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung setzen. Dies garantiert eine langfristige Beziehung, in der sich alle Beteiligten weiterentwickeln können.
Lean Management anwenden
Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, sich bei der Prozessoptimierung auf die Philosophie des Lean Managements zu stützen. Ivalua, ein weltweit führender Anbieter von Spend-Management-Lösungen ist von den Vorteilen überzeugt:„Lean Management kann im Einkaufs- und Beschaffungsmanagement als Mittel zur Verbesserung des Einkaufsprozesses und der Arbeitsabläufe gesehen werden, indem es den Zeitaufwand senkt und Verschwendung beseitigt; zur Kostensenkung bei gleichzeitiger Verbesserung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen; zur Verbesserung der Leistung und Reaktionsfähigkeit der Lieferanten; zur stärkeren Konzentration auf Aktivitäten, die dem Unternehmen einen Mehrwert bringen; und zur Stärkung der strategischen statt der transaktionsorientierten Ausrichtung des Einkaufs."
Prozesse standardisieren
Schließlich ist es wichtig, über standardisierte Prozesse zu verfügen, um den Beschaffungszyklus zu optimieren. Dies bedeutet, dass sie so klar wie möglich formalisiert werden müssen, indem Verfahren und Dokumente erstellt werden, die den betroffenen Mitarbeitern als Referenz dienen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter über diese verschiedenen Prozesse informiert und sogar geschult werden. Auf diese Weise ist es möglich, die Zuverlässigkeit der Prozesse auf effiziente Weise zu verbessern und die Praktiken innerhalb des Unternehmens zu vereinheitlichen.
Letztendlich führt ein gut organisierter Beschaffungszyklus dazu, dass Risiken reduziert, Kosten kontrolliert und die Gesamtleistung des Einkaufs verbessert werden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einem strukturierten Management, einer effektiven Zusammenarbeit mit den Lieferanten und der Integration leistungsstarker digitaler Tools. Auf diese Weise können die Einkaufsabteilungen einen Mehrwert für ihr Unternehmen schaffen.
