Die Digitalisierung von Dokumenten ist für Organisationen, insbesondere für die Einkaufsfunktion, heutzutage unverzichtbar geworden. Unternehmen und Organisationen aller Größenordnungen aus dem öffentlichen und privaten Sektor wenden diese Praxis an, um ihre Beschaffungsprozesse zu rationalisieren und ihre betriebliche Effizienz zu steigern. Da die Digitalisierung von Dokumenten immer mehr zur Norm wird, ist es höchste Zeit, den Sprung zu wagen und in das neue digitale Zeitalter zu investieren.
Die Digitalisierung von Dokumenten verstehen
Bei der Digitalisierung von Dokumenten werden Dokumente, die ursprünglich in Papierform vorlagen, in digitale Dateien umgewandelt. Dadurch ist es möglich, eine vollständig digitale Arbeitsumgebung zu schaffen, in der alle Dokumente elektronisch gespeichert, verwaltet und ausgetauscht werden. Dies ist die Voraussetzung dafür, dass die Telearbeit heute reibungslos funktioniert.
Ein Projekt zur Digitalisierung von Dokumenten kann sich auf alle empfangenen und/oder gesendeten Dokumentenströme beziehen, beispielsweise Rechnungen, Verträge, Ausschreibungen oder Bestellungen. Außerhalb des Einkaufsbereichs kann dies beispielsweise auch die Abläufe im Personalwesen (Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge usw.) oder in der Buchhaltung (Spesenabrechnungen usw.) betreffen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Dokument zu digitalisieren:
die „duplizierte Digitalisierung“, bei der eine digitale Kopie eines Originals auf Papier erstellt wird
die „native Digitalisierung“, bei der eine digitale Datei direkt aus einer Computersoftware erzeugt wird
Dieser Ansatz ist im weiteren Sinne Teil der digitalen Transformation von Unternehmen. Das bedeutet, die gesamte Kette der Dokumentenverwaltung und -archivierung zu überdenken und mithilfe einer speziellen Software zu automatisieren.
Die Weiterentwicklung der Vorschriften und die Zuverlässigkeit dieser Art von digitalen Lösungen ermöglichen es nun, Geschäftspartnerschaften zwischen einem Lieferanten und seinem Kunden vollständig elektronisch abzuschließen. Ein elektronisches Dokument hat übrigens ebenso wie eine elektronische Signatur die gleiche Rechts- oder Beweiskraft wie sein Gegenstück auf Papier.
Warum sollte man seine Dokumente digitalisieren?
Die Digitalisierung von Dokumenten bietet Unternehmen viele Vorteile, von denen interne Teams, Kunden und Geschäftspartner profitieren.
Prozesse rationalisieren und optimieren
Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht die Automatisierung zahlreicher Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit dem Beschaffungsprozess. Dazu gehören beispielsweise die Erstellung von Bestellscheinen, die Verwaltung von Rechnungen und die Überwachung von Zahlungen. Dadurch werden Fehler reduziert und die Bearbeitungszeiten verkürzt, was zu effizienteren Prozessen und einer schnelleren Reaktionsfähigkeit des Unternehmens führt. Dies hat auch eine Verkürzung der Zahlungsfristen zugunsten besserer Lieferantenbeziehungen zur Folge.
Zeit sparen und die Effizienz steigern
Die Digitalisierung von Dokumenten verschafft den Mitarbeitern mehr Zeit, da zeitaufwändige manuelle Aufgaben eliminiert werden. So können sie sich auf Aktivitäten mit höherer Wertschöpfung konzentrieren. Darüber hinaus werden das Suchen und Teilen von Dokumenten beschleunigt und vereinfacht, da die Organisation und Indexierung digitaler Dateien optimiert wird.
Kosten senken
Die Digitalisierung von Dokumenten reduziert die Kosten, die durch den Druck, die Speicherung und die Handhabung physischer Dokumente entstehen. Schätzungen zufolge können in Unternehmen bis zu 80 % der Kosten eingespart werden, die bei herkömmlichen Transaktionen entstehen.
Sicherheit erhöhen
Die Digitalisierung von Dokumenten verbessert die Rückverfolgbarkeit, die Sicherheit und den Zugang zu Informationen. Mit elektronischen Dokumenten wird das Risiko eines Datenverlusts oder -lecks erheblich verringert. Darüber hinaus ist es einfacher, den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren oder sogar deren Nutzungshistorie zu verfolgen. Dies bedeutet jedoch auch, dass man in Bezug auf Cybersicherheit und Datenschutz doppelt wachsam sein muss.
Compliance schaffen
In ganz Europa werden die gesetzlichen Anforderungen an die Digitalisierung von Rechnungen immer strenger. So schreibt die Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 vor, dass jede öffentliche Verwaltung elektronische Rechnungen, die dem europäischen Standard entsprechen, empfangen und verarbeiten können muss. Bei B2B-Transaktionen ist die digitale Reife von Land zu Land unterschiedlich. Die meisten Regierungen schreiben jedoch eine schrittweise Umsetzung vor, wie es beispielsweise in Italien, Frankreich, Belgien und Polen der Fall ist.
CO2-Fußabdruck verringern
Die Digitalisierung von Dokumenten ist Teil eines nachhaltigen Entwicklungsprozesses. Denn dadurch wird der Papier- und Energieverbrauch reduziert und die Abfallproduktion, die mit der gesamten Logistik rund um den Versand von Dokumenten verbunden ist, gesenkt.
Laut einer Studie von Basware verringert der Umstieg von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen die Treibhausgasemissionen um fast 36 %. Dies trägt somit zur gesellschaftlichen Verantwortung der Unternehmen (Corporate Social Responsibility, CSR) bei.
Im Fokus: die Digitalisierung von Rechnungen
47 % der Einkaufsabteilungen haben die Digitalisierung von Rechnungen in ihre digitale Roadmap integriert (PwC, Digital Procurement, 2022)
Unternehmen, die die elektronische Rechnungsstellung einführen, erzielen eine Investitionsrendite von über 60 % (EESPA, Overview - Benefits)
Dank Werkzeugen für künstliche Intelligenz und Machine Learning verkürzt sich die Bearbeitungszeit einer elektronischen Rechnung von Wochen auf Tage – in manchen Unternehmen sogar auf weniger als 48 Stunden (Basware, The Advantages Of Electronic Invoicing, Both In Sending And Receiving, 2023)
Wie kann man ein Dokument digitalisieren?
Der Prozess der Digitalisierung von Dokumenten durchläuft zwei große Phasen: das Scannen und die Einführung einer Software für das elektronische Dokumentenmanagement (EDM).
Digitalisierung vorhandener Dokumente
Der erste Schritt besteht darin, die bereits im Unternehmen vorhandenen Papierdokumente zu scannen. Dies kann mithilfe professioneller Scanner oder durch Outsourcing-Dienste erfolgen. Im nächsten Schritt werden die gescannten Dateien in kompatible Formate konvertiert und indexiert, um die spätere Suche zu erleichtern.
Einführung einer dedizierten Software
Die Einführung einer Software für das elektronische Dokumentenmanagement (EDM) ist ein weiterer wichtiger Schritt, um digitale Dokumente effektiv zu verwalten. Mithilfe dieser Tools kann eine zentrale Datenbank erstellt werden, in der Dateien gespeichert, klassifiziert und für berechtigte Nutzer zugänglich gemacht werden.
Einige dieser Softwareprogramme lassen sich in andere Anwendungen (Informationssysteme, CRM-Software usw.) integrieren und bieten erweiterte Funktionen wie elektronische Signaturen, kollaborative Arbeitsbereiche oder die optische Zeichenerkennung (OCR), mit der sich wichtige Informationen automatisch aus Dokumenten extrahieren lassen.
Die Digitalisierung des Dokumentenflusses ist für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse optimieren möchten, ein wichtiger Hebel. Diese Vorgehensweise hat viele Vorteile, die den Prioritäten von Einkaufsteams entsprechen: Kostensenkung, Reduzierung des CO2-Ausstoßes und Steigerung der Effizienz. Somit ist sie ein wirksames Mittel, um einem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, dessen Wachstum zu fördern und sich für den digitalen Wandel zu engagieren.
