Die japanische Kanban-Methode, oft im Lean-Umfeld eingesetzt, ist eine wirksame Methode für agile Bestandsverwaltung. Mit dieser Methode füllen Sie Bestände nur dann auf, wenn es notwendig ist – ausgelöst durch einen visuellen Indikator („Kanban“). Das Prinzip ähnelt einer Warnleuchte im Auto, die signalisiert, dass Sie tanken müssen. Ziel ist es, unnötige Lagerhaltung und Kosten zu vermeiden, ohne Ausfälle zu riskieren. Ein gut abgestimmtes Kanban-System sorgt für einen just-in-time Nachschubfluss.
Was beinhaltet die Kanban-Methode?
Der Erfolg der Kanban-Methode basiert auf drei Hauptprinzipien:
1. Platz schaffen
Räumen Sie zunächst Ihr Lager oder Ihre Schränke auf. Entfernen Sie Überflüssiges, veraltete Produkte und nicht genutzte Artikel. Organisieren Sie die neue Struktur nach Häufigkeit der Nutzung. Wenig genutzte Produkte kommen hoch, häufig genutzte auf Augenhöhe.
2. Die Kanban-„Zwei-Behälter“-Methode
Die bekannteste Methode ist das Zwei-Behälter-System. Jeder Artikel hat mindestens zwei Behälter. Der vordere enthält den täglichen Bestand, der hintere die Reserve. Unter dem vorderen Behälter befindet sich die Kanban-Karte mit Foto und Infos. Ist der erste Behälter leer, ziehen Sie die Karte heraus – Signal zur Nachbestellung. Danach rutscht der zweite Behälter nach vorn.
Produkte, von denen nur ein Stück gebraucht wird, können ebenfalls mit einer Karte verwaltet werden. Diese kann Hinweise wie „bestellt“ enthalten.
3. Farbkodierung
Mit Klebeband markieren Sie Plätze. Eine rote Linie zeigt an: Bestand ist knapp – Nachbestellen! Solange diese Linie sichtbar ist, reicht der Vorrat bis zur Lieferung. Kanban-Karten zeigen Min.- und Max.-Mengen.
Wenn zu viele Varianten vorhanden sind, wird es unübersichtlich. Dann hilft ein Wandpanel mit Karten: links „zu bestellen“, rechts „bestellt“.
Best Practices der Kanban-Methode
Visualisieren
Eine Tafel zeigt Workflow und Prozessstatus. Sie sollte anzeigen:
Wann ein Team verfügbar ist (Engagement-Punkt)
Wann ein Arbeitspaket geliefert wird (Delivery-Punkt)
Welche Aufgabe in welchem Stadium umgesetzt wird.
Work in Progress begrenzen
Durch Begrenzung laufender Arbeiten werden Durchlaufzeiten verkürzt, Qualität gesteigert und Ergebnisse häufiger geliefert.
Fluss managen
Ziel: Produktivität maximieren, Durchlaufzeit minimieren, Vorhersagbarkeit erhöhen. Engpässe müssen identifiziert und beseitigt werden.
Regeln explizit machen
Regeln sollten:
Wenig zahlreich,
Einfach,
Gut definiert,
Sichtbar,
Konsequent angewendet,
Einfach änderbar sein.
Beispiele: Kapazitätsgrenzen, Serviceklassen, Definition von „fertig“.
Feedback-Schleifen implementieren
Feedback-Schleifen sind zentral für Verbesserungen. Sie helfen, Abweichungen früh zu erkennen und gegenzusteuern.
Gemeinsam verbessern, experimentell weiterentwickeln
Kanban optimiert bestehende Prozesse kontinuierlich und inkrementell.
Wer ist verantwortlich für die Einführung?
Es müssen keine neuen Rollen geschaffen werden. Bestehende Mitarbeitende übernehmen Aufgaben. Praktisch haben sich zwei Rollen etabliert:
Service Request Manager: Kennt Kundenbedürfnisse, priorisiert Aufgaben. Oft Product Owner/Manager.
Service Delivery Manager: Verantwortlich für den Workflow, plant Lieferungen. Auch Flow Manager genannt.
Wie wenden Sie die Kanban-Methode an?
Erster Schritt: Arbeit sichtbar machen. Eine Tafel mit 4 Spalten:
Backlog
To Do
In Progress
Completed
Jede Aufgabe wird mit einer Karte markiert und wandert über die Tafel.
Ein Pull-System einrichten
Sehr häufig entstehen Arbeitsüberlastung und Verzögerungen im Arbeitsfluss, wenn Arbeit in die Prozesskette hineingeschoben wird. Während immer mehr Aufgaben begonnen werden, wird kaum etwas wirklich abgeschlossen – verursacht durch ständiges Multitasking und ein sich fortlaufend änderndes Umfeld.
Die Einführung eines Kanban-Pull-Systems ist ein guter Weg, dieses Problem zu lösen. In diesem Fall werden Aufgaben nur dann von den Teammitgliedern aus der Spalte „To do“ der Tafel entnommen, wenn – und nur wenn – sie tatsächlich die Kapazität haben, eine neue Aufgabe zu übernehmen.
In einem solchen System legt das Management die Priorität einer Aufgabe fest, indem es ihr Serviceklassen zuweist, bevor sie in die Spalte „To do“ gestellt wird. Sobald das Auslieferungsteam einen freien Platz für eine neue Aufgabe hat, wird diese aus dem Prozess entnommen. Dies ist der Moment des Commitments.
Dieser Ansatz ermöglicht es dem Management, eine Aufgabe bis zu dem Zeitpunkt neu zu priorisieren, an dem sie gestartet wird. Es ist eine wirkungsvolle Methode, um sich an Veränderungen im Markt anzupassen, da immer zuerst an den wichtigsten Aufgaben gearbeitet wird.
