Lean Six Sigma ist eine Methode der kontinuierlichen Verbesserung, bei der alle Beteiligten in einem Prozess eingebunden werden, um Verschwendung zu eliminieren – also alles, was die Effizienz und Leistung einer Produktionseinheit oder des gesamten Unternehmens verringert.
Dieser Ansatz basiert auf einer weiteren Methode zur Arbeitsoptimierung: dem Kaizen-System. Ursprünglich aus Japan stammend, wird es heute weltweit in vielen Unternehmen erfolgreich eingesetzt. Doch was genau ist die Kaizen-Methode? Welche Vorteile bietet sie, und wie kann man sie umsetzen? Dieser Artikel gibt Antworten auf all diese Fragen.
Definition: Was ist die Kaizen-Methode?
Eine Verbindung der japanischen Wörter „kai“ und „zen“ (bedeutet „Veränderung“ bzw. „gut“) – die Kaizen-Methode konzentriert sich auf die kontinuierliche Verbesserung der Unternehmensleistung sowie die Optimierung der Zeit und Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter.
Die Einführung abrupter Änderungen in Managementsystemen kann für viele Mitarbeiter ein psychologisches Hindernis darstellen. Die Kaizen-Methode hingegen besteht aus einer Vielzahl kleiner, einfacher, konkreter und kostengünstiger Maßnahmen und Werkzeuge, die dabei helfen, die gesteckten Ziele zu erreichen.
Von den Mitarbeitern wird lediglich erwartet, dass sie sich Fragen stellen: „Warum mache ich das?“, „Was braucht mein Kunde?“, „Wie kann ich meinen Prozess verbessern und seine Bedürfnisse einfach und effizient erfüllen?“...
Dieses System basiert daher vor allem auf dem starken Engagement der Mitarbeiter, Ideen, Mittel und Werkzeuge zur kontinuierlichen Verbesserung in allen Bereichen des Unternehmens (Finanzen, Produktion, Verwaltung, Produktentwicklung usw.) zu entwickeln.
Die Methode ist in mehrere Schritte unterteilt. Zunächst wird das Problem identifiziert: Welche Schwierigkeiten habe ich in meinem aktuellen Prozess? Um darauf zu reagieren, kann man z. B. an den Bearbeitungszeiten von Bestellungen arbeiten. Es gibt ein Verfahren namens „Kaizen Blitz“, eine auf drei Tage verdichtete Version der Methode. Sie wird bei einfachen Prozessen angewendet, die zwei oder drei Abteilungen betreffen.
Das Hauptmerkmal des Kaizen Blitz ist der Spaßfaktor. Spiele, Videos, Post-its, Pfeile, ein großer heller Raum mit Flipcharts, farbigen Markern und Platz zur freien Bewegung usw. Der große Vorteil: Schon am nächsten Morgen kann der neue Prozess eingeführt und seine Wirkung analysiert werden. Natürlich handelt es sich hierbei nicht nur um ein Dreitagesprojekt, sondern es bringt auch Verbesserungen im Alltag. Das Team ergreift die Initiative, im Rahmen dieses neuen Ansatzes Fragen zu stellen.
Werkzeuge der Kaizen-Methode zur kontinuierlichen Verbesserung
Die 5S-Methode, welche die Zeitnutzung verbessert und die Arbeitsbedingungen optimiert;
SMED (Single Minute Exchange of Die), zur Optimierung von Produktionsübergängen und Reduzierung von Stillstandszeiten;
TQM (Total Quality Management), das sich auf Produktionsbedingungen und die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen konzentriert;
Lean Management, das auf eine Verbesserung der Bestandsverwaltung und die Minimierung von Verlusten und Verschwendung abzielt;
Der Deming-Kreis, dessen vier Schritte (Planen, Ausführen, Überprüfen, Handeln) zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Produktivität führen.
Grundprinzipien zur Einführung der Kaizen-Methode
Ständige Neubewertung, auch wenn es gut läuft, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben;
Kein Streben nach Perfektion, sondern realistische und schrittweise Ziele;
Identifikation der Probleme, die Fehlfunktionen verursachen, um diese zu beheben;
Probleme so schnell wie möglich lösen, damit sich die Situation nicht verschärft;
Änderungen priorisieren, z. B. durch Listen, um eine bestmögliche Umsetzung sicherzustellen;
Sich der benötigten Zeit für die Umsetzung bewusst sein und Fehler relativieren;
Alle Teammitglieder einbeziehen, um koordinierte Ergebnisse und kontinuierliche Produktivitätssteigerungen zu erzielen.
Umsetzung der Kaizen-Methode
Ursachen analysieren und gemeinsam Lösungen finden
Zunächst wird jeder Prozess Schritt für Schritt mit allen Details und Zeitangaben visualisiert. Teams sind oft überrascht von der Komplexität der alltäglich genutzten Prozesse und dem damit verbundenen Zeitverlust.
Als Nächstes müssen die Ursachen der festgestellten Probleme identifiziert werden. Es gibt eine Methode namens „Die 5 Warum“, mit der sich die Ursachen von Problemen auf den Grund zurückführen lassen.
Die wichtigsten Schritte des Prozesses anwenden
Die Einführung der Kaizen-Methode basiert auf 6 Schritten:
Das Problem definieren;
Sein Ausmaß messen (Prozessabbildung mit Statistiken und Zeitangaben);
Ursachen der Fehlfunktionen analysieren;
Lösungsansätze und Systemänderungen definieren;
Relevanz der Maßnahmen und eingesetzten Werkzeuge bewerten und ggf. Verbesserungsbereiche für das neue System festlegen;
Prozess langfristig implementieren und sichern.
Diese Strategie der kontinuierlichen Verbesserung absichern und verstetigen
Bei der Umsetzung setzt die Kaizen-Methode insbesondere auf visuelles Management: Einmal definiert, werden die Aufgaben in Form von Listen, Tabellen oder Diagrammen „sichtbar“ gemacht und an Wänden oder Flipcharts ausgehängt. Diese visuelle Komponente erleichtert das Verständnis, die Erinnerung und stärkt die Verankerung im Team. Außerdem dient sie zur Leistungsüberwachung.
Konkrete Ergebnisse der Kaizen-Methode
Deutlich bessere Arbeitsbedingungen und höhere Mitarbeiterbindung;
Kontinuierliche Verbesserung der Produktivität sowie Optimierung von Zeit- und Produktionsplänen;
Garantie für qualitativ hochwertigere Produkte oder Dienstleistungen.
Probieren Sie die Kaizen-Methode noch heute aus und erzielen Sie erste Verbesserungen!
