In einem angespannten wirtschaftlichen Umfeld haben Unternehmen eine klare Priorität: die Verbesserung ihrer Margen durch Kostenreduzierung und -vermeidung. Einkaufsabteilungen stehen dabei im Mittelpunkt dieser Bemühungen und aktivieren unterschiedliche Strategien, um ihre Ausgaben zu optimieren. Weit davon entfernt, nur eine bloße Stellschraube zu sein, ist die Kostenreduzierung heute ein strategischer Hebel für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen in allen Branchen.
Bewährte Strategien zur Kostenreduzierung
Im Geschäftsleben existiert eine Vielzahl miteinander verbundener Maßnahmen zur Kostenreduzierung. Diese sind den Einkäufern wohlbekannt und haben sich in der Praxis bewährt.
Verhandlungen mit Lieferanten
Der erste Hebel zur Kostenreduzierung bleibt die direkte Verhandlung mit Lieferanten. Unternehmen sollten bestehende Beziehungen nutzen und ihre Lieferanten herausfordern, um bessere Preise und Konditionen zu erzielen. Jetzt ist der Moment, den Wettbewerb ins Spiel zu bringen, bestehende Verträge zu prüfen und den Dialog zu öffnen. In diesem Zusammenhang verpflichtet sich das Unternehmen häufig zu bestimmten Einkaufsvolumina oder Zahlungsbedingungen. Laut einer aktuellen Deloitte-Umfrage nutzen 41 % der Einkaufsabteilungen diese Methode, um sich an Nachfrageschwankungen anzupassen und Preissteigerungen infolge der Inflation zu vermeiden.
Bündelung von Einkäufen
Ein weiterer bevorzugter Hebel ist die Zusammenführung von Ausgaben. Wenn ein Unternehmen die Einkäufe verschiedener Abteilungen, Standorte oder Tochtergesellschaften konsolidiert, kann es von Skaleneffekten und attraktiveren Konditionen profitieren. Diese Taktik rationalisiert Prozesse, bündelt Ressourcen und Kompetenzen – was wiederum Verwaltungskosten senkt.
Rationalisierung des Lieferantenportfolios
Eine weitere bewährte Strategie ist die Rationalisierung des Lieferantenportfolios. Besonders interessant ist dies für den sogenannten „Long Tail Spend“, der im Durchschnitt 75 % des gesamten Lieferantenportfolios ausmacht. Die Idee besteht darin, wenig aktive Lieferanten durch einen Referenzhändler zu ersetzen, dessen Sortiment breit genug ist, um alle Bedürfnisse abzudecken. Dies reduziert sofort die Verwaltungskosten pro Lieferant. Darüber hinaus eröffnet dies neue Möglichkeiten wie Einkaufsbündelung und günstigere Verhandlungen.
Zusammenarbeit mit Lieferanten
Heute ist es entscheidend, solide Partnerschaften mit strategischen Lieferanten aufzubauen. Diese sichern vorteilhafte Preise, stabilisieren die Lieferkette und gewährleisten Resilienz in Krisenzeiten. Darüber hinaus ermöglicht diese Zusammenarbeit die gemeinsame Entwicklung neuer Lösungen – eine echte Win-win-Situation. Laut der bereits erwähnten Deloitte-Umfrage konzentrieren sich 38 % der Einkaufsabteilungen darauf, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu stärken, um gegenseitig vorteilhafte Chancen zu identifizieren.
Eindämmung von „Maverick Spend“
Ein ebenso stilles wie effektives Einsparpotenzial liegt im sogenannten Maverick Spend – also bei Käufen außerhalb der definierten Prozesse. Diese Käufe bergen erhebliche versteckte Kosten, die den Gesamtbesitzkosten (TCO) eines Produkts schaden. Die Kontrolle dieser Ausgaben bedeutet bessere Transparenz und eine effektivere Verwaltung der Ausgaben.
Digitalisierung als Unterstützung der Kostenreduzierung
Dank digitaler Lösungen können Einkaufsabteilungen ihre Kostenreduzierung noch weiter vorantreiben. Mit einer konsolidierten Sicht auf die Ausgaben lassen sich Einsparpotenziale schneller identifizieren und fundierte Entscheidungen treffen.
Grzegorz Filipowski, Partner und Leiter der Beratung bei Marketplanet, erklärt: „Ich arbeitete mit einem Unternehmen zusammen, das völlig ahnungslos war, dass es mehr als 20 % seines Beschaffungsbudgets für doppelte Einkäufe ausgab …“
Kombiniert mit geeigneten Analysetools eröffnen sich weitere Optimierungshebel: Preissteigerungen vorhersehen, risikobehaftete Lieferanten erkennen, Lieferantenleistungen vergleichen usw.
Digitale Lösungen optimieren zudem den gesamten Einkaufsprozess – von der Beschaffung bis zur Rechnungszahlung – und reduzieren Verzögerungen sowie indirekte Kosten. So kann die Digitalisierung von Transaktionen über eine E-Procurement-Lösung Einsparungen von bis zu 80 % ermöglichen! Dank moderner Technologien (EDI, RPA, KI ...) werden immer mehr Aufgaben mit geringem Mehrwert automatisiert: Genehmigungsprozesse, Lieferantenverfolgung, Rechnungserfassung usw. Diese Produktivitätsgewinne erlauben es den Einkaufsteams, sich wieder auf strategische Aufgaben zu konzentrieren – wie Datenanalyse oder Lieferantenmanagement.
Auch Tools für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) sind starke Hebel zur Kostenoptimierung. Laut Axiscope verzeichnen 75 % der Unternehmen, die solche Software nutzen, nicht nur eine Kostenreduzierung, sondern auch eine Verbesserung ihrer Einkaufsleistung. Diese Tools fördern Transparenz, vereinfachen den Austausch und ermöglichen eine präzise Nachverfolgung von Leistungskennzahlen. Eine enge Zusammenarbeit erleichtert die gemeinsame Entwicklung effizienter Lösungen.
Kostenreduzierung, ja – aber ohne Kompromisse
Jede Kostenreduzierungsstrategie muss nachhaltig sein. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie langfristig von ihren Maßnahmen profitieren, ohne dabei Qualität, Prozesseffizienz oder Nachhaltigkeitsziele zu gefährden. Die Zeit, in der Unternehmen auf billige, minderwertige Produkte ohne ethische oder ökologische Überlegungen setzten, ist vorbei.
Heute sind Ausgabenmanagement, Risikomanagement und nachhaltige Beschaffung untrennbar miteinander verbunden. Oft lassen sich dabei zwei Ziele gleichzeitig erreichen: Energieoptimierung oder der Einkauf wiederaufbereiteter Produkte führen sowohl zu erheblichen Einsparungen als auch zu einer geringeren Umweltbelastung.
Beispiel aus der Praxis
Bei Manutan kann der Kauf von gebrauchten Möbeln die CO₂-Emissionen um bis zu 70 % und die Kosten um 30 % senken – eine effektive Lösung, um ökologische und wirtschaftliche Herausforderungen in Einklang zu bringen.
Heute darf Kostenreduzierung nicht mehr als isoliertes Ziel betrachtet werden. Sie ist Teil einer ganzheitlichen Strategie aus Optimierung, Digitalisierung und nachhaltiger Entwicklung. So werden Einkaufsabteilungen zu echten Motoren des Wandels, der Wettbewerbsfähigkeit und des langfristigen Wachstums.
