In einem wirtschaftlich angespannten Umfeld ist die Leistungsfähigkeit des Einkaufs strategischer denn je. Dennoch kann ein unscheinbares Phänomen die Bemühungen dieser Abteilungen untergraben: der sogenannte Maverick Spend – auch bekannt als unautorisierte oder nicht prozesskonforme Einkäufe. Diese Bestellungen, die außerhalb festgelegter Abläufe erfolgen, entziehen sich der Kontrolle der Einkäufer. Auf den ersten Blick mögen sie unbedeutend erscheinen, doch tatsächlich beeinträchtigen sie die Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens erheblich.
Was versteht man unter Maverick Spend?
Per Definition umfasst Maverick Spend alle Einkäufe, die nicht den Einkaufsrichtlinien, Verfahren oder Prozessen des Unternehmens entsprechen. Diese Käufe treten in sämtlichen Abteilungen auf und werden häufig in Eilsituationen von Mitarbeitenden getätigt – beispielsweise Druckerpatronen, Wasserflaschen, Werkzeuge oder Streusalz.
Meist handelt es sich um Waren oder Dienstleistungen, die das Unternehmen nur gelegentlich benötigt, die aber nicht zu seinem Kerngeschäft gehören. Man spricht hier häufig auch von Long-Tail-Spend oder indirektem Einkauf.
„Für viele Unternehmen ist dieser Einkaufstyp nach wie vor unkontrolliert und teils völlig unsichtbar. Nicht selten werden bis zu 50 % des indirekten Einkaufs auf Maverick-Weise getätigt“, erklärt Laurent Guillot, Managing Director von Oxalys.
Diese Situation stellt für Einkaufsabteilungen eine echte Herausforderung dar, da diese Ausgaben ihrer Kontrolle entgleiten. Entsprechend schwierig ist es, Maverick Spend zu identifizieren und zu optimieren. Kein Wunder also, dass mehr als drei Viertel der Unternehmen die Reduzierung von Maverick Spend als Priorität einstufen.
Woher stammt Maverick Spend?
Maverick Spend entsteht schneller, als man denkt. Interne Anwender kennen die bestehenden Verfahren oft nicht, empfinden sie als zu umständlich oder betrachten ihre eigenen Einkäufe als zu geringfügig, um eine Rolle zu spielen.
Folglich wenden sie sich an nicht genehmigte Lieferanten, umgehen bestehende Einkaufsprozesse oder missachten vertragliche Vereinbarungen. Mitunter erfolgt der Einkauf sogar über lokale Geschäfte und wird anschließend über Spesenabrechnungen rückerstattet.
Hauptursachen für Maverick Spend:
Fehlende Kenntnis oder Akzeptanz der Einkaufsrichtlinien
Komplexe oder ineffiziente Genehmigungsverfahren
Fehlende Verträge für bestimmte Produktkategorien
Dezentrale Organisationsstrukturen mit hoher Eigenverantwortung
In manchen Fällen entstehen solche Einkäufe auch schlicht, weil bestimmte Bedarfe nicht durch bestehende Verträge abgedeckt sind. Vor allem in Unternehmen mit mehreren Standorten und dezentraler Kultur beschaffen sich Mitarbeitende benötigte Produkte oft eigenständig.
Egal aus welchem Grund – das Ergebnis bleibt dasselbe: unsichtbare Ausgaben, schwer kontrollierbare Kosten und erhöhte Risiken.
Welche Folgen hat Maverick Spend für das Unternehmen?
Auf den ersten Blick scheint Maverick Spend harmlos oder gar notwendig, um kurzfristige Bedarfe zu decken. Doch seine Auswirkungen sind alles andere als unbedeutend.
Unkontrollierte Ausgaben
Maverick Spend entzieht sich häufig der Kontrolle der Einkaufsabteilung. Ohne konsolidierte Daten ist es nahezu unmöglich, diese Ausgaben zu analysieren oder strategisch zu steuern. Dadurch bleiben sie außerhalb von Rahmenverträgen, zentralen Verhandlungen oder Reporting-Prozessen – was zu Effizienzverlusten und verpassten Einsparpotenzialen führt.
Hohe versteckte Kosten
Hinter scheinbar kleinen Einzelbestellungen verbergen sich hohe Verwaltungskosten: jede Transaktion, jede Lieferung, jede Spesenabrechnung verursacht Aufwand. Studien zeigen, dass der durchschnittliche Transaktionswert – je nach Digitalisierungsgrad – zwischen 20€ und 110€ £ liegt. Diese vermeidbaren Kosten erhöhen letztlich den Total Cost of Ownership der betroffenen Güter erheblich.
Erhöhtes Risiko
Unautorisierte Einkäufe bei nicht geprüften Lieferanten bergen rechtliche und Compliance-Risiken. Besonders kritisch wird es bei sicherheitsrelevanten Produkten wie persönlicher Schutzausrüstung. Zudem können schlecht ausgeführte Dienstleistungen zu Qualitätsproblemen oder Streitigkeiten führen.
Wie lässt sich Maverick Spend kontrollieren?
Um Maverick Spend wirksam einzudämmen, setzen Unternehmen auf drei bewährte Strategien. Diese adressieren die Ursachen an der Wurzel und eröffnen gleichzeitig neue Einsparpotenziale.
1. Lieferantenportfolio optimieren
Zunächst sollte das Lieferantenpanel überprüft werden. Empfehlenswert ist es, einen Referenzlieferanten mit einem breiten Angebot an indirekten Produkten zu identifizieren. So lassen sich Nutzerbedarfe besser abdecken und bisherige Maverick-Käufe über nicht genehmigte Anbieter vermeiden. Durch die Volumenkonzentration können zusätzlich Rabatte ausgehandelt und administrative Kosten gesenkt werden.
2. Einkaufsprozesse digitalisieren
Der Einsatz digitaler Lösungen – etwa einer E-Procurement-Plattform mit elektronischem Katalog – ist ein entscheidender Hebel. Sie ermöglicht es, sämtliche Produkte über eine zentrale Oberfläche zu bestellen und dabei die internen Abläufe einzuhalten. Digitalisierung sorgt außerdem für:
bessere Transparenz und Kontrolle der Ausgaben
kürzere Bearbeitungszeiten
Automatisierung von Routineaufgaben
Senkung der Transaktionskosten – um bis zu das Fünffache!
3. Mitarbeitende sensibilisieren
Auch die beste Technologie entfaltet nur Wirkung, wenn sie akzeptiert und genutzt wird. Deshalb ist Schulung und Bewusstseinsbildung entscheidend. Mitarbeitende müssen verstehen, warum Maverick Spend schadet und welche Vorteile die Einhaltung von Prozessen bietet. Regelmäßige Kommunikation, Workshops und die Unterstützung durch das Management – sowie durch engagierte Lieferantenpartner – sind hier Schlüsselfaktoren.
Fazit
Maverick Spend stellt eine wesentliche Herausforderung für den Einkauf dar – sowohl in Bezug auf Kostenkontrolle als auch auf Risikomanagement und Change Management. Die Aufgabe für Einkaufsabteilungen ist klar: Maverick Spend aktiv steuern und in eine Quelle strategischer Einsparungen verwandeln.
