Digitale Steuerpflichten werden in einer zunehmend digitalisierten Welt immer häufiger. E-Invoicing (elektronische Rechnungsstellung) und E-Reporting (elektronische Berichterstattung) werden weltweit eingeführt. Diese Entwicklungen eröffnen den Unternehmen neue Möglichkeiten der Transformation, stellen sie aber auch vor Herausforderungen in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften. Jedes Unternehmen muss sich methodisch darauf vorbereiten, indem es seine digitale Transformation beschleunigt.
Was ist E-Reporting?
E-Reporting (elektronische Berichterstattung) ist heute auch unter anderen Bezeichnungen bekannt:
VAT-Reporting
VAT-Listing
Real Time Reporting usw.
Diese Praxis besteht darin, den Steuerbehörden in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit bestimmte Informationen über die von ihrem Unternehmen durchgeführten Transaktionen zu übermitteln. Dabei handelt es sich um strukturierte Daten, die aus der Rechnung stammen oder diese ergänzen. Betroffen sein können:
Daten zu grenzüberschreitenden Transaktionen
Verkäufe zwischen Gewerbetreibenden
Zahlungen und Steuern
Verträge
Lieferanten usw.
Es handelt sich also um Informationen aus den Bereichen Einkauf und Finanzen.
Elektronische Rechnungsstellung und E-Reporting sind zwei Steuerpflichten, die in der Regel miteinander verknüpft sind. Durch die Kombination dieser beiden Digitalisierungsansätze sind die Steuerbehörden in der Lage, die gesamte wirtschaftliche Tätigkeit der Unternehmen zu rekonstruieren.
Eines sollte inzwischen klar geworden sein: E-Invoicing und E-Reporting zielen darauf ab, die Transparenz von Geschäftsvorgängen zu erhöhen und damit Steuerbetrug zu bekämpfen. Es handelt sich also um einen wichtigen Schritt sowohl für die fiskalische Modernisierung der Länder als auch für die digitale Transformation jedes einzelnen Unternehmens.
Um diesen neuen regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden, müssen die Unternehmen handeln. Das bedeutet, die aktuellen Regelungen in jedem Land zu verstehen, aber auch die Auswirkungen auf das Datenmanagement, die Systeme und Prozesse des eigenen Unternehmens zu analysieren. Auf diese Weise können sie eine kohärente Strategie zur Bewältigung dieser Herausforderung festlegen und gleichzeitig die am besten geeignete IT-Lösung auswählen.
Aktueller Stand des E-Reportings in Europa
Immer mehr Länder schreiben die Verwendung von elektronischen Abrechnungs- und Berichtssystemen vor. Diese neue Situation stellt für viele Unternehmen eine regulatorische Herausforderung dar, insbesondere für international tätige Unternehmen, die sich an unterschiedliche Gesetze anpassen müssen.
Denn jedes Land hat seine eigenen Regeln für die Datenübermittlung: Art, Format, Fristen, verpflichtete Unternehmen usw. Christophe Viry, Marketing- und Produktdirektor der Generix-Gruppe, betont in Bezug auf das E-Reporting: „Heute gibt es wenig Harmonisierung. Von Land zu Land werden unterschiedliche Informationen verlangt, nicht immer im gleichen Rhythmus, nicht immer auf der gleichen Aggregationsebene, und in einigen Ländern, wie z.B. in Spanien, werden je nach Region unterschiedliche Informationen verlangt.“
E-Reporting ist heute in der Europäischen Union weit verbreitet. Etwa 15 Länder haben es eingeführt: Rumänien, Kroatien, Bulgarien, Ungarn, Norwegen, die Niederlande, Tschechien, Slowakei, Griechenland mit myData, Spanien mit SII und TBAI, Italien mit SDI Esterometro, Portugal mit SAF-T, Litauen mit iSAF-T, Polen mit JPK V 7K. Und bald auch Frankreich mit der neuen Reform.
In naher Zukunft dürfte die ViDA-Richtlinie (VAT In Digital Age) die Dinge beschleunigen. Sie wird insbesondere die Meldepflichten im Bereich der Mehrwertsteuer modernisieren. Dies wird ab dem 1. Januar 2028 zu einer elektronischen Meldepflicht für den gesamten innergemeinschaftlichen Handel, d.h. für alle Warenverkäufe zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmern, innerhalb der Europäischen Union führen.
Der ungarische Finanzminister Mihály Varga äußert sich dazu folgendermaßen: „Nach fast zweijährigen Verhandlungen hat der Rat eine Einigung über das Mehrwertsteuerpaket erzielt. Es ist ein Eckpfeiler des digitalen Wandels und ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit der EU . Die neuen Vorschriften werden unsere Mehrwertsteuersysteme auf den neuesten Stand bringen, um der Digitalisierung unserer Volkswirtschaften Rechnung zu tragen, den Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und die Verwaltungslasten für kleine Unternehmen und einzelne Dienstleister zu verringern.“
Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und des E-Reportings
Für die Unternehmen ergeben sich klare Vorteile aus der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung und zum E-Reporting. Sie ebnet den Weg für die Digitalisierung und Rationalisierung der Einkaufs-, Finanz- und Verwaltungsprozesse im Unternehmen.
Beschleunigung des digitalen Wandels
In erster Linie fördern elektronische Rechnungen und E-Reporting die digitale Transformation der Unternehmen. Sie ermöglichen es den Unternehmen, papierlose und automatisierte Lösungen für ihre Transaktionen, Rechnungen und Steuererklärungen zu nutzen.
Erhöhung der betrieblichen Effizienz
Unternehmen sind nun in der Lage, manuelle Tätigkeiten zu automatisieren, das Risiko menschlicher Fehler zu eliminieren und die Bearbeitungszeit zu verkürzen. Dies führt zu Effizienzsteigerungen und damit zu geringeren Verwaltungskosten.
Erhöhung der Transparenz
Ein besserer Einblick in die Rechnungsdaten trägt dazu bei, die Beziehungen zu den Stakeholdern, sowohl Kunden als auch Lieferanten, zu verbessern. Dies führt zu einer besseren Kommunikation mit ihnen und zu einer schnelleren Lösung eventueller Streitfälle.
Verringerung des CO2-Fußabdrucks
Dies ist auch Teil der Nachhaltigkeitsstrategie von Unternehmen. Die elektronische Übermittlung von Rechnungen und Berichten trägt zur Verringerung der Treibhausgasemissionen bei, die mit dem Papierverbrauch und dem Versand dieser physischen Dokumente verbunden sind.
Risikominderung
Darüber hinaus erleichtern elektronische Rechnungsstellung und E-Reporting den Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften. Sie können die regulatorischen Anforderungen effizienter erfüllen, mögliche Strafen vermeiden und ihren Ruf bei den Behörden verbessern.
Strategische Entscheidungsfindung
Und nicht zuletzt erhalten die Unternehmen wertvolle Informationen über ihre Ausgaben. In Verbindung mit Analysewerkzeugen können sie Einsparmöglichkeiten identifizieren und bessere Finanzentscheidungen treffen.
Weltweit ist eine Beschleunigung der Digitalisierung und eine Intensivierung der Erhebung von Steuerdaten zu beobachten. Dies betrifft immer mehr Prozesse und Daten unterschiedlichster Art in immer kürzeren Zeitabständen. Um darauf zu reagieren, ist ein echter Transformationsprozess erforderlich, dessen Erfolg von der Technologie, dem strategischen Ansatz und operativen Überlegungen abhängt.
Dies stellt jedes Unternehmen vor Herausforderungen, bringt aber auch Vorteile mit sich. Die elektronische Rechnungsstellung in Verbindung mit E-Reporting ist nach wie vor ein hervorragendes Mittel, um Prozesse zu rationalisieren, die Genauigkeit zu erhöhen und fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.
