Heute haben Unternehmen keine andere Wahl, als die digitale Transformation anzunehmen, um sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil zu sichern. Für Einkaufsabteilungen ist dies ein wesentlicher Schritt, um Informationen zu zentralisieren, Aktivitäten zu automatisieren und das Beschaffungsmanagement zu optimieren.
Unternehmen müssen diesen digitalen Wandel zeitnah und strategisch umsetzen – das bedeutet: die Herausforderungen und Vorteile zu verstehen, Best Practices und geeignete Tools einzusetzen und eine langfristige Vision zu verfolgen.
Was ist digitale Beschaffungstransformation?
Digitale Transformation bezeichnet die Integration von Technologien und digitalen Lösungen in sämtliche Aktivitäten eines Unternehmens. Dadurch kann es sich anpassen, seine Wettbewerbsfähigkeit steigern und auf Markttrends reagieren.
Dieser Ansatz setzt eine tiefgreifende Veränderung der Geschäftsabläufe und des Geschäftsmodells voraus. Mit anderen Worten: Unternehmen implementieren neue Strategien, um Mehrwert zu schaffen und gleichzeitig effizienter zu werden. Dies beinhaltet technologische, kulturelle und organisatorische Veränderungen zugleich.
Angewendet auf den Beschaffungsprozess, reicht die digitale Transformation von der Automatisierung zeitaufwendiger Aufgaben bis hin zum Einsatz fortschrittlicher Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) zur Bewältigung komplexerer Tätigkeiten. Das Ziel: niedrigwertige Aufgaben reduzieren und den Einkaufsteams bessere Entscheidungsgrundlagen bieten – kurz gesagt: Produktivität und Gesamtleistung steigern.
Laut einer aktuellen Umfrage von Coupa und Zip nennen 39 % der Einkaufsleiter digitale Transformation und Automatisierung als Priorität für die kommenden 18 Monate. Sie sehen darin Effizienz-, Transparenz- und Leistungsgewinne.
Nick Heinzmann, Research Director bei Zip, ergänzt: „Viele Organisationen stecken in einer digitalen Zwischenphase fest – sie haben die Grundlagen überwunden, sind aber noch weit von transformativen Ergebnissen entfernt. Dieses Defizit resultiert oft aus fragmentierten Tools, undurchsichtigen Workflows und ungenutzten Daten. Unternehmen müssen nicht nur ihre technologische Infrastruktur, sondern auch ihre Strategie modernisieren.“
Die Vorteile der digitalen Beschaffung
Die Vorteile, die die digitale Transformation des Einkaufs mit sich bringt, sind beträchtlich. Optimierung und Automatisierung der Beschaffung fördern Wettbewerbsfähigkeit, Compliance und Leistung.
Operative Effizienz
Die Zentralisierung von Informationen und die Automatisierung von Prozessen verbessern die operative Effizienz. Digitalisierung beschleunigt Abläufe, reduziert Fehler und vereinfacht Prozesse – so können sich Einkaufsteams auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
Kostenoptimierung
Die digitale Transformation der Beschaffung ist ein mächtiger Hebel zur Kostensenkung. Auch wenn ein solches Projekt Investitionen erfordert, werden diese durch Einsparpotenziale mehr als ausgeglichen – sowohl direkt durch besseres Einkaufs- und Vertragsmanagement als auch indirekt durch optimierte administrative und logistische Prozesse.
360°-Transparenz
Die Nutzung von Daten und Leistungskennzahlen (KPIs) ermöglicht volle Transparenz über Ausgaben und Lieferantenleistungen. Einkäufer können Einsparpotenziale leichter identifizieren, fundierte Entscheidungen treffen und Beschaffungsaktivitäten effizient steuern.
Bessere Zusammenarbeit
Digitale Technologien kommen allen Beteiligten zugute: der Einkaufsfunktion, anderen Fachabteilungen, internen Kunden und Partnern. Dies fördert Transparenz, Kooperation und Kommunikation, steigert die Zufriedenheit aller Beteiligten und stärkt die Lieferantenbeziehungen.
Die Herausforderungen für Unternehmen
Um ihre digitale Transformation erfolgreich umzusetzen, müssen Einkaufsabteilungen technische, organisatorische und menschliche Hürden überwinden.
Datenqualität
Die erste Hürde betrifft die Qualität und Menge der Daten. Es reicht nicht aus, Beschaffungsdaten zu sammeln – sie müssen korrekt, vollständig und standardisiert sein. Dazu sind Daten-Governance, automatisierte Erfassung und kontinuierliche Qualitätskontrollen erforderlich.
Tool-Integration
Ein weiteres Hindernis ist die Vielfalt der eingesetzten IT-Systeme und deren mangelnde Integration. Lösungsansätze liegen in der Systemintegration über interoperable Tools oder in der Standardisierung von Geschäftsprozessen.
Widerstand gegen Veränderung
Digitalisierungsprojekte scheitern häufig an mangelnder Akzeptanz der Teams – bedingt durch kulturelle oder praktische Barrieren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, eine klare Vision zu vermitteln, alle Beteiligten einzubinden und Mitarbeitende aktiv zu begleiten und zu schulen.
Kompetenzen
Um die Vorteile digitaler Tools voll auszuschöpfen, sind neue Kompetenzen erforderlich. Einkäufer müssen sich zu Technologieexperten entwickeln und kontinuierlich über neue Technologien lernen. Zwei Schlüsselkompetenzen stehen dabei im Fokus:
Computational Thinking, um mit digitalen Systemen effektiv zu interagieren,
Kritisches Denken, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Budget
Jede Digitalisierungsinitiative erfordert Investitionen. Oft werden Einkaufsabteilungen jedoch durch begrenzte Budgets eingeschränkt. Wie Thibaut Massiet du Biest, Einkaufsspezialist, betont: „Investitionen kommen erst in einer zweiten Phase bei Einkauf und Lieferantenmanagement an. Besonders der indirekte Einkauf bleibt oft das Stiefkind.“ Daher ist es wichtig, Budget nach ROI-Kriterien zu priorisieren und zu planen.
Fünf Schlüsselschritte für eine erfolgreiche Einkaufsdigitalisierung
Einkaufsabteilungen sollten ihre digitale Transformation in fünf Hauptphasen strukturieren – von der Analyse bis zum Change Management.
Phase 1: Bestandsaufnahme
Zunächst muss der Ausgangszustand ermittelt werden. Dazu gehört ein vollständiges Audit der Beschaffungsprozesse, inklusive verwendeter Lösungen, Kommunikationskanäle und beteiligter Akteure. Ziel ist es, den Digitalisierungsgrad zu bewerten und Engpässe sowie Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Phase 2: Projektdefinition
Im zweiten Schritt wird der Projektumfang festgelegt. Dabei werden prioritäre Verbesserungsbereiche, Anforderungen, Einschränkungen, Ziele und KPIs definiert – sowohl für das Gesamtprojekt als auch für einzelne Prozessschritte.
Beispiele für relevante KPIs:
Gesamte Beschaffungskosten vor/nach der Digitalisierung
Digitalisierungsrate der Bestellungen
Durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Bestellung
Einkaufseinsparungen (Procurement Gains)
Fehlerquote bei Bestellungen
Durchschnittliche Genehmigungsdauer
Anteil außerplanmäßiger Bestellungen
Phase 3: Aufbau der Roadmap
In dieser Phase erfolgt die schrittweise Umsetzung der Digitalstrategie. Das Unternehmen wählt geeignete Lösungen aus und führt sie anschließend stufenweise mit Pilotprojekten ein.
Phase 4: Change Management
Der Erfolg hängt nicht nur von den Tools ab, sondern vor allem von der Akzeptanz der Teams. Wesentlich sind:
Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden,
Schulungen, um den Umgang mit neuen Lösungen zu erleichtern,
Austausch bewährter Praktiken und Kommunikation der erwarteten Vorteile.
Phase 5: Ergebnisbewertung
Zum Abschluss wird eine kontinuierliche Verbesserung angestrebt. Hierzu werden die zuvor definierten KPIs überwacht und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen eingeleitet, um den Erfolg der Transformation zu sichern.
5 vernetzte Phasen
Bestandsaufnahme
Bewertung des Digitalisierungsgrads
Analyse von Engpässen und Chancen
Projektdefinition
Prioritäten und KPIs festlegen
Roadmap
Auswahl der Lösungen
Schrittweise Implementierung
Change Management
Teameinbindung und Schulung
Kontinuierliche Verbesserung
KPI-Monitoring und Anpassung
Tools zur Unterstützung der digitalen Beschaffung
Die digitale Beschaffungstransformation stützt sich auf eine Vielzahl von Technologien und Tools. Hier ein Überblick über die wichtigsten digitalen Lösungen, ihre Vorteile und Einsatzbereiche.
Source-to-Pay-Lösungen
Zur Digitalisierung ihrer Beschaffungsprozesse setzen Unternehmen auf Source-to-Contract- und Procure-to-Pay-Lösungen. Laut einer aktuellen PwC-Studie verfügen bereits 95 % der Unternehmen über solche Systeme.
Meist beginnt der Wandel mit E-Procurement-Lösungen, um Prozesse mit geringem Mehrwert – wie Bestell- oder Zahlungsabwicklungen – zu digitalisieren.
Manutan beobachtet dabei bis zu 80 % Einsparungen bei Transaktionskosten für seine Kunden – zusätzlich zu deutlichen Effizienzgewinnen! Mit der zunehmenden Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gewinnen E-Invoicing-Lösungen weiter an Bedeutung. Die Herausforderung besteht nun darin, diesen Ansatz auf alle Einkaufsprozesse auszuweiten.
Manutan-Lösungen
Wir begleiten Sie bei Ihrer digitalen Transformation mit Lösungen zur Dematerialisierung Ihrer Transaktionen. Unsere IT-Expertinnen und unsere technische Plattform ermöglichen es uns, uns schnell mit den meisten Marktplätzen zu verbinden. Ob interne Lösung oder externe Plattform – wir passen uns an. Falls Sie noch keine E-Procurement-Lösung besitzen, richten wir einen Webshop für Ihr Unternehmen ein.
Lösungen für Lieferantenrisikomanagement
Im Zuge ihrer digitalen Transformation setzen Unternehmen zunehmend auf Supplier Risk Management (SRM)-Lösungen. Angesichts wachsender Unsicherheiten und komplexer Lieferketten bieten diese Tools eine globale Sicht auf Lieferantendaten und -aktivitäten, um Risiken besser zu erkennen, zu überwachen und zu steuern. Laut Coupa/Zip-Umfrage haben 49 % der Einkaufsleiter solche Lösungen bereits implementiert oder planen dies innerhalb von zwei Jahren.
Künstliche Intelligenz (KI)
Durch die Analyse großer Datenmengen unterstützt KI Einkaufsabteilungen bei Entscheidungsfindung und Prozessoptimierung. Anwendungsfälle: Ausgabenanalyse, Risikomanagement, Vertragsverwaltung. Laut der Coupa/Zip-Studie nutzen 43 % der Einkaufsverantwortlichen KI oder planen dies innerhalb der nächsten zwei Jahre.
Nick Heinzmann mahnt: „Die nächsten drei Jahre werden den Unterschied zwischen Experimentierfreude und operativer Exzellenz ausmachen. Teams müssen über Chatbots und Dashboards hinausgehen – hin zu KI-Agenten, die Prozesse eigenständig ausführen, lernen und sich anpassen.“
Contract Lifecycle Management (CLM)-Software
Einkaufsabteilungen investieren zunehmend in CLM-Lösungen, um Verträge zu speichern, Compliance zu sichern und Phasen von Erstellung, Ausführung und Verwaltung zu automatisieren. Laut PwC planen 29 % der Unternehmen, bis 2027 in diesen Bereich zu investieren.
Blockchain
Auch wenn die Blockchain-Technologie in Unternehmen noch nicht weit verbreitet ist, bietet sie großes Potenzial für den Einkauf. Sie ermöglicht es, Informationen transparent und sicher zu speichern und zu übertragen – ohne zentrale Kontrolle.
Im Beschaffungsumfeld kann Blockchain eingesetzt werden, um:
Sourcing zu sichern,
Lieferantenverträge zu zertifizieren,
Transparenz bei Ausschreibungen zu gewährleisten.
Die digitale Beschaffungstransformation ebnet den Weg zu einer effizienteren, agileren und intelligenteren Beschaffung. Zukünftig wird sie Einkaufsabteilungen ermöglichen, ihre Rolle als strategische Partner der Unternehmensleistung zu festigen.
