Heutzutage etabliert sich die Beschaffung als strategische Funktion innerhalb eines Unternehmens. Deshalb ist es für jede Einkaufsabteilung zwingend notwendig, ihre Aktivitäten über ein Dashboard zu steuern. Mit diesem Tool können alle Beschaffungsdaten zusammengetragen, analysiert und visualisiert werden. So können Einkaufsabteilungen ihre Aktivitäten steuern, sich an einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess beteiligen und ihre Funktion in einen echten Leistungsmotor verwandeln. Die Herausforderung besteht also darin, ein klares, aussagekräftiges und interaktives Dashboard zu erstellen.
Beschaffungs-Dashboard: ein strategisches Instrument
Ein Beschaffungs-Dashboard ist ein Visualisierungstool, welches Ihre wichtigsten Leistungsindikatoren zusammenführt und grafisch darstellt. Tabellen, Grafiken, Diagramme usw. zerlegen komplexe Daten, um sie für alle zugänglich und verständlich zu machen. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Beschaffungsdaten - von der Lieferantenleistung bis hin zur Kostensenkung.
Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche erleichtert das Beschaffungs-Dashboard die Entscheidungsfindung. Auf diese Weise können die Einkaufsteams Indikatoren in Echtzeit verfolgen, Ergebnisse mit Zielen vergleichen und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Das Dashboard ist auch ein Schlüsselinstrument für die Kommunikation mit den Stakeholdern und fördert die Transparenz und Zusammenarbeit im Unternehmen.
Für Tom Mills, den Direktor für Beschaffung und Immobilien bei Bibby Financial Services, ist dies eine Gelegenheit, die Beschaffungsaktivitäten in den Vordergrund zu stellen. Hier sind seine Tipps, wie Sie dies erreichen können: „Jede Folie sollte die wichtigsten Leistungsindikatoren, die für das Management von Interesse sind, Grafiken und Schemata mit visueller Wirkung sowie die Verfolgung des Fortschritts (Jahr für Jahr, Monat für Monat usw.) enthalten. Ich halte mich stets an diese Regeln. Ich verfüge nicht immer über eine ausgefeilte Beschaffungstechnologie (eine solche kann aber durchaus hilfreich sein). Aber ich befolge diese Regeln minutiös. Der Wert der Beschaffung hängt von Zuverlässigkeit und Klarheit ab. Um sich in Sachen Beschaffung einen Ruf aufzubauen, sind diese beiden Aspekte unerlässlich."
Im Idealfall fasst das Beschaffungs-Dashboard Daten aus verschiedenen Quellen zusammen und analysiert sie gleichzeitig. Um die Teams zu entlasten, aktualisiert es sich außerdem automatisch.
Die verschiedenen Arten von Beschaffungs-Dashboards
Es gibt verschiedene Arten von Beschaffungs-Dashboards. Jedes hat seinen eigenen Zweck, präsentiert verschiedene Kategorien von Informationen und richtet sich an eine bestimmte Zielgruppe.
Das strategische Beschaffungs-Dashboard
Dieses strategische Dashboard dient dazu, Strategien langfristig auszurichten. Es bietet den Entscheidungsträgern einen umfassenden, zukunftsorientierten Überblick und unterstützt sie so bei der fundierten Entscheidungsfindung.
Das operative Beschaffungs-Dashboard
Das operative Dashboard zielt auf die Steuerung der täglichen Aktivitäten ab. Es ermöglicht die Echtzeitverfolgung von Beschaffungsvorgängen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Dazu gehören offene Kaufanfragen, auslaufende Verträge, laufende Ausschreibungen und Verhandlungen usw. So können die Einkaufsteams ihre Maßnahmen schnell anpassen.
Das taktische Beschaffungs-Dashboard
Es zielt darauf ab, die Leistung des Einkaufsteams oder eines Einkaufsprojekts zu messen. Dazu werden die Verhandlungsergebnisse, die erzielten Einsparungen, die abgeschlossenen Beschaffungsanfragen und die Dauer der Beschaffungsanforderungszyklen usw. näher betrachtet. Dies hilft den Einkaufsteams, bestimmte Maßnahmen zu steuern und somit effizienter zu werden.
Beschaffungs-Dashboard: Wie wählt man die Indikatoren aus?
Es kann verlockend sein, beobachtete externe Muster und Leistungskennzahlen (KPIs) zu übernehmen. Dennoch muss jede Organisation ihr eigenes Dashboard erstellen, das ihren Herausforderungen, ihrer Strategie und ihren Prioritäten entspricht. Dieses muss vollständig personalisiert sein und relevante Indikatoren enthalten, die auf die jeweilige Situation zugeschnitten sind.
Beispielsweise berücksichtigen einige keine finanziellen KPIs. Raphaël Galligani, Einkaufsleiter des Autobahnbetreibers Sanef, erklärt es so: „In Absprache mit der Unternehmensleitung schreibe ich meinen Teams keine finanziellen KPIs vor. Die finanzielle Leistung wird indirekt durch ihre anderen Ziele induziert."
Doch welche KPIs sollten verfolgt werden? Im Folgenden finden Sie einige, nach Themen geordnete Beispiele.
Effizienz in der Beschaffung
Investitionsrendite
Anteil der Einkäufe unter Kontrolle
Erzielte Einsparungen (vs. Ziele)
Gesamtbetriebskosten
Effektive Umsetzung von Verträgen
Korrelation zwischen Kosten und Wert
Durchschnittliche Zeit für die Durchführung
Verantwortungsvolle Beschaffung
CO2-Belastung pro gekauftem Artikel
Soziale Auswirkungen jedes Lieferanten
Lieferantenleistung
Quote der Einhaltung von Lieferterminen
Lieferanten-Zufriedenheitsquote
Verfügbarkeitsrate der Lieferanten
Einhaltung von Richtlinien und Prozessen
Anteil der außerhalb eines Vertrags getätigten Einkäufe
Dauer des Kaufzyklus
Qualität und Konformität
Prozentsatz der Einhaltung von Spezifikationen
Fehlerquote bei Lieferanten
Die Vertragsabschlussquote bei Lieferanten
Auch Lieferanten können ihren Teil dazu beitragen
Mathilde Lahaie, Einkaufsberaterin bei Manutan, fügt hinzu: „Als Referenzhändler für Einkäufe der Kategorie C bieten wir unseren Kunden maßgeschneiderte Dashboards. Dadurch werden sechs große Optimierungsbereiche nach unserer Savin‘side®-Methode hervorgehoben. Für jeden Schwerpunkt verfolgen wir bestimmte KPIs: Digitalisierungsgrad, Höhe der getätigten Bestellungen, Anzahl der aktiven Websites usw. Zusätzlich nehmen wir jetzt auch eine Komponente zur verantwortungsbewussten Beschaffung mit dem CO2-Fußabdruck und der Verteilung nach Herkunftsländern auf.“
5 goldene Regeln für effektive Dashboards
Lesbarkeit durch klare Schriftarten, strukturierte Informationen und angemessene Textgrößen sicherstellen
Kognitive Belastung durch einfache Informationen für ein maximales Verständnis reduzieren
Daten mit relevanten Anmerkungen, Visualisierungen und Vergleichen kontextualisieren
Farben durch Festlegen einer Farbpalette für jedes Thema aufeinander abstimmen
So viel wie möglich automatisieren, sei es bei der Aktualisierung oder beim Versenden
Heutzutage ist das Beschaffungs-Dashboard für die Teams ein großartiges Management-, Steuerungs- und Kommunikationsinstrument. Um alle Vorteile zu nutzen, müssen die Einkaufsteams sicherstellen, dass es relevant, gut durchdacht und in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess eingebunden ist. Einkaufsabteilungen, die dieses strategische Instrument zu beherrschen wissen, verschaffen sich einen gewissen Wettbewerbsvorteil.
