Die Digitalisierung der B2B-Beschaffungskette ist sowohl eine Notwendigkeit als auch ein Engagement. Procure-to-Pay (P2P) bietet großes Potenzial, bringt jedoch auch Herausforderungen für Einkaufsabteilungen mit sich.
Die Community-Website Procurement Leaders hat die Bedeutung dieses Themas erkannt und eine Task Force aus führenden Einkaufsentscheidern gegründet. Sie hebt die Bedeutung der Entwicklung einer Roadmap für die Einkaufsfunktion sowie der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Stakeholdern hervor.
Dies unterstreicht den strategischen Charakter eines P2P-Projekts. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine P2P-Projekt-Roadmap ist und wie man sie erstellt.
Wie erstellt man eine P2P-Projekt-Roadmap?
Um eine erfolgreiche P2P-Projekt-Roadmap zu gewährleisten, muss man sich zunächst der Vorteile bewusst sein, die dieses strategische Instrument bietet.
Warum eine Roadmap für ein P2P-Projekt erstellen?
Eine P2P-Projekt-Roadmap ist eine strategische Projektmanagement-Methode, die Ziele und wichtige Meilensteine im Rahmen eines E-Procurement-Prozesses klar identifiziert und zeitlich priorisiert.
Dieses Instrument wird sowohl vom Marketingteam als auch von anderen Unternehmensabteilungen genutzt. Es ist besonders hilfreich während der verschiedenen Projektsitzungen und kann sowohl Mitarbeitenden als auch Kunden zur Verfügung gestellt werden, um ihnen einen Überblick über die Methode zur Erreichung der definierten Ziele zu geben.
Wie definiert man eine Projekt-Roadmap?
Die Definition einer Roadmap für ein P2P-Projekt basiert auf mehreren Schlüsselelementen:
Identifizierung der Herausforderungen;
Definition einer Digitalstrategie;
Priorisierung der Maßnahmen;
Bewertung der digitalen Reife des Unternehmens.
Die Präsentation einer solchen Roadmap umfasst häufig visuelle Elemente und Grafiken, um das Verständnis zu verbessern und den Zugang zu Informationen zu erleichtern.
Identifizieren Sie die zwei Hauptkategorien von Herausforderungen in einem P2P-Projekt
Um den Austausch über ihre Erfahrungen mit der digitalen Transformation zu erleichtern, haben die von Procurement Leaders versammelten Expertinnen und Experten ihre Diskussionen über P2P um zwei Hauptkategorien von Herausforderungen strukturiert.
Zunächst befasste sich die Task Force mit der Automatisierung des Beschaffungsprozesses, der alle Schritte vom Lieferantenmanagement bis zur Rechnungsbegleichung umfasst.
Anschließend widmeten sie sich der Erfassung und Verarbeitung von Echtzeitdaten, die dazu beitragen, die gesamte Beschaffungskette zu optimieren.
Durch die klare Identifizierung dieser beiden Schwerpunkte erkennen die an der Erstellung einer P2P-Roadmap beteiligten Teams den Wert und die Gesamtziele ihrer Implementierung.
Definieren Sie Ihre Digitalstrategie
Im Rahmen ihrer Projekte haben die Mitglieder der Task Force versucht, die zentralen Elemente eines Digitalisierungsprojekts für die Einkaufsfunktion zu identifizieren.
Das erste grundlegende Element besteht darin, die eigene Digitalstrategie zu formalisieren. Das Festlegen von Tempo und Vision mittels einer Roadmap gilt allgemein als der beste Weg, ein Projekt dieser Größenordnung zu steuern.
Eine P2P-Projekt-Roadmap dient als Leitfaden für alle Mitarbeitenden und stellt sicher, dass die nachfolgenden Maßnahmen effektiv umgesetzt werden.
Stützen Sie sich auf die fünf Prioritäten, die von The Hackett Group identifiziert wurden
Eine aktuelle Studie der Hackett Group liefert bereits einige Orientierungspunkte für die Strukturierung eines Projektplans:
Verbesserung der Analysefähigkeit;
Anpassung der Teamkompetenzen an die Geschäftsanforderungen;
Professionalisierung des Lieferantenbeziehungsmanagements;
Erhöhung der Agilität des Einkaufs;
Stärkung der geschäftlichen Ausrichtung.
Durch die Priorisierung der Maßnahmen kann die für die Erstellung der Roadmap verantwortliche Abteilung ihre Wirksamkeit optimieren. Dieses gemeinsam mit den Mitarbeitenden entwickelte Tool ist somit praxisnah und vielseitig. Es bietet die Möglichkeit, sowohl den Projektfortschritt als auch Hindernisse zu identifizieren.
Bewerten Sie den Stand Ihrer digitalen Reife
Die Task Force von Procurement Leaders befasst sich ebenfalls mit der Definition der Schlüsselschritte einer durchdachten P2P-Strategie.
Dabei griff sie auf eine frühere kollektive Initiative des Einkaufs zurück: die Bewertung der digitalen Reife (Digital Maturity Assessment – DMA). Basierend auf dem gleichen Prinzip wie die Savin’side®-Lösung von Manutan umfasst die DMA-Bewertungsvorlage mehrere Elemente, die nach vier Säulen organisiert sind.
Die erzielten Ergebnisse ermöglichen eine Kartierung der digitalen Reife des Unternehmens und die Visualisierung individueller Prioritäten für Maßnahmen.
Eine DMA-Analyse stellt somit einen hervorragenden Ausgangspunkt für die Erstellung einer P2P-Projekt-Roadmap dar. Zwei Vorgehensweisen sind möglich:
Weiterentwicklung der vier DMA-Säulen („People & Culture“, „Infrastructure & Resources“, „Governance & Operations“ und „Strategic Vision“);
Erstellung einer Roadmap direkt auf Grundlage der aktuellen DMA, die den Einkaufsabteilungen hilft, ihre Transformation zu beschleunigen.
Indem die Gruppenmitglieder die Bewertung auf ihre eigenen Abteilungen anwenden, können sie Engpässe identifizieren und notwendige Schritte ableiten.
Nutzen Sie ein Tool zur Erstellung der P2P-Projekt-Roadmap
Die Auswahl eines Tools zur Erstellung einer P2P-Roadmap hängt von mehreren Faktoren ab, insbesondere von den angebotenen Funktionen:
Anpassung der Roadmap;
Integration anderer Tools, die im Procure-to-Pay-Projekt verwendet werden;
Einbindung visueller Elemente, um Ideen und Feedback in Meetings effektiv zu teilen.
Der wichtigste Punkt ist jedoch, dass ein Tool zur Erstellung und Aktualisierung einer P2P-Projekt-Roadmap Zeit sparen und Effizienz steigern sollte.
Halten Sie die P2P-Projekt-Roadmap aktuell, um die Effizienz zu steigern
Es geht nicht nur darum, vor dem Start oder der Optimierung eines Procure-to-Pay-Projekts eine Roadmap zu erstellen, sondern auch darum, sie regelmäßig zu aktualisieren und mit allen Mitarbeitenden zu teilen.
Dieses Dokument stellt ein echtes Commitment dar: Es listet die Maßnahmen auf, die zur Steigerung der Effizienz von P2P-Prozessen erforderlich sind. Daher ist es unerlässlich, die Roadmap regelmäßig zu überarbeiten und sie in Besprechungen der beteiligten Abteilungen als Referenz zu verwenden.
Die Procurement Leaders Task Force setzt ihre Überlegungen fort, um dem Einkauf neue Orientierungspunkte zu geben, die ihn in die richtige Richtung lenken.
