Immer mehr Unternehmen suchen nach einer Lösung, mit der sie ihren Umsatz deutlich steigern und gleichzeitig die Qualität der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen aufrechterhalten können. Ein effizientes Procure-to-Pay-System ermöglicht es, die für den Bereich Einkauf festgelegten Rentabilitätsziele zu erreichen. Der Begriff „Procure-to-Pay“ bezeichnet den Beschaffungsprozess in einem Unternehmen, von der Bestellanforderung bis zur Bezahlung. Die Einführung und Analyse der damit verbundenen Lösungen sind potenzielle Erfolgsfaktoren für die Einkaufsabteilung. In diesem Beitrag finden Sie alle Antworten auf Ihre Fragen zu Procure-to-Pay: die Definition des P2P-Prozesses, die Vorstellung von Lösungen und deren Vorteile.
Welche Prozesse deckt Procure-to-Pay ab?
Die Bezeichnung Procure-to-Pay, auch bekannt als Purchase-to-Pay oder kurz P2P, umfasst drei Hauptprozesse im Lebenszyklus des Einkaufs: die Bestellanforderung, den Kauf und die Zahlungsabwicklung.
Der Procure-to-Pay-Prozess erstreckt sich in der Regel von der Produktsuche über die Beschaffung bis hin zur Aktualisierung des Kreditorenkontos. Dies umfasst unter anderem:
die Produktsuche
die Erstellung eines Warenkorbs
die Bestellanforderung
die Bearbeitung und Genehmigung der Bestellanforderung
die Erstellung des Bestellscheins oder Kaufbelegs
den Wareneingang
die Prüfung der Richtigkeit der Bestellung
den Rechnungseingang
den Abgleich und die Bearbeitung der Rechnung
die Zahlungsabwicklung
die Aktualisierung des Kreditorenkontos
Natürlich hat jedes Unternehmen seinen eigenen Procure-to-Pay-Prozess und kann zusätzliche Schritte einbauen. Das P2P-System passt sich an jede Aktivität und jedes Unternehmen an. Hier geht es darum, den Beschaffungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten.
Worin bestehen die Procure-to-Pay-Lösungen?
Procure-to-Pay-Lösungen bestehen darin, den Nutzern die Angebote der Lieferanten zu präsentieren (über elektronische Kataloge vom Typ Punch-Out, E-Kataloge oder APIs (Application Programming Interface; dt. Programmierschnittstelle)). Anschließend werden die Beschaffungs- und Finanzprozesse digitalisiert, automatisiert und optimiert. Sie umfassen sowohl die Aktivitäten der Kontrolle, Verifizierung, Validierung als auch das Dokumentenmanagement. Unternehmen, die eine solche Lösung einführen, haben somit eine bessere Kontrolle über ihre Ausgaben und arbeiten effizienter.
Das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner definiert Procure-to-Pay aus technologischer Sicht: „Wie der Name schon sagt, ist ein Procure-to-Pay-System (oder Purchase-to-Pay-System) eine vollständig integrierte Lösung, die darauf ausgelegt ist, einen End-to-End-Prozess zu unterstützen. Es beginnt mit einer Nachfrage nach Waren und Dienstleistungen und endet mit zur Zahlung vorbereiteten Dateien, die in ein Kreditorensystem hochgeladen werden können. Procure-to-Pay-Lösungen nutzen einen Digitalisierungs- und Erfassungsservice, ein Lieferantenportal und/oder ein unternehmensübergreifendes Netzwerk, damit die Lieferanten ihre Rechnungen elektronisch übermitteln können. Neben der Bereitstellung einer E-Procurement-Funktion (einschließlich des Anforderungs- und Genehmigungsprozesses sowie des E-Katalogmanagements) bieten Procure-to-Pay-Lösungen die Möglichkeit, Bestellungen mit Rechnungen abzugleichen und nicht-konforme Rechnungen oder solche, die Gegenstand von Warenrücksendungen sind, zu bearbeiten.“
Diese Definition des Beschaffungsprozesses in einem Unternehmen zeigt, wie nützlich die Digitalisierung des Systems ist, und die zahlreichen Vorteile, die mit seiner Einführung verbunden sind.
Was sind die Vorteile von Procure-to-Pay-Lösungen?
Die mit dem Beschaffungsprozess in einem Unternehmen verbundenen Lösungen sind wichtige Erfolgsfaktoren für die Einkaufsabteilungen. Sie optimieren insbesondere die Effizienz des Systems, verbessern die Transparenz und die Kontrolle und geben den Teams die Möglichkeit, ihre Kompetenzen zu erweitern.
Optimierung der Effizienz der Prozesse
Durch die Automatisierung von Prozessen können Arbeitskosten, Bearbeitungszeiten und Risiken verringert werden. Dies wirkt sich direkt auf die Produktivität und die Rentabilität des Unternehmens aus.
Dennoch ist die Optimierung des Systems nur der erste Schritt. Anschließend müssen die erzielten Ergebnisse beobachtet werden. Ein gut durchdachtes Einkaufserlebnis in Verbindung mit einer effektiven P2P-Lösung erleichtert nicht nur den Einkäufern die Arbeit, sondern auch den Lieferanten und den Verantwortlichen in der Kreditorenbuchhaltung. Durch diese vollständige Kontrolle über die Einkaufsmechanismen spart das Unternehmen erheblich Zeit und Geld.
Bessere Sichtbarkeit und Kontrolle
Durch die Konsolidierung der Daten erhalten die Unternehmen einen besseren Überblick und damit eine bessere Kontrolle über ihre Ausgaben.
Die integrierte Procure-to-Pay-Lösung bietet außerdem die Möglichkeit, die Beschaffung von Anfang bis Ende zu verfolgen und zu erkennen, welche Kosten gesenkt werden können.
Je nach ausgewählter P2P-Lösung ist es möglich, in Echtzeit zu arbeiten. Dadurch wird eine vollständige Transparenz erreicht und die Beziehung zu den Lieferanten deutlich verbessert.
Die Kompetenzen der Mitarbeiter verbessern
Befreit von verwaltungstechnischen Routineaufgaben, können die Einkaufsteams ihre Zeit für strategischere Aufgaben einsetzen. Sie können dann die Entwicklungen in ihrem Fachgebiet verfolgen oder sich in innovativen Praktiken weiterbilden. Eine bessere Analyse ist also nicht der einzige Vorteil, den die Einführung eines Procure-to-Pay-Prozesses mit sich bringt: Das neue Fachwissen der Einkaufsteams wirkt sich direkt auf die Produktivität und damit auf den Umsatz des Unternehmens aus.
Da sich der Procure-to-Pay-Prozess relativ einfach automatisieren lässt, ermöglicht dies den Einkaufsabteilungen letztendlich, sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert wie Sourcing, Innovation, Nähe zu den Endnutzern oder auch Strategie zu konzentrieren.
P2P ist somit eine Lösung, die eine bessere Verteilung der Ressourcen ermöglicht. Anschließend kann das System durch die Analyse des Einkaufsprozesses optimal angepasst und immer weiter optimiert werden.
