Der TCO (Total Cost of Ownership) ist die Gesamtkostenbetrachtung eines Produkts oder einer Dienstleistung über seinen gesamten Lebenszyklus. Diese Berechnungsmethode berücksichtigt sowohl direkte als auch indirekte Kosten.
Das Wissen um die Gesamtkosten des Eigentums bietet eine zusätzliche Möglichkeit zur Wertschöpfung. Als leistungsstarkes Entscheidungsinstrument ebnet die TCO-Berechnung den Weg zur Optimierung der Ausgaben.
In diesem Artikel erfahren Sie alles über den TCO: Woher stammt er? Wie wird er definiert? Wie wird er berechnet? Und welche Vorteile bietet er?
Woher stammt der TCO?
Einige Experten behaupten, dass das Konzept des TCO bis ins frühe 19. Jahrhundert zurückreicht, als Ingenieure versuchten, die Effizienz ihrer Kanonen anhand ihrer Lebensdauer und der erforderlichen Reparaturen zu bewerten.
Fest steht: Der TCO-Ansatz wurde vom US-Verteidigungsministerium formalisiert, um die Gesamtkosten eines Verteidigungsprogramms zu bewerten. Dieses Projekt führte in den späten 1990er Jahren zur Veröffentlichung eines militärischen Standards.
Seitdem wird die Total-Cost-of-Ownership-Methode von Unternehmen – insbesondere in der Industrie – angewendet, um die Produktionskosten präziser zu berechnen und dadurch Margen und Verkaufspreise besser zu bestimmen.
Was ist die Definition von TCO?
Der Total Cost of Ownership (TCO) zielt darauf ab, die tatsächlichen Kosten für den Erwerb eines Produkts oder einer Dienstleistung von einem bestimmten Lieferanten zu analysieren – über den reinen Kaufpreis hinaus.
Dem Analysten Bill Kirwin von Gartner, einem amerikanischen Forschungs- und Beratungsunternehmen, wird die Entwicklung des Konzepts zugeschrieben. Er definiert TCO als: „Die Gesamtkosten für den Erwerb, die Nutzung, das Management und die Entsorgung eines Vermögenswerts über dessen gesamten Lebenszyklus.“
Der TCO umfasst somit alle Kosten, die mit einem Produkt oder einer Dienstleistung während ihres gesamten Lebenszyklus verbunden sind – einschließlich direkter und indirekter („versteckter“) Kosten.
Um den TCO eines Produkts oder einer Dienstleistung zu bestimmen, muss man wissen, wie er berechnet wird.
Wie wird der TCO berechnet?
Der TCO kann auf unterschiedliche Weise berechnet werden – je nach Art des Produkts oder der Dienstleistung (z. B. Softwarelösungen, Fahrzeugflotten usw.).
„Es gibt keine universelle Lösung zur Bestimmung des TCO in allen Einkaufsabteilungen. Für wirklich relevante Ergebnisse ist es besser, die Besonderheiten jedes Geschäftsbereichs zu berücksichtigen“, erklärt Didier Sallé, Präsident des französischen Nationalen Beschaffungsrats (CNA).
Was sind also die Bestandteile des TCO? Der Total Cost of Ownership wird in der Regel als Summe der folgenden acht Kostenarten berechnet:
Anschaffungspreis: Einstandspreis und Lieferantenmarge;
Entstehungskosten: Transport, Verpackung, Zölle, Zahlungsbedingungen;
Beschaffungskosten: Aufwand der Einkaufsabteilung;
Eigentumskosten: Lagerverwaltung, Abschreibung;
Wartungskosten: Ersatzteile, Instandhaltung;
Nutzungskosten: Nutzungswert, Betrieb, Dienstleistungen;
Kosten mangelhafter Qualität: Termintreue, Nachbearbeitungsprozesse;
Entsorgungskosten: Recycling, Wiederverkauf, Vernichtung.
Beispiel: Bei der Berechnung des TCO für Firmenfahrzeuge werden alle oben genannten Elemente berücksichtigt. Die Entstehungskosten beinhalten etwa Transportkosten und Zölle.
Die Nutzung und der Besitz solcher Fahrzeuge unterliegen zudem Steuern, die ebenfalls in die TCO-Berechnung einfließen – diese können je nach Land variieren. Auch Zulassungskosten sowie ökologische Prämien oder Strafen werden einbezogen.
Daher ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen den entstehenden Kosten und den Vorteilen des Besitzes von Firmenfahrzeugen zu finden.
Darüber hinaus verwendet Gartner seit rund fünfzehn Jahren eine ergänzende Methodik: den Total Value of Ownership (TVO). Dieses Konzept fordert Unternehmen auf, nicht nur die Kosten, sondern auch den erzielten Nutzen einer Investition zu berücksichtigen – etwa Wachstum, Risikokontrolle oder Nachhaltigkeit. Das Modell ähnelt dem TCO, erweitert es jedoch um nicht-monetäre Vorteile.
Wie lässt sich der TCO senken und welche Vorteile bringt das?
Die Reduzierung des Total Cost of Ownership ist einer der beliebtesten strategischen Hebel im Einkauf, um Wert zu schaffen – laut Studien bevorzugt von 32 % der Einkaufsverantwortlichen.
Diese Kostensenkung beginnt mit der Berechnung des TCO, die die oben genannten Elemente berücksichtigt. Sobald die Ergebnisse vorliegen, folgt die Optimierungsphase.
Am Beispiel eines Firmenwagens kann die Reduzierung des TCO auf geringere Wartungskosten und die Einführung von Best Practices zur Minimierung von Kraftstoffverbrauch und Verschleiß abzielen.
Die Vorteile des TCO-Ansatzes:
Managementinstrument zur Optimierung direkter und indirekter Kosten (Vermeidung von Verschwendung, Überqualität usw.);
Verhandlungsgrundlage für Preis- und Lieferantenverhandlungen;
Bewertung von ROI (Return on Investment) oder ROTI (Return on Time Investment) durch die Beobachtung relevanter KPIs;
Entscheidungsunterstützung bei Outsourcing- und Insourcing-Projekten;
Verbesserung der langfristigen finanziellen Leistung.
Schulungen zur TCO-Berechnung können Einkaufsentscheidern helfen, die Rentabilität des Unternehmens zu steigern.
Diese Methode hat sich bewährt: Die Berechnung des Total Cost of Ownership sorgt dafür, dass die effektivsten Hebel aktiviert werden und die Gesamtkosten des Unternehmens nachhaltig sinken – für eine effizientere Finanzführung.
