In der heutigen globalisierten Welt ist die internationale Beschaffung ein integraler Bestandteil von Unternehmensstrategien geworden. Dennoch bleibt der Erwerb von Waren und Dienstleistungen von Lieferanten in verschiedenen Ländern ein komplexer Prozess. Dieser Prozess muss perfekt gesteuert werden, um Risiken zu minimieren und Vorteile zu maximieren. Entdecken Sie die sechs wichtigsten Schritte für ein effektives Management der internationalen Beschaffung.
Schritt 1: Grundlagen schaffen
Der erste Schritt in der internationalen Beschaffung besteht darin, den Ansatz und den Aktionsplan innerhalb des Unternehmens zu strukturieren. Es ist entscheidend, das Projekt vorzubereiten, bevor man in die operative Umsetzung geht.
Die Einkaufsabteilungen können auf verschiedene Werkzeuge zurückgreifen:
Die 5-Ws-und-H-Matrix (wer, was, wo, wann, warum, wie) hilft, den Ansatz zu strukturieren und eine Übersicht zu gewinnen. Sie beinhaltet das Sammeln von Schlüsselinformationen, das Identifizieren der umzusetzenden Maßnahmen und der einzubeziehenden Abteilungen. Dadurch wird sichergestellt, dass keine entscheidenden Elemente vergessen werden.
Die SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) ist ein wichtiges Instrument zur Definition Ihrer Strategie und zur Auswahl potenzieller Märkte. Durch die Identifikation von Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken können Schlüsselfaktoren für den Erfolg bestimmt werden.
Schritt 2: Anforderungen definieren
Im zweiten Schritt definiert das Unternehmen seine Bedürfnisse klar und präzise. Dies geschieht durch die Erstellung eines Lastenhefts, in dem alle Anforderungen an Rohstoffe, Produkte und/oder Dienstleistungen detailliert aufgeführt werden – einschließlich logistischer Aspekte. Dieses Dokument wird mindestens ins Englische übersetzt und erleichtert die internationale Beschaffung erheblich.
Beispielhafte Elemente einer Produktspezifikation:
Detaillierte Merkmale (Größe, Material, Abmessungen, Farben, Komponenten…);
Anwendbare Vorschriften und Zertifizierungen (CE-Kennzeichnung, Produktnormen…);
Gewünschte Mengen;
Lieferpläne, Bedingungen und Fristen (Incoterms);
Preise und Zahlungsbedingungen;
Musteranforderungen.
Schritt 3: Auswahl des Beschaffungslandes/der Beschaffungsländer
Im dritten Schritt bestimmt das Einkaufsteam, welche Länder potenziell die gewünschten Materialien, Produkte und/oder Dienstleistungen liefern könnten. In diesen Ländern werden Lieferantenrecherchen durchgeführt.
Die Wahl des Landes ist entscheidend, da sie Kosten, Qualität und Verfügbarkeit beeinflusst. Zum Beispiel erklärt Antoine Compin, Geschäftsführer von Manutan Frankreich: „Wenn wir nach Produkten suchen, die in Europa oder Frankreich hergestellt wurden, […] suchen wir per Definition nach Produkten, die von höherer oder sogar sehr hoher Qualität sind, die jedoch auch teurer sein können. Das hat ebenfalls einen Vorteil: Ein qualitativ hochwertiges Produkt lässt sich leichter in einen zweiten Produktlebenszyklus überführen.“
Es gibt drei Hauptkriterien für die Auswahl des Landes:
Zugänglichkeit (physische Faktoren wie Entfernung, Klima, Infrastruktur; wirtschaftliche und politische Stabilität; Zollbarrieren, Dokumentationspflichten, Sprachbarrieren);
Potenzial (wirtschaftliche Daten, Exportquote, Marktgröße für die gesuchten Produkte);
Sicherheit (wirtschaftliche Risiken, Währungsrisiken, Staatsverschuldung, Bankenstabilität, Zahlungsverhalten der Unternehmen).
Schritt 4: Lieferanten suchen
Der vierte Schritt besteht darin, den Markt nach geeigneten Lieferanten zu sondieren. Vorab stimmen sich die Einkaufsabteilungen mit internen Kunden ab, um Suchkriterien festzulegen und die Zeit optimal zu nutzen.
Zur Lieferantensuche stehen verschiedene Quellen zur Verfügung: Internet, Fachverzeichnisse, internationale Messen, Marktplätze, spezialisierte Vermittler sowie offizielle Stellen wie Botschaften oder Handelskammern. Alle diese Netzwerke liefern wertvolle Kontakte.
Schritt 5: Lieferanten bewerten
Im fünften Schritt wird eine Auswahl unter den potenziellen Lieferanten getroffen. Dies geschieht anhand zuvor definierter Kriterien. Bei internationaler Beschaffung muss die Qualifizierung besonders gründlich erfolgen. Dazu können Tests, Produktprüfungen, Standortbesuche sowie die Berechnung des prognostizierten Importpreisniveaus gehören.
Eine Studie von Thomas Körber, Doktorand an der Universität Twente, zeigt drei zentrale Entscheidungsfaktoren bei der Auswahl internationaler Lieferanten:
Standort des Lieferanten;
Produktqualität;
Stärke der Beziehung zwischen Käufer und Lieferant.
Nach der Auswahl beginnt die Verhandlungs- und Vertragsphase.
Beispielhafte Kriterien zur Lieferantenbewertung:
Finanzielle Stabilität;
Marktposition;
Qualitätspolitik und Zertifizierungen;
Arbeitssprache;
Einkaufsbedingungen;
Exporterfahrung;
Lokale Repräsentanz;
Logistikmanagement;
Garantiebedingungen;
Produktionsressourcen;
Verpackungssysteme.
Schritt 6: Leistung steuern
Der letzte Schritt besteht in der Kontrolle und Bewertung der Lieferantenbeziehung. Dazu werden Managementinstrumente eingeführt, die regelmäßige Bewertungen ermöglichen.
Jedes Unternehmen bestimmt seinen eigenen Aktionsplan, einschließlich Ziel, Häufigkeit und Kriterien der Evaluierung. Dies kann eine jährliche Rückschau beinhalten sowie regelmäßige Messungen von Beziehungsqualität, Serviceabweichungen oder Stärken und Schwächen der Lieferanten.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer ausgewogenen Geschäftsbeziehung. Neben der Leistung der Lieferanten kann auch deren Zufriedenheit bewertet werden, um eine Win-Win-Partnerschaft zu fördern.
Wie Sie sehen, ist internationale Beschaffung besonders komplex. Neben den üblichen Marktanforderungen kommen rechtliche, finanzielle und kulturelle Herausforderungen hinzu. Ebenso muss die globale Lieferkette trotz geografischer Distanzen optimiert und gesichert werden. Deshalb erfordert internationale Beschaffung einen strukturierten und disziplinierten Ansatz im Unternehmen. Nur so können stabile Partnerschaften mit Fokus auf Wertschöpfung aufgebaut werden.
