Wie kann Intelligent Document Processing Ihre Einkaufsprozesse transformieren und absichern?

Intelligentes und effizientes Arbeiten
Optimieren und sichern Sie Ihre Einkaufsprozesse mit Intelligent Document Processing. Reduzieren Sie Fehler, beschleunigen Sie Ihre Abläufe und verbessern Sie Ihre Compliance!

In einem Umfeld, in dem Einkaufsabteilungen Agilität, Leistung und Compliance miteinander verbinden müssen, wird Intelligent Document Processing (IDP) zu einem wichtigen Instrument für die Transformation. Durch Automatisierung und künstliche Intelligenz revolutioniert diese Technologie das Dokumentenmanagement, indem sie menschliche Fehler eliminiert, Arbeitsabläufe optimiert und Daten aufwertet. IDP erhöht die Zuverlässigkeit der Prozesse und schafft gleichzeitig mehr Zeit für strategische Aufgaben – von E-Order bis E-Invoicing. Im Fokus: ein digitales Tool zur Unterstützung der Einkaufsleistung.

Was ist Intelligent Document Processing und warum sollten Sie es in Ihren Einkauf integrieren?

In Zeiten der digitalen Transformation von Unternehmen wird Intelligent Document Processing (IDP) zu einem entscheidenden Faktor für die Leistungsfähigkeit des Einkaufs. Erfahren Sie hier, wie diese intelligente Technologie das Dokumentenmanagement revolutioniert und dabei hilft, die Herausforderungen in Bezug auf Reaktionsfähigkeit, Einhaltung von Vorschriften und Wettbewerbsfähigkeit besser zu bewältigen.


Die Meinung des Manutan-Experten

„Ohne Digitalisierung ist eine Optimierung unserer Prozesse absolut unmöglich. Die Digitalisierung ermöglicht es uns, mit dem Unternehmen zu wachsen und dessen Entwicklungsbedarf zu decken. Eine digitalisierte Funktion erweist sich als robuster, zuverlässiger und schneller.“ - Évelyne Mercier, Chief Financial Officer, Manutan France


Definition von Intelligent Document Processing (IDP)

Intelligent Document Processing (IDP), bezeichnet eine Reihe fortschrittlicher Technologien, die die Verarbeitung, Klassifizierung und Extraktion von Daten aus Dokumenten ermöglichen. Dabei kann es sich um strukturierte Dokumente (wie Rechnungen oder Bestellungen) oder um unstrukturierte Dokumente (wie E-Mails oder Verträge) handeln. IDP kombiniert OCR (Optical Character Recognition: optische Zeichenerkennung), Machine Learning, Deep Learning und künstliche Intelligenz. Die Technologie zeichnet sich dadurch aus, dass sie den Inhalt von Dokumenten über ihre bloße Form hinaus versteht.

Anders als bei herkömmlichen Lösungen für die Dokumentenverarbeitung geht diese Technologie weit über das reine Digitalisieren hinaus: Sie liest und versteht Dokumente und extrahiert nützliche Informationen, die bereit sind, in Ihre ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning: Unternehmensressourcenplanung) oder Branchensoftware integriert zu werden. Durch Automatisierung vereinfacht und beschleunigt IDP die Verarbeitung großer Dokumentationsmengen und extrahiert Daten zuverlässig, schnell und sicher.

In Einkaufsabteilungen findet diese automatisierte Intelligenz unmittelbare Anwendung, indem sie häufig manuelle und zeitraubende Arbeitsabläufe in flüssige und vorausschauende Prozesse verwandet.

Ein strategischer Hebel für die Einkaufsabteilungen

IDP beschränkt sich nicht auf eine technische Anwendung, sondern ist Teil einer echten Strategie zur Optimierung der Einkaufsprozesse. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Erfassung von Rechnungen (E-Invoicing), der Bearbeitung von Bestellungen (E-Order) oder der Vertragsprüfung befreit IDP die Einkaufsteams von Tätigkeiten mit geringer Wertschöpfung.

Das Ergebnis: Fristen werden verkürzt, menschliche Fehler werden vermieden und die Teams können sich auf Analyse, Verhandlungen und Lieferantenmanagement konzentrieren. IDP wird so zu einem mächtigen Instrument für die Prozessautomatisierung und bringt dank der in jeden Schritt der Dokumentenverarbeitung eingebetteten Intelligenz frischen Wind in die Einkaufsabteilungen.

Ein Vorteil für die Funktionen Einkauf und Finanzen

In den Finanz- und Einkaufsabteilungen sorgt diese Transformation für mehr Transparenz im Dokumentenfluss, eine verbesserte Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und fundiertere Entscheidungen. Sie stärkt die Robustheit der Abläufe und unterstützt das gemeinsame Ziel, bei gleichbleibender Qualität agiler zu werden.

Welche konkreten Vorteile bietet Intelligent Document Processing für Einkaufsprozesse?

Die Einführung von Intelligent Document Processing ist in der Beschaffungsfunktion keine Innovation mehr, sondern eine zwingende Voraussetzung für die Leistungsfähigkeit. Die Vorteile sind vielfältig: Fehlerreduzierung, Zeitersparnis, Kosteneffizienz und eine verbesserte Compliance.


Die Meinung des Manutan-Experten

„Eine digitalisierte Funktion ist robuster, zuverlässiger und schneller. Sie ist besser vorhersehbar und lesbarer, wodurch der Kunde unmittelbar profitiert, da er sofort weiß, wie er mit dem Unternehmen interagieren kann.“ - Évelyne Mercier, Chief Financial Officer, Manutan France


Reduzierung menschlicher Fehler und Verlässlichkeit der Daten

Eine der größten Stärken von IDP ist die Fähigkeit, menschliche Fehler zu eliminieren, die bei der manuellen Bearbeitung von Lieferdokumenten häufig auftreten. Mithilfe von Deep Learning, Machine Learning und fortschrittlicher OCR-Technologie werden die Prozesse zur Informationsgewinnung zuverlässiger - unabhängig vom Format oder der Struktur der verarbeiteten Dokumente.

Ob Bestellungen, Rechnungen oder Verträge - Intelligent Document Processing verbessert die Qualität der eingegebenen Daten und sorgt für eine bessere Nachvollziehbarkeit. Weniger Fehler in der Verarbeitungskette bedeuten auch weniger Verzögerungen, Rechtsstreitigkeiten und zeitraubende Korrekturen.

Optimierung von Kosten und Ressourcen

Die Automatisierung von Dokumenten-Workflows ermöglicht eine intelligente Umverteilung der Personalressourcen. Die Einkaufsteams werden durch IDP von sich wiederholenden Aufgaben mit geringer Wertschöpfung wie z.B. Dateneingabe oder -abgleich befreit.

So können sie sich wieder auf strategische Aufgaben konzentrieren. Dazu zählen beispielsweise die Analyse der Lieferantenleistung, die Sourcing-Strategie und das Risikomanagement. IDP wird somit zu einem wichtigen Instrument für den Kompetenzaufbau und die Steigerung der betrieblichen Effizienz, insbesondere in den Bereichen Finanzen und Einkauf.

Darüber hinaus ermöglicht die automatisierte Verarbeitung großer Dokumentationsmengen eine Produktivitätssteigerung ohne zusätzliche Kosten bei gleichbleibender Prozessqualität.

Einhaltung und Sicherung des Dokumentenflusses

In einem immer anspruchsvolleren regulatorischen Umfeld (elektronische Rechnungsstellung, Prüffähigkeit, DSGVO) bietet die IDP eine klare Antwort: Automatisierung für eine bessere Kontrolle. Jeder Schritt der Dokumentenverarbeitung wird archiviert, gesichert und entspricht den geltenden Standards.

Kritische Daten werden geschützt, der Zugriff wird nachverfolgt und das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften wird verringert. Dank der eingebetteten Intelligenz profitieren Unternehmen von einer verbesserten Dokumenten-Governance, die bei Audits oder externen Kontrollen von entscheidender Bedeutung ist.

Welche Anwendungsfälle gibt es im Einkauf und welche Perspektiven bieten sich für das Intelligent Document Processing?

Intelligent Document Processing wird bereits in vielen Einkaufsabteilungen eingesetzt. Von der Auftragsbearbeitung bis zum Vertragsmanagement ebnen konkreten Anwendungen den Weg zu einer durch künstliche Intelligenz und Digitalisierung erweiterten Einkaufsfunktion.

Konkrete Anwendungen im Einkauf: von E-Order bis E-Invoicing

In Einkaufsabteilungen greift das IDP bereits in den ersten Schritten des Workflows ein: Es automatisiert die Bearbeitung von Bestellungen, die Freigabe von Wareneingängen sowie die Verwaltung von Lieferantenrechnungen. Dabei werden Daten aus verschiedenen Formaten – strukturiert oder unstrukturiert – automatisch extrahiert. Diese intelligente Extraktion verkürzt die Bearbeitungszeiten erheblich und gewährleistet gleichzeitig eine gleichbleibend hohe Zuverlässigkeit.

Mithilfe von Intelligent Document Processing können auch das Vertragsmanagement, Lieferantenmahnungen und die Steuerung der Ausgaben auf der Grundlage archivierter Dokumente automatisiert werden.

Beispiele für Anwendungsbereiche

Viele Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen haben IDP bereits in ihre Beschaffungsprozesse integriert. Im Finanzwesen beschleunigt IDP beispielsweise den Abgleich der Buchhaltung und macht Prüfungen zuverlässiger. In der Logistik oder der Industrie optimiert IPS die Bearbeitung von Lieferscheinen und erleichtert die Nachverfolgung von Bestellungen. Große Einzelhandelsunternehmen nutzen IDP wiederum, um ihre Lieferantenbeziehungen in großem Umfang zu zentralisieren und zu automatisieren.

Überall gilt: Anwendungen der intelligenten Dokumentenverarbeitung bringen messbare Effizienzsteigerungen, Zeitersparnis und Sicherheit, während sie gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit und Konformität des Datenaustauschs verbessern.

Auf dem Weg zu einer durch Intelligenz erweiterten Einkaufsfunktion

Eingebettet in eine globale Strategie der digitalen Transformation wird das IDP eine zunehmend zentrale Rolle in der Einkaufsfunktion spielen. Durch die Verbindung mit fachspezifischen Tools wie ERP, Sourcing-Plattformen oder BI-Lösungen (Business Intelligence), ermöglicht IDPs die Echtzeitverarbeitung, bessere Risikovorhersagen und eine genauere Auswertung der Daten.

Der Einkauf von morgen wird datengesteuert, agil und vorausschauend sein. Treibende Kraft wird dabei Intelligent Document Processing sein – eine Technologie an der Schnittstelle zwischen Automatisierung, künstlicher Intelligenz und operativer Leistung.

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Manutan DeutschlandVerfasst am 15. Juli 2025

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