In einem Umfeld, in dem Unternehmen ständig versuchen, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern, spielt der Beschaffungsprozess eine strategische Rolle. Die Optimierung der Einkaufspraktiken beschränkt sich nicht mehr allein auf die Senkung der Kosten, sondern ist Teil einer echten digitalen Transformation. Die Einführung leistungsstarker technologischer Tools ermöglicht ein reibungsloseres Beschaffungsmanagement und generiert in jeder Prozessphase Mehrwert.
Warum ist die Optimierung des Beschaffungsprozesses für die Unternehmensleistung entscheidend?
Der Beschaffungsprozess spielt eine zentrale Rolle in der Gesamtstrategie eines jeden Unternehmens. Durch seine Optimierung, insbesondere durch Digitalisierung, lassen sich Effizienzsteigerungen erzielen, Lieferantenbeziehungen verbessern und in jeder Phase des Einkaufsprozesses Mehrwert generieren.
Definition und Ziele des Beschaffungsprozesses
Der Beschaffungsprozess umfasst alle Prozessschritte von der Ermittlung des Bedarfs bis zur Verhandlung und Überwachung der Verträge. Er unterscheidet sich von der Beschaffung, die der operativen Ausführung von Bestellungen entspricht. Eine gute Definition dieses Prozesses ermöglicht eine strukturierte interne Organisation, ein starkes Beschaffungsmanagement und eine optimierte Leistungsbewertung.
Dabei werden mehrere Ziele verfolgt:
Senkung der Kosten
Verbesserung des Services
Rationalisierung der Ausgaben
Verbesserung der Lieferantenbeziehungen
Einhaltung der Vorschriften
Dies erfordert die Mobilisierung kompetenter interner Teams, eine genaue Ermittlung der Bedürfnisse mithilfe eines präzisen Lastenhefts sowie den Einsatz effektiver Auswahl-, Sourcing- und Verhandlungstechniken.
Die Analyse der Expertin
„Effizienz ist bei Einkäufern ein Problem. Die Digitalisierung kann da Abhilfe schaffen. Darüber hinaus gibt es ein wirtschaftliches Problem: Nur weil der Kaufpreis niedrig ist, bedeutet das nicht, dass die Verwaltungs- und Managementkosten gering sind.“ - Natacha Tréhan, Dozentin, Grenoble IAE
Die Vorteile der Digitalisierung des Einkaufs
Die Digitalisierung des Einkaufsprozesses ermöglicht die Automatisierung zahlreicher zeitraubender Aufgaben. Dazu gehören die Verwaltung von Rechnungen, Ausschreibungen und Lastenheften sowie die Nachverfolgung von Verträgen. E-Procurement-Software erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams, gestaltet die Lieferantenbeziehungen reibungsloser und bietet eine bessere Datenanalyse für eine kontinuierliche Leistungsbewertung.
Durch die Integration dieser Instrumente in den Beschaffungsprozess eines Unternehmens werden das Management und die Rückverfolgbarkeit verbessert. Zudem werden die Voraussetzungen für einen strategischeren, nachhaltigeren und ergebnisorientierten Einkauf geschaffen. Somit bietet jede Phase Einsparungs- und Wertsteigerungspotenzial für das Unternehmen.
Die Analyse der Expertin
„Die Digitalisierung ist absolut notwendig. Aufgrund unseres sehr hohen Datenvolumens ist eine Optimierung unserer Prozesse nur durch Digitalisierung möglich. Sie ermöglicht es uns, mit dem Unternehmen zu wachsen und den Entwicklungsbedarf zu decken.“ - Évelyne Mercier, Chief Financial Officer, Manutan France
Schritte im Beschaffungsprozess, die für mehr Effizienz digitalisiert werden sollten
Jeder Einkaufsprozess basiert auf klar definierten Phasen, die sich mithilfe geeigneter digitaler Tools optimieren lassen. Diese Transformation ermöglicht es jedem Team, seine Reaktionsfähigkeit zu erhöhen, die Qualität seiner Leistungen zu verbessern und den erzeugten Wert zu maximieren.
Ermittlung der Bedürfnisse
Der erste Schritt besteht in einer internen Prüfung, bei der genau erfragt wird, welche Produkte oder Dienstleistungen das Unternehmen tatsächlich benötigt. Hier ist es entscheidend, ein klares Lastenheft zu erstellen und die Beteiligten einzubeziehen, um genaue Spezifikationen zu formulieren.
Sobald die Bedürfnisse definiert sind, hilft die Marktforschung dabei, die relevantesten Partner zu identifizieren. Diese Analyse kann durch digitale Lösungen beschleunigt werden, die interne Daten mit den verfügbaren Angeboten abgleichen. Das Ziel besteht darin, eine solide Grundlage für die nächsten Schritte im Beschaffungsprozess zu schaffen und gleichzeitig die Kohärenz zwischen der Unternehmensstrategie und den mobilisierten Kompetenzen zu stärken.
Suche und Auswahl von Anbietern
Die Auswahl der Anbieter erfolgt nach bestimmten Kriterien:
Preis-Leistungs-Verhältnis
Fristen
Einhaltung von Vorschriften
Innovationskraft
logistische Kapazitäten usw.
Mithilfe spezialisierter Plattformen ist es heute möglich, diese Bewertung objektiv, schnell und nachvollziehbar durchzuführen.
Durch den Einsatz von Datenbanken, Bewertungstools oder Empfehlungsalgorithmen werden die Sourcing-Techniken immer moderner. Ausschreibungen werden dadurch erheblich erleichtert, da die Einkaufsteams die Vorschläge anhand standardisierter Kriterien vergleichen können. Auch die Beziehung zu den Partnern verbessert sich und es wird der Grundstein für eine dauerhafte und für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit gelegt.
Verhandlung, Vertragsabschluss und Nachbereitung
Die Verhandlungen sind eine Schlüsselphase, in der das Einkaufsteam sicherstellt, dass es die besten Bedingungen erhält und gleichzeitig die Qualität des Vertrags gewährleistet. Tools für das Vertragsmanagement ermöglichen die Automatisierung der Vertragserstellung, die Nachverfolgung von Verpflichtungen und das Erstellen von Warnungen bei Abweichungen.
Die Leistungsüberwachung basiert schließlich auf Schlüsselindikatoren (KPIs), die unerlässlich sind, um die Praktiken im Laufe der Zeit anzupassen. Die Digitalisierung dieser Phase ermöglicht eine bessere Antizipation, eine erhöhte Reaktionsfähigkeit und eine kontinuierliche Verwaltung der Lieferantenverpflichtungen.
Mit welchen Werkzeugen lässt sich das Beschaffungsmanagement optimieren und die digitale Transformation erfolgreich gestalten?
Da der Einkaufsprozess zunehmend strategischer wird, können Unternehmen mithilfe digitaler Tools ihre Agilität, Transparenz und Leistung steigern. Die Digitalisierung des Beschaffungsmanagements ist somit ein starker Hebel, um die Effizienz in jeder Phase des Beschaffungsprozesses zu erhöhen.
Überblick über marktübliche Technologien und Software
Die heute auf dem Markt erhältlichen Softwarelösungen bieten eine breite Palette an Funktionen zur Automatisierung und Optimierung der mit dem Einkaufsprozess verbundenen Aktivitäten. Dazu gehören unter anderem:
P2P-Tools (Purchase-to-Pay), die den gesamten Einkaufszyklus bis zur Bezahlung der Rechnungen abdecken
ERP- und SRM-Systeme, die die Unternehmensdaten zentralisieren, den Austausch mit den Lieferanten reibungsloser gestalten und die Budgetüberwachung erleichtern
TMS-Plattformen (Transport Management System), die in Unternehmen mit umfangreichen Logistikproblemen nützlich sind
Durch die Automatisierung von Aufgaben mit geringer Wertschöpfung, wie dem Empfang von Ausschreibungen, der Bearbeitung von Verträgen oder der Verwaltung von Rechnungen, ermöglichen diese Technologien erhebliche Einsparungen. Zudem verbessern sie die Lieferantenbeziehungen durch eine optimierte Kommunikation und kontinuierliche Leistungsbewertung.
Kollaborative Plattformen verstärken außerdem die Koordination zwischen internen Teams und externen Partnern, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass die Einkäufe den im Lastenheft festgelegten Kriterien entsprechen.
E-Procurement bei Manutan: eine schlüsselfertige Lösung
Manutan bietet eine leistungsfähige E-Procurement-Lösung, die darauf ausgelegt ist, den Einkaufsprozess in Unternehmen zu automatisieren und zu vereinfachen. Die Lösung ist integrierbar und anpassbar und ermöglicht eine deutliche Kostensenkung sowie eine Zeitersparnis für die Einkaufsteams.
Digitalisierung des Einkaufs: Ein Erfolgsbeispiel aus der Praxis
Betrachten wir als Beispiel ein mittelgroßes Industrieunternehmen, das noch eine weitgehend manuelle Einkaufsverwaltung nutzt. Bestellungen wurden mithilfe von Excel-Dateien verfolgt, der Austausch mit den Lieferanten war fragmentiert und den internen Validierungen fehlte es an Struktur. Dies führte zu einem erheblichen Zeitverlust, einer geringen Nachvollziehbarkeit der Verpflichtungen und zu Schwierigkeiten bei der Kontrolle der indirekten Ausgaben.
Um die Gesamtleistung langfristig zu verbessern, beschloss das Unternehmen, eine digitale P2P-Lösung (Purchase-to-Pay) zu implementieren. Diese Plattform deckt den gesamten Beschaffungszyklus ab: von der Anfrage über die Validierung, das Sourcing, den Vertragsabschluss, die Bestellung bis hin zum Empfang und der Bezahlung. Sie wurde in das bestehende ERP-System integriert und schrittweise in den verschiedenen Einheiten der Gruppe eingeführt.
Dank dieser Transformation konnten nach einem Jahr mehrere Vorteile festgestellt werden:
18 % Einsparungen bei den indirekten Ausgaben, insbesondere durch weniger außervertragliche Einkäufe und bessere Verhandlungen
eine Zeitersparnis von 40 % bei der Bearbeitung standardisierter Bestellanforderungen
eine bessere Budgetkontrolle durch die Zentralisierung der Daten und die Echtzeit-Sichtbarkeit der Verpflichtungen
eine deutliche Verringerung des Papierverbrauchs als Teil eines CSR-Ansatzes
eine verbesserte Lieferantenbeziehung, die durch transparente Prozesse und automatisierte Leistungsbewertungen erleichtert wird.
Dieses Projekt hat auch gezeigt, wie wichtig die Begleitung des Wandels ist - mit angepassten Schulungen für die Teams und einer starken Beteiligung des operativen Managements. Durch den Übergang von einer fragmentierten Arbeitsweise zu einem digitalisierten und kohärenten Prozess hat das Unternehmen seine Beschaffungsfunktion in einen strategischen Hebel für die Wettbewerbsfähigkeit verwandelt. Diese ist nun agiler, nachvollziehbarer und langfristig wertschöpfend.
Es sollte also inzwischen klar geworden sein: Die Optimierung des Einkaufsprozesses durch Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen, effizienter, transparenter und kontrollierter zu arbeiten. Indem sie jeden Schritt modernisieren, legen sie den Grundstein für eineleistungsfähigere, nachhaltigere und entschieden zukunftsorientiertere Beschaffungsfunktion.
