Wie lassen sich die Betriebskosten Ihres Unternehmens durch Digitalisierung und eine rationalisierte Beschaffung optimieren?

Die Kontrolle der Betriebskosten ist für Unternehmen in Wachstums- wie auch in Konsolidierungsphasen eine zentrale strategische Herausforderung. Die Fähigkeit, sämtliche Ausgaben des täglichen Geschäftsbetriebs zu analysieren, zu steuern und zu optimieren, trägt maßgeblich dazu bei, die Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu verbessern.

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten umfassen sämtliche Ausgaben, die für den reibungslosen Ablauf der täglichen Unternehmensaktivitäten erforderlich sind. Sie bilden die Grundlage für die operative Leistungsfähigkeit und die Fähigkeit eines Unternehmens, Umsätze zu generieren.

Grundsätzlich lassen sich diese Kosten in zwei Hauptkategorien einteilen:

• Fixkosten: laufende, konstante Betriebskosten wie Mieten, Gehälter oder Abonnements für Dienstleistungen;
• Variable Kosten: Kosten, die abhängig vom Aktivitätsniveau variieren, etwa der Einkauf von Rohstoffen, Logistikkosten oder produktionsbezogene Aufwendungen.

Es ist wichtig, Betriebskosten klar von Investitionsausgaben zu unterscheiden. Während Betriebskosten laufende Aufwendungen für den täglichen Geschäftsbetrieb darstellen, beziehen sich Investitionen auf den Erwerb langlebiger Vermögenswerte (Maschinen, Fahrzeuge, Immobilien), die der Steigerung der Produktionskapazität oder der langfristigen Effizienz dienen.

Methodik und Kennzahlen zur Analyse der Betriebskosten

Eine wirksame Kostensteuerung beginnt stets mit einer fundierten Analyse. Ziel ist es, die einzelnen Kostenpositionen zu erfassen, zu strukturieren und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

H3 – Analysemethodik

Für eine effiziente Analyse empfiehlt sich ein mehrstufiges Vorgehen:

• Datensammlung: Zentralisierung aller ausgabenrelevanten Informationen aus Buchhaltung, Managementsystemen und Kontoauszügen;
• Kostenklassifizierung: Bündelung der Ausgaben nach Kategorien (Personal, Instandhaltung, Verbrauchsmaterialien, Energie usw.), um die wichtigsten Kostenblöcke zu identifizieren;
• Berechnung von Kennzahlen: Einordnung der Kosten im Verhältnis zum Umsatz oder zu anderen relevanten Größen (durchschnittliche Kosten pro Mitarbeitenden, Betriebskosten pro produzierter Einheit usw.);
• Benchmarking: Vergleich der ermittelten Kennzahlen mit ähnlichen Unternehmen oder Branchenstandards zur Bewertung der relativen Performance;
• Abweichungsanalyse: Identifikation signifikanter Abweichungen und Analyse ihrer Ursachen (Überverbrauch, ungeeignete Verträge, ineffiziente Prozesse usw.).

Leistungskennzahlen (KPIs)

Zur effektiven Steuerung der Betriebskosten ist der Einsatz geeigneter KPIs unerlässlich, zum Beispiel:

• Anteil der Betriebskosten am Umsatz;
• Durchschnittliche Kosten pro Mitarbeitenden;
• Entwicklung der beschaffungsbezogenen Ausgaben;
• Anzahl aktiver Lieferanten;
• Durchschnittliche Durchlaufzeit von Bestellungen;
• Auslastungsgrad der Anlagen und Geräte.

Diese KPIs ermöglichen es, die Wirkung eingeleiteter Maßnahmen kontinuierlich zu überwachen und die Strategie bei Bedarf in Echtzeit anzupassen.

Wie lässt sich eine Strategie zur Optimierung der Betriebskosten umsetzen?

Nach der Diagnose folgt die Umsetzungsphase. Dabei geht es nicht um pauschale Budgetkürzungen, sondern um eine gezielte und intelligente Optimierung interner Prozesse.

Zu den wichtigsten Hebeln zählen:

• Lieferantenkonsolidierung: Eine Reduzierung der Anzahl an Lieferanten ermöglicht eine Bündelung der Einkaufsvolumina, bessere Preisverhandlungen und eine vereinfachte administrative Abwicklung;
• Vertragsverhandlungen: Regelmäßige Neuverhandlung von Einkaufs- und Dienstleistungsverträgen, um marktgerechte Konditionen sicherzustellen und Leistungen an den tatsächlichen Bedarf anzupassen;
• Prozessautomatisierung: Digitalisierung der Beschaffung, Bestell- und Rechnungsprozesse zur Steigerung der Effizienz, Reduzierung von Fehlern und Minimierung manueller Tätigkeiten;
• Ausgabenkontrolle: Einführung klarer Einkaufsrichtlinien, Budgetvorgaben pro Abteilung und Genehmigungsprozesse zur Vermeidung von Kostenüberschreitungen und zur Stärkung der Verantwortlichkeit;
• Bestandsoptimierung: Anpassung der Lagerbestände an den tatsächlichen Bedarf, um Lagerkosten zu senken und das Risiko von Obsoleszenz zu reduzieren.

Diese gezielten Maßnahmen können kurz- und mittelfristig erhebliche Einsparungen ermöglichen. So betont der Bericht Ernst & Young – Focus on the UNSPSC (Juni 2023):
„Wir gehen davon aus, dass Organisationen Einsparungen von mindestens 10 bis 15 % gegenüber ihrer aktuellen Kostenbasis erzielen können, indem sie taktische Chancen nutzen und gleichzeitig einen integrierten Ansatz im Ausgabenmanagement entwickeln.“

Die Einkaufsabteilung nimmt eine zentrale Rolle bei der Steuerung der Betriebskosten ein. Sie verantwortet die Lieferantenauswahl, Preisverhandlungen, Vertragsverwaltung sowie die Digitalisierung der Transaktionen. Durch eine enge Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensbereichen trägt der Einkauf zur Zielausrichtung und zur Wertschöpfung des gesamten Unternehmens bei. Zudem spielt er eine Schlüsselrolle bei der Einführung innovativer Lösungen wie E-Procurement oder fortgeschrittener Datenanalyse im Einkauf.

Tools und Technologien zur Optimierung der Betriebskosten

Die Optimierung der Betriebskosten erfordert heute den Einsatz digitaler und technologischer Lösungen, die auf die jeweilige Branche zugeschnitten sind.

Prozessautomatisierung

Automatisierung reduziert repetitive und zeitaufwendige Tätigkeiten und minimiert menschliche Fehler. Sie findet Anwendung in zahlreichen Bereichen:

• Administrative Prozesse: Automatisierung von Rechnungsstellung, Lohnabrechnung, Bankabstimmungen und Ausgabenverfolgung;
• Beschaffungsmanagement: Automatisierte Bestellungen, Rechnungsfreigaben und Lieferantenvertragsverwaltung;
• Prädiktive Instandhaltung: Mithilfe von IoT-Technologien (Internet of Things) lassen sich Anlagen in Echtzeit überwachen und Ausfälle frühzeitig erkennen, wodurch Reparatur- und Stillstandskosten sinken.

Management-Softwarelösungen

Der Einsatz spezialisierter Software ermöglicht eine zentrale und effiziente Ressourcensteuerung:

• ERP (Enterprise Resource Planning): Integrierte Plattformen für Buchhaltung, Einkauf, Lager, Produktion und Personalwesen mit ganzheitlicher Entscheidungsgrundlage;
• CRM (Customer Relationship Management): Optimierung der Kundenbeziehungen, Reduktion fehlerbedingter Kosten und Verbesserung der Vertriebssteuerung;
• Projektmanagement-Tools: Unterstützung bei Planung, Aufgabenverfolgung und teamübergreifender Zusammenarbeit zur Vermeidung von Verzögerungen und Budgetüberschreitungen.

Digitalisierung von Dokumenten und kollaborativem Arbeiten

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Kollaborationstools ermöglichen:

• Reduzierung von Kosten für Druck, physische Archivierung und Dokumentenverwaltung;
• Vereinfachten Informationsaustausch und ortsunabhängige Zusammenarbeit, etwa über Cloud-Plattformen wie Google Drive, Microsoft Azure, Slack oder Trello;
• Optimierung von Multi-Site-Strukturen und Remote-Arbeit durch zentrale Datenhaltung und Ausgabenverfolgung.

Datenanalyse und Künstliche Intelligenz (KI)

Fortgeschrittene Datenanalysen und KI eröffnen neue Optimierungspotenziale:

• Ausgabenanalyse: Identifikation von Einsparpotenzialen, Erkennung von Anomalien und Echtzeit-Monitoring zentraler Kennzahlen;
• Prognose und Optimierung: KI unterstützt bei der Bedarfsprognose, Bestandsoptimierung und Prozessanpassung zur Vermeidung von Verschwendung.

Cloud- und Outsourcing-Lösungen

Der Einsatz von Cloud-Technologien und die Auslagerung bestimmter Funktionen (z. B. Lohnabrechnung, IT, Kundenservice) ermöglichen:

• Reduzierung von Investitions- und Wartungskosten;
• Skaleneffekte durch gemeinsame Ressourcennutzung;
• Zugriff auf leistungsfähige Tools ohne hohe Infrastrukturinvestitionen.

Proaktives Abonnement- und Lizenzmanagement

Zur Vermeidung unnötiger Ausgaben empfiehlt es sich:

• Software-Abonnements regelmäßig zu überprüfen und doppelte oder veraltete Tools abzuschaffen;
• Wo möglich, kostenfreie oder Open-Source-Lösungen zu bevorzugen.

Fallstudie: Optimierung der Betriebskosten durch Digitalisierung

Ein mittelständisches Industrieunternehmen mit mehreren Standorten in Europa initiierte ein Programm zur Optimierung seiner Betriebskosten, insbesondere im Bereich nicht-strategischer Beschaffung (Büromaterial, persönliche Schutzausrüstung, Instandhaltungsmaterialien usw.).

Ziel war es, die indirekten Beschaffungskosten zu senken, die Versorgungssicherheit zu erhöhen und gleichzeitig operative Teams zeitlich zu entlasten.

Die anfängliche Analyse zeigte folgende Herausforderungen auf:

• Ein Lieferantenportfolio von über 500 Anbietern für ähnliche Produktkategorien;
• Dezentrale Bestellungen ohne systematische Einkaufsfreigabe;
• Erhebliche Preisunterschiede bei vergleichbaren Produkten;
• Fehlende Transparenz über Gesamtausgaben, verteilt auf mehrere, nicht vernetzte Systeme.

Umgesetzte Maßnahmen:

• Ausgabenanalyse nach Kostenkategorien;
• Konsolidierung des Lieferantenportfolios (Ziel: –40 %);
• Einführung eines einheitlichen E-Procurement-Tools mit ERP-Anbindung;
• Standortübergreifend standardisierte Produktkataloge;
• Schulung der Nutzer auf der neuen Plattform.

Ergebnisse nach 12 Monaten:

• Reduktion der Betriebskosten im Bereich indirekter Beschaffung um 22 %;
• Verkürzung der Bestellbearbeitungszeit um 40 %;
• Rückgang der vertragsfremden Einkäufe um 60 %;
• Deutlich verbesserte Transparenz für das Controlling.

Dank der Standardisierung der Prozesse und der Digitalisierung der Transaktionen konnte das Unternehmen seine Rentabilität steigern, ohne die Servicequalität für die Mitarbeitenden zu beeinträchtigen.

Die Optimierung der Betriebsausgaben ist ein kontinuierlicher Prozess, der sowohl auf fundierter Analyse als auch auf klar gesteuerten strategischen Entscheidungen basiert. Durch den Einsatz geeigneter digitaler Lösungen und eine strukturierte Einkaufsorganisation können Unternehmen ihre Rentabilität deutlich verbessern – ohne Abstriche bei der Servicequalität zu machen.