Da die Einkaufsfunktion in Unternehmen immer strategischer wird, ist es entscheidend, den Reifegrad, die Effizienz und die Leistungsfähigkeit des Einkaufs zu messen.
Genau das ist das Ziel einer Einkaufsdiagnose: ein strukturiertes Instrument zur Bewertung und Verbesserung der Einkaufsfunktion. Sie ermöglicht es, die aktuelle Situation zu analysieren, Vergleiche anzustellen und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu etablieren. Jede Art von Unternehmen kann eine Einkaufsdiagnose durchführen – von Start-ups bis hin zu Großunternehmen – und das mit unterschiedlichen Zielsetzungen. Erst durch ein solches Einkaufsaudit lässt sich der Wandel von einer unterstützenden, operativ ausgerichteten Funktion hin zu einer strategischen, wertschöpfenden Funktion gestalten.
Was ist eine Einkaufsdiagnose?
Die Einkaufsdiagnose besteht darin, die Einkaufsfunktion eines Unternehmens strukturiert und gründlich zu analysieren. Ziel ist es, Stärken und Schwächen, Verbesserungspotenziale und Wertschöpfungshebel zu identifizieren.
Die Einkaufsdiagnose ermöglicht eine klare Sicht auf den Reifegrad der Einkaufsfunktion und hilft beim Aufbau einer Roadmap. Unternehmen können ihre Beschaffung dadurch auf eine objektive Bewertung und auf Best Practices der Branche stützen.
Laut Efficio, einer Beratungsfirma für Einkauf und Supply Chain, liegt das Einsparpotenzial einer solchen Analyse je nach Einkaufskategorie zwischen 5 und 15 %.
„Die Diagnose bleibt essenziell, muss sich jedoch weiterentwickeln, um den neuen Realitäten der Einkaufsfunktion gerecht zu werden. Es geht nicht mehr nur um einen vergleichenden Benchmark, sondern um ein vertieftes internes Audit, mit dem sich die Stärken, Schwächen und unternehmensspezifischen Lösungen identifizieren lassen. Die Diagnose muss außerdem dazu dienen, einen Konsens über die gemeinsame Zielsetzung der Einkaufsfunktion herzustellen und eine gemeinsam mit anderen Funktionen getragene Roadmap zu definieren, um Beschaffungen abzusichern, Kosten zu steuern und zur Wertschöpfung beizutragen.“ Jean Dominique Rey, Gründungspartner von 15-40 Partners.
Die wichtigsten Bereiche einer Einkaufsdiagnose
Auch wenn es keinen einheitlichen Standard für ein Referenzmodell gibt, stehen verschiedene Modelle als Grundlage zur Verfügung. In der Regel umfasst eine Einkaufsdiagnose mehrere Dimensionen – von der Strategie bis zur Ausgabenanalyse. Ziel ist es, eine umfassende Diagnose durchzuführen, die qualitative, quantitative und entwicklungsbezogene Dimensionen abdeckt.
Strategie und Governance
Dieser Bereich dient dazu sicherzustellen, dass die Einkaufsfunktion mit der Unternehmensstrategie abgestimmt ist und über die notwendige Entscheidungskompetenz verfügt. Untersucht werden unter anderem die Rolle des Einkaufsleiters innerhalb der Geschäftsleitung, die Einkaufspolitik und die Einkaufsstrategie.
Organisation und Kompetenzen des Teams
Zur Einkaufsdiagnose gehört auch, die eigenen Ambitionen mit den verfügbaren personellen Ressourcen in Einklang zu bringen. Dabei geht es um die Teamgröße, die Rollen und Aufgaben jedes Einzelnen sowie um Weiterbildungspläne.
Prozesse und Methoden
Hier geht es darum, die Einkaufsprozesse zuverlässiger und leistungsfähiger zu gestalten: Source-to-Pay, Lieferantenbeziehungsmanagement, Vertragsmanagement usw.
Eingesetzte Tools und Informationssysteme
Im Rahmen der Einkaufsdiagnose müssen auch die von den Teams genutzten Tools und Informationssysteme betrachtet werden. Dazu gehört die Analyse der Qualität der Stammdaten, der Tiefe der Historien sowie der Zugriffsrechte.
Risikomanagement und Compliance
Die Diagnose muss außerdem eine detaillierte Analyse der Lieferantenrisiken, der Verwundbarkeit der Lieferketten sowie der regulatorischen Konformität umfassen.
Ausgabenanalyse
Die Ausgabenanalyse ist ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Einkaufsdiagnose. Ziel ist es, genau zu verstehen, wie und wo Ausgaben getätigt werden. Bewertet werden insbesondere die Verteilung und das Gewicht der Beschaffung aus verschiedenen Blickwinkeln, Verschwendungen und Verbesserungspotenziale.
Nachhaltige Beschaffung
Schließlich kann eine Einkaufsdiagnose heute die CSR-Dimension (Corporate Social Responsibility) nicht mehr ausklammern. Die Bewertung sollte sich daher auf das Vorhandensein entsprechender Klauseln in Verträgen und Ausschreibungen, auf die Überwachung des CO2-Fußabdrucks der Beschaffung und auf CSR-Audits bei Lieferanten beziehen.
Die Diagnose von C-Klasse-Einkäufen
Die Manutan Gruppe hat eine Diagnose entwickelt, die speziell auf C-Klasse-Einkäufe ausgerichtet ist. Diese Einkaufskategorien, die häufig als nicht strategisch betrachtet werden, leiden oft unter einer wenig strukturierten Steuerung und bergen erhebliche versteckte Kosten.
Dieses Audit mit dem Namen Savin’side® basiert auf einer bewährten Methode, die bereits bei Hunderten von Großunternehmen eingesetzt wurde. Das Prinzip: sechs große Verbesserungshebel systematisch analysieren, um die wirtschaftliche und ökologische Performance von C-Klasse-Einkäufen zu steigern.
Zu den zentralen Optimierungsfeldern zählen beispielsweise die Lieferantenrationalisierung, die Digitalisierung von Transaktionen und die Ausweitung von Rahmenvereinbarungen.
Die 5 Schlüsselschritte der Einkaufsdiagnose
Die Einkaufsdiagnose basiert auf fünf zentralen Schritten – von der Projektdefinition bis zur Umsetzung des Maßnahmenplans.
- Definition des Rahmens
Präzisierung von Umfang, Zielen, Zeitplan und Stakeholdern. - Datenerhebung
Finanzdaten, KPIs, Richtlinien, Verfahren und Prozesse, Verträge … - Situationsanalyse
Bewertung des Reifegrads, SWOT, Verbesserungshebel … - Roadmap
Definition der Empfehlungen, der Governance und der Steuerungskennzahlen. - Umsetzung
Tatsächliche Implementierung und Kommunikation.
Schritt Nr. 1: Definition des Rahmens
Der erste Schritt einer Einkaufsdiagnose besteht darin, das Projekt sauber zu definieren. Bevor man startet, sollten Umfang, Ziele, Zeitplan und die einzubindenden Stakeholder festgelegt werden.
Schritt Nr. 2: Datenerhebung
Die Einkaufsdiagnose stützt sich auf eine belastbare faktische Datenbasis. Um den Ist-Zustand zu erfassen, sammelt das Unternehmen verschiedene Arten von Daten: Finanzdaten, Leistungskennzahlen, Richtlinien, Verfahren und Prozesse, laufende Verträge usw. Diese Elemente werden durch qualitative Interviews mit den Einkaufsteams und internen Stakeholdern ergänzt.
Schritt Nr. 3: Situationsanalyse
Sobald die Daten erhoben wurden, beginnt die Analysephase. Diese mündet in eine Bewertung des Reifegrads des Einkaufs pro Handlungsfeld, eine Kartierung von Risiken, Chancen, Stärken und Schwächen sowie in die Identifikation von Verbesserungshebeln mit „Quick Wins“ und stärker strukturierenden Maßnahmen.
Schritt Nr. 4: Roadmap
Auf Basis dieser Erkenntnisse gilt es, eine Roadmap zu erstellen. Diese sollte sich auf den Mehrwert für das Unternehmen konzentrieren, aber auch auf die Wirtschaftlichkeit für die Einkaufsorganisation. Die Empfehlungen müssen nach dem Verhältnis von Nutzen zu Aufwand priorisiert werden. Ebenso wichtig ist die Definition von Governance und Steuerungskennzahlen.
Schritt Nr. 5: Umsetzung
Schließlich geht es darum, die Roadmap umzusetzen, unterstützt durch ein Dashboard, das eine wirksame Steuerung ermöglicht. Kommunikation spielt in dieser Umsetzungsphase eine Schlüsselrolle. Es kann notwendig sein, die Ergebnisse der Einkaufsdiagnose mit den Stakeholdern zu teilen: internen Kunden, Controlling, HR-Verantwortlichen usw. Deren Zustimmung und Unterstützung können entscheidend sein, um den Transformationsplan erfolgreich umzusetzen.
Die Einkaufsdiagnose bietet somit nicht nur einen objektiven Blick auf den Einkauf, sondern auch einen strukturierten Rahmen für kontinuierliche Verbesserung. Mit einem solchen Instrument kann die Einkaufsfunktion ihren Transformationsplan aufbauen und die Herausforderungen von morgen bewältigen.