TCTO oder Total Cost of Temporary Ownership ist ein aufkommendes Konzept im Bereich Einkauf. Es ermöglicht, die Gesamtkosten eines Vermögenswerts für einen begrenzten Nutzungszeitraum zu berechnen, wobei sowohl die Besitzkosten über einen bestimmten Zeitraum als auch der erwartete Wiederverkaufswert berücksichtigt werden. Dieser Ansatz ist vom bekannten TCO, Total Cost of Ownership, inspiriert und folgt einer zugleich wirtschaftlichen und zirkulären Logik.

Vom TCO zum TCTO

Der TCO, Total Cost of Ownership, bewertet sämtliche Kosten, die mit dem Kauf und der Nutzung eines Gutes oder einer Dienstleistung über den gesamten Lebenszyklus hinweg verbunden sind. Diese Berechnungsmethode ist im Einkauf gut etabliert und berücksichtigt direkte wie indirekte Kosten.

Der TCTO, Total Cost of Temporary Ownership, kommt dann zum Einsatz, wenn dieses Gut oder diese Dienstleistung nur über einen definierten Zeitraum genutzt wird. In diesem Fall wird der Wiederverkauf zu einem zentralen Hebel der Optimierung.

Dieser Ansatz ermöglicht es, die Nettokosten einer zeitlich begrenzten Nutzung zu bestimmen. Die Berechnungsmethode wird verfeinert, indem die tatsächliche Nutzungsdauer und der Wiederverkauf berücksichtigt werden. Einkäufer können dann verschiedene Szenarien vergleichen und den optimalen Zeitpunkt für die Veräußerung dieses Vermögenswerts festlegen.

Wie wird der TCTO berechnet?

Der TCTO übernimmt dieselben Bestandteile wie der TCO und ergänzt sie um Elemente, die mit der Nutzungsdauer und dem Wiederverkauf zusammenhängen.

Die Grundformel: TCTO = Anschaffungskosten + Betriebskosten über den definierten Zeitraum + Kapitalkosten über den definierten Zeitraum + gegebenenfalls Transaktionskosten – erwarteter Wiederverkaufswert

Die Anschaffungskosten

Zunächst sind da der Kaufpreis oder die erste gezahlte Leasingrate. Hinzu kommen die damit verbundenen Anschaffungsnebenkosten: Steuern, Liefer- und Installationskosten, Schulungskosten für die Mitarbeitenden usw.

Die Betriebskosten

Dazu gehören sämtliche laufenden Nutzungskosten während des betrachteten Zeitraums. Hierzu zählen Wartungs- und Reparaturkosten, Betriebskosten wie Energieverbrauch, Versicherungen, Verbrauchsmaterialien, Lagerkosten usw. Hinzu kommen Kosten durch Nichtverfügbarkeit im Falle einer Störung oder Stilllegung.

Die Kapitalkosten

Damit sind die Finanzierungskosten über den definierten Zeitraum gemeint. Dazu zählen Zinsen, wenn der Kauf über ein Darlehen oder Leasing finanziert wird, oder die Opportunitätskosten des gebundenen Kapitals bei einem Direktkauf.

Die Transaktionskosten beim Wiederverkauf

Auch die Kosten im Zusammenhang mit einer vorzeitigen Veräußerung dürfen nicht außer Acht gelassen werden. Dazu gehören die Kosten für Reinigung, Reparatur oder Aufbereitung des Vermögenswerts vor dem Verkauf, Provisionen für Vermittler, Logistikkosten für Transport, Demontage oder Abholung sowie regulatorische Kosten, etwa für die sichere Datenlöschung bei IT-Geräten.

Der erwartete Wiederverkaufspreis

Schließlich handelt es sich um einen wesentlichen Bestandteil des TCTO: den Restwert. Dabei geht es darum, den potenziellen Wiederverkaufswert des Vermögenswerts am Ende des Nutzungszeitraums zu schätzen. Zu berücksichtigen sind insbesondere die Abschreibung des Vermögenswerts und die Situation auf dem Second-Hand-Markt. Dieser Wert gleicht die zuvor genannten Kosten aus.

In welchen Fällen sollte der TCTO eingesetzt werden?

Die eigentliche Herausforderung besteht darin, zu wissen, wann die Berechnung des TCTO dem TCO vorzuziehen ist – und umgekehrt.

Wie Didier Sallé, französischer Präsident des Conseil National des Achats, betont: „Die eine absolute Lösung, die in allen Einkaufsabteilungen zur Bestimmung des Total Cost of Ownership (TCO) eingeführt werden kann, gibt es nicht. Sinnvoller ist es, Ansätze zu entwickeln, die die Besonderheiten jedes Tätigkeitsbereichs berücksichtigen, um wirklich relevant zu sein.“

Der TCTO

Einkaufsabteilungen haben allen Grund, den TCTO zu berechnen, sobald die Nutzung eines Gutes nur vorübergehend ist und sein Wiederverkaufswert für die Entscheidungsfindung strategisch relevant wird. Dies betrifft zum Beispiel Lager- und Werkstattausstattung, Fahrzeugflotten oder Baumaschinen.

Einkäufer können Modelle vergleichen – langfristiger Kauf, Kauf/Wiederverkauf, Miete oder Leasing –, die optimale Nutzungsdauer bestimmen oder auch die Kosten eines Nutzungskreislaufs in einer zirkulären Logik berechnen.

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Der TCO

Im Gegensatz dazu nutzen Einkaufsabteilungen den TCO, wenn sie in vollständigen Lebenszyklen denken müssen, ohne einen späteren Wiederverkauf einzuplanen. Das betrifft alle Güter, die das Unternehmen dauerhaft behalten will oder deren Wiederverkaufswert gering ist: Büromöbel, Softwarelösungen, maßgeschneiderte Ausstattungen usw.

Mithilfe des TCO können Einkaufsteams mehrere Lösungen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg vergleichen. Diese Methode dient damit als Entscheidungshilfe für langfristige Beschaffungsentscheidungen und als Grundlage für Verhandlungen mit Lieferanten.

Der Nachweis durch ein Beispiel

Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens, das sich infolge der Unterzeichnung eines neuen Vertrags auf einen Anstieg der Geschäftstätigkeit in den kommenden drei Jahren vorbereitet. Es plant, neue Mitarbeitende einzustellen, wofür rund zehn zusätzliche Arbeitsplätze eingerichtet werden müssen. Da das Geschäftsvolumen nach diesem Zeitraum unsicher bleibt, schwankt das Unternehmen zwischen verschiedenen Modellen: Kauf/Wiederverkauf, Kauf von Gebrauchtmöbeln und Miete – ohne Leasing für das IT-Equipment außer Acht zu lassen.

Die Schreibtische

Bei Schreibtischen sind der Gebrauchtmarkt und Mietmodelle wettbewerbsfähig. Diese Optionen senken die Kapitalkosten und das mit dem Wiederverkauf verbundene Risiko. Wenn der Lieferant

• Beim Kauf/Wiederverkauf neuer Standardprodukte ergibt sich: 3.200 € Anschaffung + 400 € Montage / Lieferung + 684 € Kapitalkosten – 800 € Wiederverkaufswert = 3.484 €
• Beim Kauf von Gebrauchtmöbeln: 1.800 € Anschaffung + 400 € Montage / Lieferung + 386 € Kapitalkosten = 2.586 €•
• Bei der Miete: 2.160 € Miete + 400 € Montage / Lieferung = 2.560 €

Die Bürostühle

Bei ergonomischen Bürostühlen ist der Restwert interessant. Kauf/Wiederverkauf scheint daher die richtige Option zu sein. Allerdings liegen die Kostenunterschiede zwischen den einzelnen Optionen enger beieinander.

• Beim Kauf/Wiederverkauf neuer Standardprodukte ergibt sich: 1.940 € Anschaffung + 200 € Montage / Lieferung + 415 € Kapitalkosten – 1.000 € Wiederverkaufswert = 1.555 €
• Beim Kauf von Gebrauchtprodukten: 1.240 € Anschaffung + 200 € Montage / Lieferung + 265 € Kapitalkosten = 1.705 €
• Bei der Miete: 1.440 € Miete + 200 € Montage / Lieferung = 1.640 €

Computer und Telefone

Bei IT-Geräten senken nutzungsbasierte Modelle wie Miete oder Leasing das Risiko von Obsoleszenz, Wartungskosten und finanzieller Kapitalbindung. Damit sind sie für einen begrenzten Zeitraum besonders leistungsfähige Optionen.

• Beim Kauf/Wiederverkauf neuer Standardprodukte ergibt sich: 8.000 € Anschaffung + 500 € Installation / Lieferung + 1.710 € Kapitalkosten + 600 € Wartung – 3.200 € Wiederverkaufswert = 7.610 €
• Beim Kauf von Gebrauchtprodukten: 4.800 € Anschaffung + 500 € Installation / Lieferung + 1.026 € Kapitalkosten + 900 € Wartung = 7.226 €
• Bei der Miete: 5.400 € Miete + 500 € Installation / Lieferung = 5.900 €•
• Beim Leasing: 4.320 € Leasingraten + 500 € Installation / Lieferung = 4.820 €

Dieses Beispiel zeigt deutlich, wie der TCTO versteckte Kosten, Risiken, aber auch die Vorteile der einzelnen Modelle sichtbar macht. So können Einkäufer fundierte Entscheidungen treffen.

Der Mehrwert des TCTO

Zunächst trägt der TCTO dazu bei, Ausgaben zu optimieren. Einkäufer können ihn nutzen, um die Nettokosten des Besitzes zu senken, die Haltedauer zu optimieren und die Kapitalbindung zu begrenzen. Damit liefert er zentrale Informationen, um Entscheidungen fundierter zu treffen und die Einführung neuer Praktiken zu fördern. So können beispielsweise Rücknahme- und Wiederverwertungsszenarien in Ausschreibungen integriert werden.

Über den finanziellen Aspekt hinaus fügt sich der TCTO auch in eine Logik der Kreislaufwirtschaft ein, da das Unternehmen die Nutzung seiner Ressourcen optimiert und Verschwendung sowie Abfälle reduziert.

Dieser Ansatz ermutigt insbesondere dazu:

• Alternativen zum Kauf zu berücksichtigen: Miete, Leasing, Product as a Service usw.;
• die Zweitnutzung gekaufter Produkte vorzubereiten, indem ihr Wiederverkaufswert mitgedacht wird;
• langlebige und qualitativ hochwertige Güter zu bevorzugen, die auch auf dem Second-Hand-Markt künftig gefragt sein werden.

Letztlich bleibt der TCO die Referenz, um Lieferanten zu vergleichen, Kosten zu antizipieren und strategische Entscheidungen zu treffen, die über den reinen Anschaffungspreis hinausgehen. Der TCTO wiederum ist eine Variante, die sich für spezifischere Anwendungsfälle eignet. Es geht also nicht darum, diese beiden Konzepte gegeneinander auszuspielen, sondern je nach Kontext die jeweils sinnvollste Berechnungsmethode zu wählen.