Eine effektive Lagerverwaltung berücksichtigt einerseits die Versorgung, d.h. die Wareneingänge, und andererseits die Warenausgänge. Für Unternehmen aller Branchen ist es von entscheidender Bedeutung, eine Strategie zu verfolgen, mit der sie ihre Bestände effizient verwalten, ohne unnötige Kosten zu verursachen. Neben dem finanziellen Aspekt fördert eine leistungsfähige Logistikorganisation auch ein besseres Arbeitsmanagement der Teams, indem sie stressverursachende Stoßzeiten vermeidet. Dies ermöglicht eine bessere Lebensqualität am Arbeitsplatz, die dem Ansatz von „Well-working“ entspricht. Die in diesem Artikel vorgestellten Methoden zur Lagerverwaltung und Beschaffung gehören zu den am weitesten verbreiteten in der Logistikbranche.
Was ist eine effektive Lagerverwaltung?
Die Leistung eines Logistiklagers in Bezug auf Versandgeschwindigkeit, Verwaltungskosten und Fehlerquote bei der Kommissionierung ist ein starker Wettbewerbsvorteil im Bereich E-Commerce. Um effektiv zu sein, muss die gewählte Methode der Lagerverwaltung Risiken vorbeugen, die Kosten verursachen, wie z.B.:
übermäßige Bestände
veralten oder Beschädigung von gelagerten Artikeln
unzureichende Bestände, die zu Fehlbeständen oder Produktionsstopps führen
Fehler beim Kommissionieren
Eine leistungsfähige Lagerverwaltung sollte auch den Aufbau einer Green Supply Chain, d.h. einer nachhaltigen Lieferkette fördern, die sich in die CSR-Politik des Unternehmens einfügt.
Methoden zur Beschaffung
Die folgenden Beschaffungsmethoden unterscheiden sich voneinander durch die Art und Weise, wie der Zeitpunkt für die Wiederbeschaffung bestimmt wird. Mittels einer Nachbestellung werden bereits im Lager befindliche Warenmengen oder kürzlich erschöpfte Bestände wieder aufgefüllt.
Die Wiederauffüllung auf Bestellung
Diese Art der Beschaffung erfordert keine besondere Planung. Der Logistikmanager entscheidet sich etwas zu bestellen, wenn er der Meinung ist, dass der Bestand aufgefüllt werden muss. Er stützt sich dabei auf seine Erfahrungswerte, wie z.B. dem Tempo, in dem Produkte rausgehen, und der Fristen der Lieferanten.
Der Schwachpunkt dieser Technik ist ihre mangelnde Genauigkeit und die Risiken, die bei Marktschwankungen auftreten können. Einige Produkte können dann in einer Menge gelagert werden, die im Vergleich zur Nachfrage zu groß ist und einen Überbestand darstellt. Umgekehrt können andere Waren zu schnell verkauft werden, sodass das Unternehmen nicht mehr in der Lage ist, die Wünsche seiner Kunden zu erfüllen: Es kommt zu Fehlbeständen.
Die bedarfsgerechte Prognose
Dabei handelt es sich um eine Beschaffungsmethode, die auf der Antizipation von Kundenbestellungen beruht. Mithilfe technologischer Lösungen können heute Schätzungen vorgenommen und die zukünftige Nachfrage vorhergesagt werden. Dazu nutzen diese Tools die Datenanalyse, insbesondere Big Data (Big Data ist die Analyse einer großen Menge an Daten), die sie mit künstlicher Intelligenz und Machine Learning (Machine Learning oder „Maschinelles Lernen“, ist eine Form der künstlichen Intelligenz, die lernen kann, Prozesse zu erkennen und neue Informationen in ihr Analysesystem aufzunehmen, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. Sie schafft Muster, die der Antizipation von Ereignissen förderlich sind.) kombinieren.
Ziel ist es, zukünftige Nachfrageschwankungen zu antizipieren, um frühzeitig genug Bestellungen aufgeben zu können. Es ist sogar möglich, eine automatisierte Lagerverwaltung einzurichten. Eine Antizipation der Verkaufsentwicklung ist auch für die Organisation der Teams hilfreich und optimiert so alle logistischen Abläufe. Um Lieferengpässe zu vermeiden, wird für jedes Produkt ein Mindestbestand, auch „Sicherheitsbestand“ genannt, festgelegt.
Das periodische Auffüllen
Um diese Beschaffungsmethode einzuführen, muss ein Schwellenwert festgelegt werden, ab dem der Bestand als vollständig gilt. Nachbestellungen werden zu einem festen Termin aufgegeben. Die bestellten Waren sollen den Bestand bis zum Erreichen des festgelegten Schwellenwerts auffüllen, je nachdem, wie viele Waren zum Zeitpunkt der Bestellung auf Lager sind.
Die Methode des periodischen Auffüllens ist eher für Waren geeignet, die regelmäßig gekauft werden oder verderblich sind. Sie erfordert keine umfangreichen Vorausberechnungen, kann aber zu Fehlbeständen führen.
Die Kalender-Methode
Dieses System unterscheidet sich vom vorherigen in der Bestellhäufigkeit und den Bestellmengen. Hierbei erfolgt die Wiederauffüllung nämlich zu einem festen Zeitpunkt und auch das bestellte Volumen bleibt konstant. Diese Organisation erscheint zwar starr, ermöglicht aber auf der anderen Seite, sich im Voraus zu organisieren.
In diesem Fall können die Lieferanten den Versand im Vorfeld planen und leichter Sammellieferungen organisieren, was zu Größenvorteilen führt. Ebenso wird die Organisation der Teams im Wareneingang erleichtert. Die Liefertermine und -mengen sind im Voraus bekannt: Daher kann die Anzahl der benötigten Arbeiter eingeplant werden, und die Arbeitsbedingungen sind leichter und besser organisiert.
Just-in-Time
Bei den Methoden der Lagerverwaltung und Beschaffung erfordert Just-in-Time die schnellste Reaktionsfähigkeit. Sie minimiert die mit Überbeständen verbundenen Kosten, da sie nach einem Just-in-Time-System arbeitet. Die Bestellung wird beim Lieferanten in dem Moment ausgelöst, in dem es notwendig ist, Produkte aus dem Lager zu nehmen.
Diese Methode erfordert ein Netzwerk von zuverlässigen und reaktionsschnellen Lieferanten und Spediteuren. Auch das interne Logistikteam muss agil und reaktionsschnell sein.
Das Bestellpunktsystem
Das Bestellpunktsystem wird eingerichtet, indem ein Mindestbestand festgelegt und bei dessen Unterschreitung eine neue Bestellung ausgelöst wird. Der Vorteil dieses Systems ist, dass das Unternehmen seine Bestellungen automatisieren kann. So stellt es sicher, dass es nie zu Fehlbeständen im Lager kommt.
Damit diese Beschaffungsmethode gut funktioniert, muss das Unternehmen die Lieferzeiten seiner Lieferanten kennen. Das Bestellpunktsystem verringert zwar das Risiko von Überbeständen, erfordert aber auch eine genaue Überwachung des Lagerbestands, um Fehlmengen zu vermeiden.
Methoden im Zusammenhang mit der Warenentnahme
Diese Methoden und Instrumente des Beschaffungsmanagements gelten für Entnahmen, die aus dem Bestand getätigt werden. Nach der Entnahme aus dem Lager werden die Waren als Teil der Produktionskette verwendet oder an Kunden versandt.
Die FIFO-Methode
Die Beschaffungsmethode FIFO (First in, First out) betrifft sowohl die Handhabung von Beständen als auch deren Bewertung.
Chargen, die am längsten eingelagert sind, werden bei der Kommissionierung bevorzugt ausgelagert. Dieses System verhindert, dass Artikel veralten. Aus buchhalterischer Sicht ermöglicht dies eine Berücksichtigung der Anschaffungskosten von Produkten, die möglichst nah an ihrem Wert liegt.
Die FEFO-Methode
Diese Methode (First expired, First out) gilt für Produkte, die ein Verfallsdatum haben. Dies kann ein Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) oder ein Verbrauchsdatum sein.
Ziel ist es, Verluste und damit unnötige Kosten zu vermeiden. Dieses System erfordert eine effiziente Organisation der Lagerbestände und eine genaue Verfolgung der Haltbarkeitsdaten jeder eingelagerten Charge.
Die LIFO-Methode
Der Vorteil dieser Beschaffungsmethode (Last in, First out) ist, dass die Handhabung innerhalb des Lagers erleichtert wird.
Aus der Sicht der Bestandsbewertung eignet sich diese Methode für Produkte, deren Preis im Laufe der Zeit schwankt. Aus logistischer Sicht besteht jedoch das Risiko, dass ältere Produkte auf Lager gehalten werden, was potenziell zu ihrem Verfall führt, wenn sie zu lange gelagert werden.
