Daten stehen heute im Mittelpunkt der Unternehmensstrategie. Die gesammelten und verarbeiteten Informationen helfen dabei, Prozesse zu optimieren, die Lieferkette zu organisieren und die Erwartungen der Kunden besser zu erfüllen. Unternehmen müssen auch auf die Sicherheit ihrer Daten achten, insbesondere im Rahmen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Hierfür ist der professionelle Aktenvernichter ein unverzichtbares und sicheres Hilfsmittel. Mit Manutan wählen Sie aus dem breiten Angebot an Aktenvernichtern das Gerät aus, welches sich am besten für Ihre Bedürfnisse eignet.
Was ist ein professioneller Aktenvernichter?
Es handelt sich um einen elektrischen Schredder, eine Maschine, die Papierblätter in Stücke zerschneidet. Das in die Maschine eingelegte Dokument ist nicht mehr lesbar und die Papierschnipsel können in den Papierkorb geworfen werden, ohne dass die Gefahr besteht, dass vertrauliche Informationen wiederhergestellt werden. Je kleiner die zerschnittenen Stücke sind, desto schwieriger ist es, das Originaldokument zu rekonstruieren.
Die deutsche Norm DIN 66399 hat die Schnittgrößen in sieben Klassen von P1 bis P7 hierarchisch geordnet. Die letzte Klasse ist dabei die sicherste, da die Partikel eine maximale Fläche von 5mm² haben. Die Schnittklassen gehören zu den Kriterien, die Sie bei der Auswahl eines Aktenvernichters für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten. Sie hängen von der Art des Schnitts ab, der längs in Streifen, längs und quer oder mikroskopisch klein sein kann.
Wie wähle ich den richtigen Aktenvernichter?
Um den besten professionellen Aktenvernichter zu ermitteln, ist es wichtig, die Bedürfnisse des zukünftigen Nutzers zu kennen. Treffen Sie Ihre Wahl aus den Kategorien der Aktenvernichter, indem Sie die wichtigsten Kriterien auswählen. Verfeinern Sie Ihre Modellauswahl und achten Sie auch auf die Bedeutung bestimmter Zubehörteile.
Die wichtigsten Merkmale professioneller Aktenvernichter
Der Typ des professionellen Aktenvernichters hängt von der Anzahl der Personen ab, die ihn benutzen sollen. Die Kapazität der Aktenvernichter wird hierfür in vier Kategorien eingeteilt:
Das Einzelbüro (1 bis 3 Personen)
Das Gemeinschaftsbüro (zwischen 4 und 5 Personen)
Das Gemeinschaftsbüro (6 bis 10 Personen)
Das Großraumbüro (mehr als 10 Personen)
Ein weiteres zu berücksichtigendes Merkmal ist die Nutzungsintensität. Je nach Tätigkeit des Unternehmens und seinen Praktiken kann die Vernichtung gelegentlich, regelmäßig oder intensiv erfolgen. Mit diesem Kriterium wird bestimmt, über welche Leistung das Gerät verfügt sowie über welchen Zeitraum es im Dauerbetrieb laufen kann:
Bei gelegentlicher Nutzung läuft der Aktenvernichter 5 bis 10 Minuten lang ununterbrochen.
Für den regelmäßigen Gebrauch empfiehlt sich ein Aktenvernichter, der 15 bis 45 Minuten im Dauerbetrieb läuft.
Wenn es sich um eine intensive Nutzung handelt, erfolgt die Vernichtung der Papiere über einen längeren Zeitraum.
Anschließend gilt es, das erforderliche Sicherheitsniveau bei der Vernichtung zu bestimmen. Es gibt drei Hauptarten von Schnitten: Längs-, Kreuz- sowie Mikroschnitt. Die Komplexität des Schnitts beeinflusst das Sicherheitsniveau nach DIN 66399:
Der Längsschnitt garantiert eine niedrige bis mittlere Vertraulichkeitsstufe (Klasse P1 oder P2): Das Papier wird dabei in lange Streifen geschnitten.
Der Kreuzschnitt bietet eine mittlere Sicherheit, die der Klasse P3 oder P4 entspricht, mit kleiner zerschnittenen Partikeln.
Der Mikroschnitt sorgt für ein hohes Maß an Sicherheit (Klasse P5 bis P7).
Zum Vergleich: Eine auf Stufe P1 zerschnittene Seite besteht im Durchschnitt aus 18 Teilen, eine auf Stufe P7 zerschnittene Seite aus mehr als 12.500 Teilen. Nach den internen Verkaufsdaten von Manutan ist unter den sieben Sicherheitsstufen die Klasse P4 die meistverkaufte.
Schließlich muss auch die Art der Papierzufuhr berücksichtigt werden. Bei der manuellen Zufuhr werden die Blätter einzeln in den Aktenvernichter eingelegt. Der Aktenvernichter mit automatischem Einzug hat einen Zufuhrbehälter, in den eine hohe Anzahl von Blättern eingelegt werden kann (je nach Modell bis zu einem ganzen Paket). Wenn der Benutzer seine sensiblen Dokumente eingelegt hat, verriegelt sich das Fach und die Blätter werden nach und nach ohne menschliches Eingreifen vernichtet.
Sobald Sie diese vier Kriterien definiert haben, müssen Sie diese nur noch in die Filter auf der Manutan-Website eingeben, um die Produkte zu finden, die Ihren Bedürfnissen innerhalb der angebotenen Palette an Aktenvernichtern entsprechen.
Weitere Auswahlkriterien für einen professionellen Aktenvernichter
Zusätzliche Kriterien helfen dann, die Auswahl eines Aktenvernichters zu verfeinern. Die Größe des Auffangbehälters bestimmt somit, wie oft dieser geleert werden muss. Schließlich hat das Papier nach dem Schreddern mehr Volumen. Daher sollte ein Behälter mit ausreichend großem Fassungsvermögen vorhanden sein.
Wenn das Gerät häufig benutzt und in der Nähe eines Arbeitsplatzes aufgestellt wird, sollte ein Modell mit möglichst geringem Geräuschpegel gewählt werden.
Bei häufiger Nutzung sollten Sie auch auf die Betriebszeit des Aktenvernichters achten. Der Motor des Papierschredders muss von Zeit zu Zeit Pausen einlegen. Es muss sichergestellt sein, dass die Häufigkeit dieser Pausen die Nutzer nicht stört.
Die Anti-Papierstau-Option spart Zeit und erhöht den Bedienkomfort bei Geräten, die große Mengen Papier vernichten müssen.
Eine weitere nützliche Funktion ist die Vernichtung anderer Arten von Speichermedien (z.B. Kreditkarten und CDs), die aus Sicherheitsgründen möglicherweise ebenfalls vernichtet werden müssen. Einige Geräte, die eine höhere Vernichtungskapazität aufweisen, vertragen auch Büro- oder Heftklammern, die auf vertraulichen Dokumenten vergessen wurden, ohne Schaden zu nehmen.
Schließlich spielt der umweltfreundliche Aspekt des Produkts beim Kauf oft eine Rolle, insbesondere um der CSR-Politik des Unternehmens gerecht zu werden. Die Umweltqualität eines professionellen Aktenvernichters kann durch die Einhaltung von Normen, lokale Produktion, Design aus recycelten Materialien, niedrigen Energieverbrauch oder auch recycelte und wiederverwertbare Verpackung erreicht werden.
Welches Zubehör für einen professionellen Aktenvernichter?
Wie alle Bürogeräte muss auch ein Aktenvernichter gewartet und gepflegt werden. So muss er geölt werden, um richtig und dauerhaft zu funktionieren. Hierfür gibt es Öl, das in Fläschchen erhältlich ist, oder die praktischeren Ölblätter, die direkt in die Maschine eingelegt werden.
Plastik- oder Papiertüten sind zwar nicht unbedingt notwendig, aber ein empfehlenswertes Zubehör, weil sie praktisch sind. Sie werden im Auffangbehälter des Aktenvernichters platziert, um das Entsorgen der Partikel zu erleichtern.
Wer braucht einen professionellen Aktenvernichter?
Es gibt verschiedene Gründe für die Anschaffung eines professionellen Aktenvernichters. Der wichtigste Aspekt ist die Sicherheit der vom Unternehmen gesammelten und verarbeiteten Daten. Um einen verantwortungsvollen Arbeitsplatz zu bieten, muss das Unternehmen die entsprechenden Vorschriften einhalten. Das richtige Sortieren von Dokumenten bietet der Organisation zudem die Möglichkeit, ihre Leistung zu steigern.
Strenge Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist im Mai 2018 in der gesamten Europäischen Union in Kraft getreten (Die allgemeine Datenschutzverordnung gilt in allen Mitgliedsstaaten ab dem 25. Mai 2018). Diese legislative Maßnahme schafft einen rechtlichen Rahmen für den Schutz personenbezogener Daten. Die DSGVO gilt für alle öffentlichen und privaten europäischen Organisationen, die Daten von natürlichen Personen mit Wohnsitz in der Europäischen Union nutzen. Auch ausländische Unternehmen, die ihren Sitz in einem EU-Land haben und Daten von EU-Bürgern verarbeiten, unterliegen der DSGVO.
Diese Unternehmen müssen daher bestimmte Pflichten erfüllen, z.B.:
die betroffenen Personen über die Erhebung ihrer personenbezogenen Daten und die Dauer der Speicherung dieser Daten informieren
ein Register der Datenverarbeitung führen
Personen die Möglichkeit geben, eine Löschung ihrer Daten zu beantragen
einen internen DSGVO-Beauftragten ernennen
Wenn diese Art von Daten in einem Unternehmen gelöscht wird, ist es notwendig, sowohl die digitalen als auch die gedruckten Daten zu löschen. Dies wissen viele jedoch nicht und denken, dass die DSGVO nur digitale Daten betrifft. Deshalb haben viele Unternehmen auch nach Inkrafttreten der DSGVO keine Aktenvernichter angeschafft.
Organisationen sind außerdem verpflichtet, jede Lücke zu melden, die im Datenschutz bei den Personen aufgetreten ist, die der Verarbeitung ihrer Informationen zugestimmt haben. Bei einem solchen Vorfall können das Image und die Glaubwürdigkeit des Unternehmens in der Öffentlichkeit Schaden nehmen.
Dokumente ordnen und organisieren, um effizienter zu arbeiten
Die Vernichtung von Dokumenten fällt unter die 5S-Methode zur kontinuierlichen Verbesserung. Es handelt sich um ein japanisches Konzept, das ursprünglich in der Industrie angewendet wurde. Heute findet es bei allen Arten von Arbeitsplätzen, insbesondere in Büros, Anwendung. Es basiert auf mehreren Prinzipien, die die Organisation von Räumen und Arbeit sowie die Standardisierung betreffen. Es zielt darauf ab, die Leistung und Sicherheit des Unternehmens über die Optimierung seiner Prozesse zu verbessern.
Nach der 5S-Methode sollte man sich von unnötigem Ballast befreien und seinen Arbeitsplatz sorgfältig organisieren. Von entscheidender Bedeutung ist hierbei die regelmäßige Ablage und Archivierung, da so der Verlust wichtiger Dokumente vermieden wird. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass „nutzlose“ Dokumente oder solche, die die Sicherheit des Unternehmens gefährden könnten, vernichtet werden. Diese Methode stützt sich auch auf die Entwicklung von Regeln, die einzuhalten sind, und auf die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse.
Schwerpunkt auf die Produkte der Marke Manutan
Die beiden Aktenvernichter der Marke Manutan haben zahlreiche Vorteile. Der Confidential Pro MP4CC25L verfügt über ein Fassungsvermögen von 25 Litern und gehört zur Kategorie P4. Er ist kompakt, leistungsstark und leise.
Mit seinem 35-Liter-Behälter ist dasModell Confidential Pro MP4CC35L für ein Büro geeignet, das von mehreren Mitarbeitern besetzt ist. Das Gerät ist leistungsstark und leise und bietet ebenfalls die Sicherheitsstufe P4. Sein abnehmbarer Behälter erleichtert das Entleeren.
Beide Produkte der Marke Manutan haben eine 10-jährige Garantie und sind mit dem TÜV-Qualitätszertifikatausgezeichnet.
Entdecken Sie unsere gesamte Produktkategorie „Aktenvernichter“ auf der Manutan-Website.
